Обязанности:
Должностные обязанности:
1.Прием и перераспределение телефонных звонков;
2. Деловая переписка с поставщиками и заказчиками. Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3. Составление сопроводительных писем, запросов в структурные подразделения, служебных и докладных записок, приказов, распоряжений руководства предприятия;
4. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых непосредственным руководителем предприятия (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
5. Работа в 1С: Документооборот (СЭД). Реализация в СЭД процессов создания и согласования проектов договоров, служебных и докладных записок, приказов и распоряжений по основной деятельности, а также наполнение электронного архива СЭД;
6. Прием и первичная обработка входящих документов: регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения (в т. ч. писем, приказов и т. д.);
7. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, создание архива для последующего и текущего хранения документов, передача их в архив предприятия;
8. Выполнение служебных и личных поручений своего непосредственного руководителя. Рассылка поручений, посредством электронной почты исполнителям структурных подразделений предприятия. Ведение реестра поручений руководства в программе Excel и отслеживание статуса их исполнения;
9. Регистрация входящих и исходящих писем. Наполнение электронного реестра в программе Excel, сканирование, создание гиперссылки к регистрируемым документам;
10. Подготовка документации для проведения закупок, необходимых для обеспечения деятельности структурных подразделений. Запрос коммерческих предложений, переговоры с поставщиками, экспертиза коммерческих предложений, расчет НМЦ. Подготовка документации и оформление заявок, согласование закупочной документации в СЭД со структурными подразделениями предприятия, составление и заключение договоров;
11. Осуществление контроля, мониторинга за исполнением обязательств договоров, экспертиза и контроль своевременности составления, до подписания руководителем предприятия, первичных учетных документов (актов, сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, тн на поставку товаров и пр.) и представления их в бухгалтерию предприятия в установленные сроки;
12. Составление, ведение и корректировка графика отпусков и ведение табеля учета рабочего времени сотрудников структурных подразделений предприятия;
13. Организация жизнедеятельности структурных подразделений (закупка канцтоваров, хозяйственных принадлежностей и т. п.), организация новых рабочих мест;
14. Уверенный пользователь ПК. Знание Word, Excel, Outlook, 1С: Документооборот (СЭД).
15. Организация программ ДМС для сотрудников (общая программа и индивидуальные).
16. Работа со страховыми компаниями в рамках программ ДМС:
- заключение договоров со страховыми компаниями;
- направление сотрудников на обследования и лечение по согласованию во страховой компанией в медицинские учреждения;
- осуществление контроля прохождения обследований и лечения сотрудников в медицинских организациях;
- организация плановых диспансеризаций для сотрудников.