Резюме «Секретарь» в Москве

- Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка и отправка служебных записок и писем в другие организации. - Приём и распределение входящих/исходящих звонков - Приём и отправка электронной почты, и факсов - Работа с программами (Word, Excel, Power Poiunt, электронной почтой) - Работа в системе электронного документа оборота - Контроль за выполнением поручений и выполнение поручений - Хранение документов, работа с архивом - Сбор информации для отчетов и поручении взаимодействие с другими подразделениями - Работа с курьерами и водителями - Оформление командировочных листов - Прием и отправка писем почтой России - Принимала участие в испытаниях военной радиосвязи выпускаемой организацией ОАО "НИИССУ" - Так же работала на данном предприятии в канцелярии

Выдача карт пациентам, создание новых, архив, выписывание пропусков, запись пациентов на прием, отслеживание прикрепления пациентов по ДМС, своевременное продление, проведение согласований со страховой компаний исследований пациентов, прикрепление пациентов на годовое обслуживание в поликлинике, продление прикрепления, составление договоров и счетов на оплату, телефонные переговоры, работа с оргтехникой

Встреча гостей Решение проблем

- Непосредственная работа с клиентами компании. Ключевой момент данной обязанности – удовлетворение всех потребностей и желаний клиента, связанных с рабочим процессом, в том числе: - ​ Консультирование клиента о местонахождении отсека и условиях хранения лично и по телефону. - ​ Заключение договора аренды и всех сопутствующих документов. - ​ Оповещение клиентов об окончании оплаченного периода аренды с помощью звонков и отправки смс уведомлений. - ​ Прием входящих звонков от потенциальных клиентов и дача подробных консультаций по услугам компании. - ​ Отправка электронных писем с обобщающей информацией по окончанию телефонного разговора с потенциальным клиентом. - ​ Регулярные проверки хранилища на предмет самозахвата отсеков. - ​ Контроль за соблюдением клиентами правил пользования отсеками. - ​ Размещение важной информации в офисе и на информационных стендах (изменения в часах работы офисасклада, изменения в правилах предоставления отсеков и пр.). - ​ Работа с юридическими лицами, в том числе: Своевременная отправка: o​ Счетов на оплату услуг. o​ Закрывающих бухгалтерских документов. - ​ Проведение сверок взаиморасчётов. - Качественная работа в Space Manager: - ​ Резервирование отсеков для потенциальных клиентов с помощью встроенного алгоритма программы и последующий контроль зарезервированных отсеков, во избежание просрочек или накладок по бронированию. - ​ Занесение всей важной информации по клиенту во вкладку Notes в карточках клиентов (дата окончания договора, дополнительные скидки, отправка каких-либо уведомлений, согласование скидок и прочее). - ​ Аккуратное и своевременное внесение наличных и безналичных платежей от клиентов с выдачей всех доступных фискальных документов (чеков, квитанций и т.д.). - Работа с CRM системой: - ​ Своевременная обработка заявок, поступивших через формы обратной связи на сайте. - ​ Занесение новых заявок с контактными данными клиентов в CRM систему, если этого не произошло автоматически. - ​ Правильное присвоение статусов заявкам, назначение следующих шагов и действий, своевременное закрытие заявок в соответствии с их конечным результатом. - ​ Ежедневная работа с текущими и вновь поступившими заявками. - Ведение личных дел клиентов: - ​ Корректное оформление всех необходимых документов: договора аренды, акта приема-передачи отсека, правил аренды, бланк контактной информации клиента, сканированных копий паспорта и т.д. - ​ Отслеживание даты окончания срока действия договора. - ​ Правильное оформление пролонгации договора (оформление актов приема-передачи отсека, нового договора аренды и правил предоставления в пользование складского отсека). - ​ Проверка актуальности контактной информации и изменений паспортных данных (ФИО, номер паспорта, адрес прописки). - ​ Ежедневная рассылка уведомлений клиентам у которых подошел срок оплаты следующего периода аренды в соответствии с данными в Space Manager. - ​ Работа с общедоступными базами данных, принятых в компании (в том числе, но не ограничиваясь: таблица бесплатной доставки, график работы подразделений, журнал технического состояния хранилищ и пр.). - Работа с клиентами-должниками: - ​ Ежедневная выгрузка отчета по клиентам с задолженностью по оплате аренды с последующим их уведомлением об образовавшейся задолженности путем отправки смс, электронной почты и телефонным звонкам по имеющимся контактным данным. - ​ Ведение отчетности по всем проделанным действиям с клиентами-должниками. - ​ Отслеживание отсеков, к которым необходимо ограничить доступ и размещении на них, при технической возможности, дополнительных запирающих механизмов. - ​ В случае просрочки оплаты аренды отсека более чем на 45 дней - передача личного дела клиента-должника юристу компании. - Правильное и аккуратное ведение всех финансовых операций, своевременное заполнение и ведение соответствующей документации: - ​ Корректная работа с кассовым аппаратом и терминалом приема банковских карт. - ​ Ведение и отправка журнала по наличию денежных средств в кассе подразделения. - ​ Своевременная еженедельная отправка отчета по заполняемости хранилища. - ​ Проведение регулярной инкассации. - ​ Корректное оформление всех документов, связанных с возвратом денежных средств клиентам (депозитов, неиспользованных авансов или переплат). - ​ Оформление и последующее предоставление в бухгалтерию расходных кассовых ордеров. - ​ Ведение учета наличных денег в кассе, обеспечение их сохранности и соблюдение всех мер предосторожности при временном оставлении рабочего места. - Осуществление продаж и продвижения услуг компании, а именно: - ​ Активное рекламирование хранилища на прилегающей территории (бизнес парков, офисных комплексах и т.д.), включая прямые продажи в прилегающих жилых кварталах, при необходимости. - ​ Активная послепродажная работа с клиентами, которых заинтересовали услуги компании СейфСпейс. - ​ Активная работа по привлечению крупных корпоративных клиентов, путем их обзвона и организации личных встреч. - ​ Налаживание отношений с потенциальными компаниями-партнерами. - Прочие обязанности: - ​ Ежедневный контроль за состоянием офиса и хранилища: своевременное выявление неисправностей оборудования или систем хранилища, с последующим оповещением компетентных сотрудников, серьезных загрязнений или захламления общедоступных мест в хранилище). - ​ Контроль за погрузочно-разгрузочной зоной (наличием доступных тележек, стремянки и пр.) и правильным использованием подъемных механизмов и лифтов. - ​ Осуществление продаж упаковочных материалов, их раскладка на демонстрационном стенде, отслеживание их остатков и своевременное пополнение запасов, проведение инвентаризации. - ​ Регулярный заказ необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов. - ​ Предоставление необходимой информации компаниям-партнерам, при наличии договоренностей о сотрудничестве и соответствующих инструкций от руководства компании.

Поиск клиентов, ведение переговоров, выставление счетов за выполненные работы, выставление счетов-фактур, актов, подготовка документов в налоговые органы для отчетов (возврата НДС, встречные проверки), общение с банком, заключение договоров, обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода, телефония, интернет).

1. Прием и распределение входящих звонков. 2. Обработка первичной входящей документации. 3. Рассмотрение и подготовка служебной документации. 4. Ведение деловой переписки, делопроизводство, работа с документами (копирование, сканирование). 5. Выполнение поручений руководителя. 6. Быстрый и качественный поиск и систематизация необходимой информации, подготовка кратких обзоров. 7. Travel-поддержка руководителя. 8. Заказ канцелярских принадлежностей. 9. Обеспечение жизнедеятельности офиса. 10. Встреча и прием посетителей, чай/кофе.

- Формирование и систематизация материалов аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту культуры города Москвы; - подготовка и организация процедуры согласования приказов; - написание, согласование и отправка писем через МОСЭДО; - периодическое замещение делопроизводителя учреждения (по необходимости); - ведение электронного реестра приказов по проверкам финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Департаменту культуры г. Москвы, осуществляемым бухгалтерами-ревизорами отдела; - составление табеля учёта рабочего времени сотрудников отдела.

Работа с кадровыми документами, приказы, отпуска, штатное расписание, оформление трудовых книжек, кадровые справки, программа 1с. Учет входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, заявок, гарантийных писем. Составление локальных актов для учреждения. Оформление договоров медицинских услуг. Работа с техникой: принтер сканер копир. Владею компьютером.

1. Прием и распределение входящих звонков. 2. Делопроизводство, документооборот. 3. Выполнение поручений руководителя. 4. Жизнеобеспечение офиса. 5. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. 6. Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов). 7. Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.). 8. Выполнение поручений руководителя. 9. Оформление и ведение архива. 10. Организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов и т.д.). 11. Обучение новых секретарей.

Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч; Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчётов; Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя; Рассылка писем потенциальным клиентам с приглашением к сотрудничеству; Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства; Выполнение служебных поручений руководителя; Контроль процесса монтажа, при возникновении проблем - решение их на месте; Ведение и продвижение социальных сетей; Ведение переговоров с клиентами и субподрядчиками; Подготовка отчётности о расходах.

Организация деловых командировок руководства. Подготовка внутренней документация федерации. Организация работы офиса. Ведение деловой переписки на англ. языке. Лицензирование и регистрация спортсменов на сайте международной федерации фехтования.

Специалист отдела общего и хозяйственного обеспечения Регистрация входящей корреспонденции Увольнение по собственному желанию, по причине удаленности места работы от дома

Умение работать в коллективе и с клиентами

Организация офиса с нуля. Содержание офиса в полном объеме, ответы на тел. звонки, эл. почта, скан, копир, факс, получение и отправка корреспонденции, взаимодействие с арендодателями и провайдерами, контроль и оплата документов арендодателей, реквизиты контрагентов, архивирование документов, систематизация документов и папок, оптимизация работы с документами, реестры документов, разбор документов по направлениям. Пропуска для посетителей. Помощь руководителю

Внесение первичной документации в программу 1С; Формирование поступлений производственных услуг, контроль соответствия объемов выполненных работ и их стоимости в первичных документах (СЛ) бухгалтерскими документами; Ежемесячный анализ наличия документов, и рассылка ответственным лицам списков отсутствующих документов; Подготовка отчетной документации к сдаче заказчику.

Контроль работы персонала, мерчендайзинг, повышение продаж, кассовая дисциплина, 1С розница, работа с претензиями, возвратами, урегулирование конфликтных ситуаций и пр.

Выполнение поручений руководителя. Взаимодействие со всеми отделами компании. Работа с Договорами. Входящая и исходящая документация. Жизнеобеспечение офиса. Мини-АТС, факс, копер, сканер, принтер. Интернет, электронная почта. Встреча гостей.

Консультирование клиентов, решение конфликтных ситуаций, помощь операторам.