Резюме «Секретарь» в Москве

- выкладка товара, соблюдение правил выкладки. - проверка сроков годности. - соблюдение ротации. - контроль за наличием ценников. - консультирование покупателей. - участие в инвентаризации.

Ведение делопроизводства, закупка товаров для офиса, ведение кадров, постановка на миграционный учёт иностранных граждан в УФМС, и вкс тоже. Уборка офиса, поездки в банки и ИФНС.

Более 10 лет работала в должности секретаря-референта Председателя Правления банка. После продажи банка новым владельцам нахожусь в поиске работы. В мои обязанности входило: Работа с входящими и исходящими звонками, ведение электронного документооборота, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением, архивирование. Подготовка и оформление деловой корреспонденции, внутренней распорядительной документации: приказов и распоряжений, регистрация и контроль за их исполнением. Перевод документов с немецкого на русский. Помощь в планировании рабочего графика руководителя, организация совещаний, презентаций, поездок Оформление виз для руководителей и членов их семей Выполнение личных поручений руководителя (заказ завтрака/обеда, запись к врачу, парикмахеру), выбор и заказ сувенирной продукции. Прием гостей и иностранных делегаций, организация встреч, переговоров. Организация фуршетов, чай, кофе. Взаимодействие и контроль за работой водителей, курьера и технического персонала. Обеспечение функционирования приемной: заказ канцелярских товаров, расходных материалов и др.

Cоставление отчетности по продажам (аналитика продаж, сравнительный анализ и пр.); Разрешение разного рода оперативных и форс-мажорных ситуаций с клиентами компании (работа с актами претензий клиентов/компенсации/доставка/возвраты и пр.); Отслеживание дебиторской задолженности. Общение с поставщиками, оптовые продажи, оформление договоров, документов на поставку.

Составление отчетов. Работа в 1С, офисных программах и CRM. Быстрая обучаемость.

Выполнение государственного задания, контроль и распределение должностных обязанностей между подчинёнными (3 человека), ведение различных форм отчетов и планов, договорная деятельность, сертификационная деятельность, взаимодействие с заказчиками, входящая|исходящая корреспонденция, организационная работа, приём и шифрование проб ветеринарный лекарственных средств по всем видам государственных заданий. Работа в АС «ВЕСТА», «Ассоль. Экспресс», «Ирена», «Росаккредитация», Реестры ветеринарных лекарственных средств. Оформление протоколов испытаний. Ведение различных форм журналов. Консультирование по телефону.

• Прием и распределение звонков • Регистрация исходящей корреспонденции и распределение входящей по отделам. • Печать этикеток на специальной технике. • Выполнение поручений руководства. • Приготовление чая и кофе для руководства и клиентов. • Организация обедов для директоров. • Оплата счетов, сотовой связи, перевод денежных средства за границу и по России. • Поиск товаров и услуг для директоров. • Заказ воды, канцелярии, мебели и пр. в офис, на склад, на производство. • Сотрудничество с сотовым оператором Мегафон общение с менеджером компании, изучение актуальных корпоративных тарифов, своевременное предоставление сим-карт новым сотрудникам. • Обеспечение командировок сотрудникам. • Поиск и бронирование гостиниц • Заказа авиа/жд.билетов для директоров и сотрудников. • Подготовка документов для оформления визы, загран. паспартов и других документов по потребности. • Работа с программами Microsoft Office. Excel и др.

- Непосредственная работа с клиентами компании. Ключевой момент данной обязанности – удовлетворение всех потребностей и желаний клиента, связанных с рабочим процессом, в том числе: - ​ Консультирование клиента о местонахождении отсека и условиях хранения лично и по телефону. - ​ Заключение договора аренды и всех сопутствующих документов. - ​ Оповещение клиентов об окончании оплаченного периода аренды с помощью звонков и отправки смс уведомлений. - ​ Прием входящих звонков от потенциальных клиентов и дача подробных консультаций по услугам компании. - ​ Отправка электронных писем с обобщающей информацией по окончанию телефонного разговора с потенциальным клиентом. - ​ Регулярные проверки хранилища на предмет самозахвата отсеков. - ​ Контроль за соблюдением клиентами правил пользования отсеками. - ​ Размещение важной информации в офисе и на информационных стендах (изменения в часах работы офисасклада, изменения в правилах предоставления отсеков и пр.). - ​ Работа с юридическими лицами, в том числе: Своевременная отправка: o​ Счетов на оплату услуг. o​ Закрывающих бухгалтерских документов. - ​ Проведение сверок взаиморасчётов. - Качественная работа в Space Manager: - ​ Резервирование отсеков для потенциальных клиентов с помощью встроенного алгоритма программы и последующий контроль зарезервированных отсеков, во избежание просрочек или накладок по бронированию. - ​ Занесение всей важной информации по клиенту во вкладку Notes в карточках клиентов (дата окончания договора, дополнительные скидки, отправка каких-либо уведомлений, согласование скидок и прочее). - ​ Аккуратное и своевременное внесение наличных и безналичных платежей от клиентов с выдачей всех доступных фискальных документов (чеков, квитанций и т.д.). - Работа с CRM системой: - ​ Своевременная обработка заявок, поступивших через формы обратной связи на сайте. - ​ Занесение новых заявок с контактными данными клиентов в CRM систему, если этого не произошло автоматически. - ​ Правильное присвоение статусов заявкам, назначение следующих шагов и действий, своевременное закрытие заявок в соответствии с их конечным результатом. - ​ Ежедневная работа с текущими и вновь поступившими заявками. - Ведение личных дел клиентов: - ​ Корректное оформление всех необходимых документов: договора аренды, акта приема-передачи отсека, правил аренды, бланк контактной информации клиента, сканированных копий паспорта и т.д. - ​ Отслеживание даты окончания срока действия договора. - ​ Правильное оформление пролонгации договора (оформление актов приема-передачи отсека, нового договора аренды и правил предоставления в пользование складского отсека). - ​ Проверка актуальности контактной информации и изменений паспортных данных (ФИО, номер паспорта, адрес прописки). - ​ Ежедневная рассылка уведомлений клиентам у которых подошел срок оплаты следующего периода аренды в соответствии с данными в Space Manager. - ​ Работа с общедоступными базами данных, принятых в компании (в том числе, но не ограничиваясь: таблица бесплатной доставки, график работы подразделений, журнал технического состояния хранилищ и пр.). - Работа с клиентами-должниками: - ​ Ежедневная выгрузка отчета по клиентам с задолженностью по оплате аренды с последующим их уведомлением об образовавшейся задолженности путем отправки смс, электронной почты и телефонным звонкам по имеющимся контактным данным. - ​ Ведение отчетности по всем проделанным действиям с клиентами-должниками. - ​ Отслеживание отсеков, к которым необходимо ограничить доступ и размещении на них, при технической возможности, дополнительных запирающих механизмов. - ​ В случае просрочки оплаты аренды отсека более чем на 45 дней - передача личного дела клиента-должника юристу компании. - Правильное и аккуратное ведение всех финансовых операций, своевременное заполнение и ведение соответствующей документации: - ​ Корректная работа с кассовым аппаратом и терминалом приема банковских карт. - ​ Ведение и отправка журнала по наличию денежных средств в кассе подразделения. - ​ Своевременная еженедельная отправка отчета по заполняемости хранилища. - ​ Проведение регулярной инкассации. - ​ Корректное оформление всех документов, связанных с возвратом денежных средств клиентам (депозитов, неиспользованных авансов или переплат). - ​ Оформление и последующее предоставление в бухгалтерию расходных кассовых ордеров. - ​ Ведение учета наличных денег в кассе, обеспечение их сохранности и соблюдение всех мер предосторожности при временном оставлении рабочего места. - Осуществление продаж и продвижения услуг компании, а именно: - ​ Активное рекламирование хранилища на прилегающей территории (бизнес парков, офисных комплексах и т.д.), включая прямые продажи в прилегающих жилых кварталах, при необходимости. - ​ Активная послепродажная работа с клиентами, которых заинтересовали услуги компании СейфСпейс. - ​ Активная работа по привлечению крупных корпоративных клиентов, путем их обзвона и организации личных встреч. - ​ Налаживание отношений с потенциальными компаниями-партнерами. - Прочие обязанности: - ​ Ежедневный контроль за состоянием офиса и хранилища: своевременное выявление неисправностей оборудования или систем хранилища, с последующим оповещением компетентных сотрудников, серьезных загрязнений или захламления общедоступных мест в хранилище). - ​ Контроль за погрузочно-разгрузочной зоной (наличием доступных тележек, стремянки и пр.) и правильным использованием подъемных механизмов и лифтов. - ​ Осуществление продаж упаковочных материалов, их раскладка на демонстрационном стенде, отслеживание их остатков и своевременное пополнение запасов, проведение инвентаризации. - ​ Регулярный заказ необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов. - ​ Предоставление необходимой информации компаниям-партнерам, при наличии договоренностей о сотрудничестве и соответствующих инструкций от руководства компании.

Работа в отделе оформления клиентов. Непосредственная работа с клиентами, в программе 1С: Оформление документов об оказании услуг клиентам. Консультации клиентов по вопросам стоимости перевозок, выдачи и доставки груза. Оформление сопроводительных документов на груз. Прием денежных средств. Работа с ККМ. Работа с задолженностями и счётами клиентов. 1С 8, Word, Excel.

Кадровое делопроизводство, обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация поступающих документов, подготовка документов к реализации имущества должников, отчеты по реализации имущества должников, ведение архива, прием входящих телефонных звонков от граждан, выполнение поручений руководства и судебных приставов-исполнителей.

Прием входящих звонков и запись клиентов к мастерам, обзвон уже записавшихся клиентов для подтверждения записи, работа с кассой и терминалом, поддержание чистоты и порядка студии, контроль поведения мастеров и соблюдения ими всех правил и норм компании, заказ необходимых товаров для студии.

Планирование и реализация PR мероприятий, формирование положительного облика организации и руководителя, взаимодействие со СМИ, подготовка пресс-релизов и других информационных документов, координация разработки информационно-рекламных материалов/буклетов, ...........

Входящие звонки, работа с электронной почтой, уверенный пользователь ПК, организация рабочего процесса, заказканцелярии, ответственная, пунктуальная, исполнительная.

Организация работы приемной, обеспечение работы офиса. Прием гостей руководителя. Документооборот, в том числе электронный. Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принятие документов и личных заявления на подпись руководителя. Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации руководителю, организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Составление писем, запросов в другие организации, органы. Ответы на письма, обращения. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), составление и оформление протоколов заседаний и совещаний. Осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий способствующие эффективной работе руководителя. прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формироваие дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности. заказ авиа- и железнодорожные билетов, гостиницы. Работа с муниципальными и государственными учреждениями.

Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции; Составление резолюций генерального директора в соответствии с поступающими документами; Доведение резолюций генерального директора до структурных подразделений; Отслеживание исполнения поручений по входящим и распорядительным документам; Редактирование, регистрация, отправка исходящей корреспонденции; Составление, регистрация и отправка распорядительных документов; Курирование работы курьера; Подготовка документов к архивному хранению; Составление плана мероприятий музея; Ведение протоколов оперативных совещаний; Подготовка повестки дня к совещаниям; Ведение протоколов совещаний; Поручения руководителя в полном объеме, полное замещение секретаря в приемной: Составление планов-графиков руководителя; (встреча посетителей, ведение делового графика руководителя, поддержание справочника контактов, встреча гостей (пропуск/чай/кофе), организация совещаний руководителя (подготовка материалов, приглашение/регистрация участников), поддержание рабочего функционирования приемной).

Участие в разработке стратегии маркетинга организации; Разработка и защита перспективных и текущих планов маркетинга; Организация работы отдела; Формирование команды; Внешняя информационная политика банка; Мониторинг информационной среды; Формирование бюджета; Медиапланирование; Проведение пресс-мероприятий; Организация специальных событий, привлечение Партнеров; Формирование визуального образа организации; Работа с контрагентами, ведение документации; Представительство в СМИ; Организация интервью первых лиц в СМИ; Контроль производства наружной рекламы; Мониторинг упоминаний и отзывов. Повышение уровня присутствия компании в сети. Работа с копирайтерами для написания статей и отзывов для размещения на внешних ресурсах. Составление отчетов по факту выполненных задач. Взаимодействие со службами и подразделениями в рамках реализации проектов: создание нового сайта, годовой цикл мероприятий к юбилею организации. Управление сектором отдела (3 сотрудника). Бизнес-школа "Инворд". Курсы повышения квалификации "Современный дизайн рекламы и средств визуальных коммуникаций", 2014 г. Благодарственные письма ЗАО "СНГБ", 2014, 2015 гг. Примеры информационных материалов: https://www.youtube.com/channel/UCtNTzh-ZlcpwnNMv3vobcoA (видео за 2014-2016 годы, около 60 роликов и фильм к юбилею https://youtu.be/X9smvxM3usM) https://youtu.be/-Fu7Bx-IIJY https://www.facebook.com/story.php?story_fbid=1695144574091091&id=100007866930717 https://www.facebook.com/groups/998906940176218/permalink/1074532469280331/ https://www.facebook.com/elena.grecenko/posts/989389291135393 https://www.facebook.com/elena.grecenko/posts/815313715209619 https://www.facebook.com/gerasimenkoav/posts/814697551933885 https://www.facebook.com/photo.php?fbid=1619510974987785&set=a.1403861669886051.1073741828.100007866930717&type=3 https://www.facebook.com/naum.libkind/posts/1113862588676097 http://instagram.com/surgutneftegasbank Пример корпоративного фильма (синхроны, сценарий, участие в монтаже): https://youtu.be/fV1RkYa1anM

Прием входящих звонков, проверка/прием и распределение входящей корреспонденции, работа с курьерскими службами. Контроль исполнения документов. Прием/отправка писем и грузов. Работа в офисных программах, outlook, уверенный пользователь. Работа с офисной оргтехникой (сканирование, копирование документов). Заказ гостинец, авиа/жд билетов. Первичная бухгалтерия. Контроль жизнеобеспечения офиса (своевременный заказ воды, канцелярских товаров и пр.). Выполнение поручений руководителя.

Контроль качества готовой продукции, своевременная замена пряжи, пошив готовой продукции, выполнение поручений непосредственного начальства

- Ведение прямых эфиров, телемостов с Государственной Думой и регионам - Проведение интервью с экспертами в прямом эфире - Подготовка аналитического и справочного материала к программе - Написание верстки, новостного блока, БЗ, подводок к сюжетам, вопросов к интервью - Подготовка видеоматериала для монтажа, участие в монтаже сюжетов - Разработка тем программы, поиск экспертов для участия в съемках - Взаимодействие с представителями органов государственной власти, бизнеса, общественных организаций