РЕСЕПШЕН: Прием и распределение телефонных звонков. Ведение табеля рабочего времени/графика посещения сотрудников. Работа с оргтехникой. Поддержание офиса в образцовом порядке. Помощь руководству компании.
ПОЧТА и ДОКУМЕНТООБОРОТ:
Сортировка входящей почты (в том числе и электронной).
Сбор почтовой корреспонденции в головном офисе холдинга. Прием, отправка факсов и писем.
Ведение реестра входящие-исходящие. Правильное ведение документооборота.
Подготовка и отправка почтовой службой образцов продукции клиентам. Оптимизация стоимости.
КОНФЕРЕНЦ КОМНАТА:
Встреча клиентов. Секретарь отвечает и поддерживает в рабочем состоянии средства технического обеспечения конференц-комнаты (проектор, кондиционер и т.д.). Следит за порядком в комнате переговоров. Отвечает за приготовление чая, кофе для посетителей.
ОФИС:
Прием и распределение звонков , мини-АТС
Поддержание в рабочем порядке кофе машины, чистоты, закупка необходимых продуктов для приготовления чая, кофе.
Контроль наличия и заказ канцелярских товаров. Оптимизация расходов.
Координация услуг от бизнес-центра и по сервисным компаниям. Контроль по срокам, закрывающим документам для бухгалтерии, качеству услуг, стоимости. Контроль чистоты уборки офиса.
Координация работы с бизнес-центром (карточки сотрудникам, пропуска, документооборот)
Ведение документооборота по договорам бизнес центра (получение актов и закрывающих документов для учета по бухгалтерии) по офисному помещению и другим поставщиками услуг, которые связанны с офисом (интернет, мобильная связь, travel agency, отели, и т.д.)
Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, чая, кофе, хоз. товаров, расходных материалов для принтеров)
Ведение реестра и организация почтовых отправлений. Почта России и курьерская доставка. Контроль за сроками и стоимостью. Поиск наилучших оптимальных вариантов.
Управление корпоративной мобильной связью для сотрудников. Стоимость, тарифы, контроль расходов, оптимизация. Поиск наилучших решений.
Работа с оргтехникой (скан, факс, ксерокопирование документов). Поддержание оргтехники в рабочем состоянии. Организация ремонта, обслуживания.
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ОФИСА:
Ведение документооборота по ресепшен. Входящие-исходящие. Сканирование и копирование документов.
Оформление виз, заказ авиа-, железнодорожных билетов, отелей и т.д. Работа с гостиницами по бронированию номеров для командировок и с travel agency.
Письменные переводы с/на английский язык по мере необходимости (деловая переписка, чеки по расходам, описания и техническая документация для отдела логистики)
Оформление доверенностей, приказов, приглашений для иностранных гостей. Выполнение поручений руководства.
Помощь в организации и участие в выставках, работа на стенде компании. Участие в организации корпоративных мероприятий. Работа с агентствами по заказу сувенирной продукции
Требования:
Опыт от 1 года работы секретарем
Готовность работать в режиме многозадачности
Представительный вид. Знание основ делопроизводства, деловой этикет, ПК - уверенный пользователь (офисные программы, интернет), знание оргтехники
Умение правильно расставлять приоритеты при выполнении задач; четко и быстро выполнять поручения.
Разговорный английский язык (не ниже Intermediate). Опыт письменных переводов будет считаться плюсом.
Дисциплинированность; Умение работать с цифрами. Ответственность, внимательность, проявление инициативы;
Доброжелательность и умение работать в коллективе.
Мы предлагаем:
Работа в стабильной компании. Возможность карьерного роста.
Расположение офиса - м. Автозаводская (7 мин пешком от метро) в новом бизнес центре. Полный рабочий день на территории работодателя. Пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00. Оформление по ТК.
Компания предоставит ДМС после 1 года успешной работы
Дополнительно:
Если сотрудник проявляет неравнодушное отношение к работе, инициативен, берет на себя дополнительную нагрузку - такая инициатива оценивается положительно, и после успешного прохождения испытательного срока, возможно начисление дополнительной квартальной премии в размере до 12% к квартальному окладу. Также Компания предоставляет возможность получения годовой премии (через год работы в штате) в зависимости от финансовых результатов деятельности Компании и личного вклада сотрудника в успешный результат.