Пригласить
Отклонить
Рассмотреть позже
Отправить письмо
Ещё
 
Мне нравится
Резюме 9144003
2 декабря

Секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер

40 000 руб.
полный рабочий день
на территории работодателя
23 года (16 декабря 1992), женский, среднее специальное образование
Москва
Не готова к командировкам
Работала
Общий рабочий стаж — 5 лет и 4 месяца

сентябрь 2015 — сентябрь 2016
1 год и 1 месяц

Помощник управляющего ДЦ класса А

(Полная занятость)

ДЦ "СИТИДЕЛ", г. Москва.

1. Решение административных вопросов в рамках своей компетенции (в соответствии с существующими Правилами для арендаторов).
2. Ежемесячная закупка канцелярских товаров, продуктов питания, воды, картриджей
Осуществление контроля за рациональным использованием в офисе. Оформление авансовых отчетов по закупкам.
3. Работа в 1С: формирование бюджета, создание заявок на оплату, отражение выручки в ежемесячных отчетах, добавление контрагентов.
4. Организация документооборота на объекте: ведение делопроизводства, подготовка писем, формирование описи документов для передачи, запросов, протоколов совещаний, служебных записок, регистрация входящей/исходящей документации и других материалов ведение архива писем, ведение договоров, пролонгация договоров, а так же ведение прочей документации по всем внутренним и внешним контрагента
5. Осуществление сбора и консолидации данных для заказа подарков к праздничным дням
6. Получение и отправка документации в почтовом отделении, поездки к партнерам для вручения/получения ценной документации
7. Прием поступающей на рассмотрение непосредственного руководителя корреспонденции, передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
8. Рассылки по арендаторам уведомительного/информационного характера.
9. Текущее взаимодействие с арендаторами по вопросам оформления Заявок, консультирование в вопросах действующих правил эксплуатации и работы здания. Ведение деловой переписки с арендаторами, решение проблем и разрешение конфликтных/нестандартных ситуаций
10. Ведение табелей учета рабочего времени, подготовка приказов, распоряжений по поручению руководителя, ведение кадрового делопроизводства в полном объеме
11. Контроль своевременного исполнения распоряжений сотрудниками всех структурных подразделений ДЦ (служба эксплуатации, служба клининга, служба охраны, работа сотрудников ресепшн)
12. Поиск внешних подрядных организаций, организация встреч, ведение переговоров, заключение договорных отношений с партнерами
13. Формирование ежемесячных отчетов для бухгалтерии
14. Строгое соблюдение сроков по поставленным задачам и еженедельные отчеты о выполненной работе
15. Ведение документооборота в электронных системах Docsvision и Первая форма (была разработана программистами компании с учетом всех регламентов компании для работы с документами)
16. Текущее взаимодействие по организационным и административным вопросам с внешними подрядными организациям: клининг, надписи на информационных директориях, страховая компания, замена стеклопакетов, ремонт оргтехники и проч.).
17. Передача первичной документации подрядным организациям, организация своевременного получения от подрядчиков бухгалтерских документов (акты, счета-фактуры) и др. В т.ч. внутренняя процедура согласования предоставленных подрядчиками закрывающих документов (КС, счета-фактуры, акты).
18. Контроль качества обслуживания арендаторов объекта, контроль качества предоставления услуг в МОП.
19. Контроль и ведение реестра счетов по оплатам, ликвидация дебиторской задолженности
20. Работа в электронной пропускной системе здания (активация/блокировка проксимитикарт СКД с разбивкой по разным уровням доступа в здание и паркинг, выгрузки по проходам сотрудников здания по запросам арендаторов)
21. Взаимодействие с государственными структурами и подразделениями, официальные запросы, подготовка официальных ответов, организация встреч и ведение переговоров по вопросам улучшения прилегающих территорий здания, решению дорожно-транспортных проблем связанных с паркингом и автомобильным движением проезжей части
22. Работа по облагораживанию здания и прилегающей территории здания: благоустройство и озеленение внутри двора ДЦ, отслеживание чистоты и порядка на прилегающей территории, контроль за состоянием цветочных композиций и растений внутри здания, чистота ковровых покрытий (при необходимости приобретение с целью замены существующих покрытий) и пр.
23. Организация мероприятий в здании: художественные выставки, благотворительные ярмарки и акции, организация развлекательных мероприятий культурного и оздоровительного характера для сотрудников и посетителей ДЦ.
24. Взаимодействие в работе с главным инженером, согласование проведений различного рода ремонтно-строительных, монтажных, технических работ в здании, запросы на предоставление проектных документаций, общение с провайдерами
25. Помощь и взаимодействие с менеджером по аренде здания
26. Запросы в департамент IT по урегулированию проблем в работе орг. техники, телефонии и пр., а так же взаимодействие по разработкам и внедрению новых программ с целью оптимизировать работу с электронными системами документооборота компании с учетом всех регламентов
27. Подбор сотрудников в штат секретариата
28. Выполнение поставленных задач в больших объемах в режиме многозадачности
29. Работа с офисной техникой (копировальные работы, скан, факс, брошюрование, ламинация)
30. Выполнение всех задач и распоряжений по поручению руководителя
31. Ведение и обновление таблиц внутренних реестров в Excel

июль 2015 — сентябрь 2015
3 месяца

Старший администратор

(Полная занятость)

ДЦ "СИТИДЕЛ", г. Москва.

1. Координация работы сотрудников ресепшн (в подчинении 5 человек), распределение обязанностей и задач, отслеживание своевременного исполнения, контроль за исполнением дисциплины, составление расписания смен
2. Обучение новых сотрудниц по работе ресепшн, информирование по правилам пользования зданием ДЦ
3. Взаимодействие с арендаторами (помощь в решении различных вопросов и проблем) регистрация посетителей, информационная поддержка Работа с службой эксплуатации здания, службой безопасности, администрацией здания
4. Ежемесячные отчеты о проделанной работе
5. Ведение документооборота

октябрь 2012 — июнь 2015
2 года и 9 месяцев

Секретарь

(Полная занятость)

УК "Ситидел", г. Москва.

1. Работа с посетителями (оформление пропусков, информирование по различным вопросам),
2. Работа в Excel, Outlook, CorelDRAW, CorelDRAW Foto paint,
3. Работа с арендаторами ДЦ (консультирование по различным вопросам, оформление и согласование заявок, вручение важных документов лично в руки),
4. Умение сглаживать конфликтные ситуации как с посетителями, так и с арендаторами ДЦ,
5. Выполнение нескольких дел и поручений одновременно, выполнение любых поручений с максимальной быстротой, оперативно принимать решение в различных вопросах,
6. Изготовление пропусков для сотрудников ДЦ (изготовление макетов, активация карт в системе СКУД),
7. Ведение учета пропускной системы ДЦ,
8. Документооборот,
9. Работа с орг техникой,
10. Поручения руководства (походы на почту, поездки по различным контрагентам с важными документами компании, так же забор документов),
11. Распределение всей входящей корреспонденции ДЦ,
12. Соблюдение строгой дисциплины труда, дресс - кода, делового этикета.

декабрь 2011 — август 2012
9 месяцев

Помощник-офис менеджер

(Полная занятость)

Evolution, г. Москва.

1. Распределение входящих исходящих звонков
2. Обработка корреспонденции (регистрация входящей/исходящей документации в Excel, распределение по отделам)
3. Документооборот компании, ведение архива договоров
4. Деловая переписка, подготовка писем
5. Поиск поставщиков, ведение переговоров, заключение договоров
6. Заказ пропусков, бронирование машинных мест
7. Оформление командировок сотрудников: прием заявлений, подготовка приказов, планирование бюджета командировок сотрудников, заказ гостиниц, билетов, трансфера, оформление виз
8. Работа с Microsoft Office (весь стандартный пакет)
9. Общение с VIP клиентами
10. Работа в 1С:1.8.2: Добавление новых контрагентов, заявки на платежи, согласование бюджета с бухгалтерией, подготовка авансовых отчетов для бухгалтерии
11. Ведение табеля рабочего времени сотрудников компании
12. Работа с офисной техникой
13. Координация и контроль курьеров компании: распределение доставок, отслеживание исполнения поставленных задач
14. Подготовка писем на отправку по Почте России
15. Контроль качества уборки клининга в офисе и корпоративной квартиры
16. Встреча гостей (чай/кофе)
17. Обеспечение офиса всем необходимым (вода, канцелярские товары "Комус", продукты, бытовая техника)
18. Работа с сайтом компании: редактирование сайта, обработка заказов, организация доставок клиентам
19. Помощь сотрудникам компании по различным вопросам
20. Выполнение всех личных поручений генерального директора, планирование рабочего дня, информационная поддержка

май 2011 — декабрь 2011
8 месяцев

Секретарь

(Полная занятость)

1. Распределение входящих исходящих звонков
2. Размещение рекламы и пресс-релизов о компании
3. Работа с корреспонденцией
4. Работа с документами
5. Работа с орг техникой
6. Чай/кофе для руководителя
7. Координация работы курьеров компании, контроль выполнения поездок и поручений
8. Заказ внешних курьерских служб
9. Заказ и бронирование билетов и пропусков
10. Все личные поручения руководителя, ежедневный отчет о выполненной работе

Училась

Уровень образования: Среднее специальное.
Курсы и тренинги

2010

Школа №88. , г. Москва

Знает и умеет
Английский язык базовый
О себе

Ответственная, внимательная, очень общительная, "мобильный" характер, огромное желание работать!
Работала секретарем. Помощником руководителя -офис менеджером.

Пригласить
Отклонить
Рассмотреть позже
Отправить письмо
 
{% dialog.title %} {% dialog.price %}Р
Вакансия появится на первых страницах поиска сразу после оплаты.
Бесплатные обновления сохранятся в полном объеме, сроки размещения вакансии не изменятся.
Сразу после оплаты вам будут доступны: имя, электронная почта, телефон и другие контакты
Пожалуйста, обратите внимание: возврат денег за обновление вакансии невозможен.
Возврат денег за покупку невозможен
Внимание: возврат денег за апгрейд до турбовакансии невозможен.
Апгрейд до турбовакансии осуществляется согласно
правилам размещения вакансии.
Хочешь машину
как у соседа?
Узнай, где он работает с помощью SuperJob!
Подробнее
№ 9144003 обновлено 2 декабря, 12:06
Секретарь-референт, помощник руководителя, офис-менеджер
40 000 Р, не готова к командировкам, работа на территории работодателя, полный рабочий день
Женщина, 23 года (16 декабря 1992)
Москва
Опыт работы 5 лет и 4 месяца
Помощник управляющего ДЦ класса А
1 год 1 месяц
сентябрь 2015 — сентябрь 2016
ДЦ "СИТИДЕЛ", Москва, полная занятость
1. Решение административных вопросов в рамках своей компетенции (в соответствии с существующими Правилами для арендаторов).
2. Ежемесячная закупка канцелярских товаров, продуктов питания, воды, картриджей
Осуществление контроля за рациональным использованием в офисе. Оформление авансовых отчетов по закупкам.
3. Работа в 1С: формирование бюджета, создание заявок на оплату, отражение выручки в ежемесячных отчетах, добавление контрагентов.
4. Организация документооборота на объекте: ведение делопроизводства, подготовка писем, формирование описи документов для передачи, запросов, протоколов совещаний, служебных записок, регистрация входящей/исходящей документации и других материалов ведение архива писем, ведение договоров, пролонгация договоров, а так же ведение прочей документации по всем внутренним и внешним контрагента
5. Осуществление сбора и консолидации данных для заказа подарков к праздничным дням
6. Получение и отправка документации в почтовом отделении, поездки к партнерам для вручения/получения ценной документации
7. Прием поступающей на рассмотрение непосредственного руководителя корреспонденции, передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
8. Рассылки по арендаторам уведомительного/информационного характера.
9. Текущее взаимодействие с арендаторами по вопросам оформления Заявок, консультирование в вопросах действующих правил эксплуатации и работы здания. Ведение деловой переписки с арендаторами, решение проблем и разрешение конфликтных/нестандартных ситуаций
10. Ведение табелей учета рабочего времени, подготовка приказов, распоряжений по поручению руководителя, ведение кадрового делопроизводства в полном объеме
11. Контроль своевременного исполнения распоряжений сотрудниками всех структурных подразделений ДЦ (служба эксплуатации, служба клининга, служба охраны, работа сотрудников ресепшн)
12. Поиск внешних подрядных организаций, организация встреч, ведение переговоров, заключение договорных отношений с партнерами
13. Формирование ежемесячных отчетов для бухгалтерии
14. Строгое соблюдение сроков по поставленным задачам и еженедельные отчеты о выполненной работе
15. Ведение документооборота в электронных системах Docsvision и Первая форма (была разработана программистами компании с учетом всех регламентов компании для работы с документами)
16. Текущее взаимодействие по организационным и административным вопросам с внешними подрядными организациям: клининг, надписи на информационных директориях, страховая компания, замена стеклопакетов, ремонт оргтехники и проч.).
17. Передача первичной документации подрядным организациям, организация своевременного получения от подрядчиков бухгалтерских документов (акты, счета-фактуры) и др. В т.ч. внутренняя процедура согласования предоставленных подрядчиками закрывающих документов (КС, счета-фактуры, акты).
18. Контроль качества обслуживания арендаторов объекта, контроль качества предоставления услуг в МОП.
19. Контроль и ведение реестра счетов по оплатам, ликвидация дебиторской задолженности
20. Работа в электронной пропускной системе здания (активация/блокировка проксимитикарт СКД с разбивкой по разным уровням доступа в здание и паркинг, выгрузки по проходам сотрудников здания по запросам арендаторов)
21. Взаимодействие с государственными структурами и подразделениями, официальные запросы, подготовка официальных ответов, организация встреч и ведение переговоров по вопросам улучшения прилегающих территорий здания, решению дорожно-транспортных проблем связанных с паркингом и автомобильным движением проезжей части
22. Работа по облагораживанию здания и прилегающей территории здания: благоустройство и озеленение внутри двора ДЦ, отслеживание чистоты и порядка на прилегающей территории, контроль за состоянием цветочных композиций и растений внутри здания, чистота ковровых покрытий (при необходимости приобретение с целью замены существующих покрытий) и пр.
23. Организация мероприятий в здании: художественные выставки, благотворительные ярмарки и акции, организация развлекательных мероприятий культурного и оздоровительного характера для сотрудников и посетителей ДЦ.
24. Взаимодействие в работе с главным инженером, согласование проведений различного рода ремонтно-строительных, монтажных, технических работ в здании, запросы на предоставление проектных документаций, общение с провайдерами
25. Помощь и взаимодействие с менеджером по аренде здания
26. Запросы в департамент IT по урегулированию проблем в работе орг. техники, телефонии и пр., а так же взаимодействие по разработкам и внедрению новых программ с целью оптимизировать работу с электронными системами документооборота компании с учетом всех регламентов
27. Подбор сотрудников в штат секретариата
28. Выполнение поставленных задач в больших объемах в режиме многозадачности
29. Работа с офисной техникой (копировальные работы, скан, факс, брошюрование, ламинация)
30. Выполнение всех задач и распоряжений по поручению руководителя
31. Ведение и обновление таблиц внутренних реестров в Excel
Старший администратор
3 месяца
июль — сентябрь 2015
ДЦ "СИТИДЕЛ", Москва, полная занятость
1. Координация работы сотрудников ресепшн (в подчинении 5 человек), распределение обязанностей и задач, отслеживание своевременного исполнения, контроль за исполнением дисциплины, составление расписания смен
2. Обучение новых сотрудниц по работе ресепшн, информирование по правилам пользования зданием ДЦ
3. Взаимодействие с арендаторами (помощь в решении различных вопросов и проблем) регистрация посетителей, информационная поддержка Работа с службой эксплуатации здания, службой безопасности, администрацией здания
4. Ежемесячные отчеты о проделанной работе
5. Ведение документооборота
Секретарь
2 года 9 месяцев
октябрь 2012 — июнь 2015
УК "Ситидел", Москва, полная занятость
1. Работа с посетителями (оформление пропусков, информирование по различным вопросам),
2. Работа в Excel, Outlook, CorelDRAW, CorelDRAW Foto paint,
3. Работа с арендаторами ДЦ (консультирование по различным вопросам, оформление и согласование заявок, вручение важных документов лично в руки),
4. Умение сглаживать конфликтные ситуации как с посетителями, так и с арендаторами ДЦ,
5. Выполнение нескольких дел и поручений одновременно, выполнение любых поручений с максимальной быстротой, оперативно принимать решение в различных вопросах,
6. Изготовление пропусков для сотрудников ДЦ (изготовление макетов, активация карт в системе СКУД),
7. Ведение учета пропускной системы ДЦ,
8. Документооборот,
9. Работа с орг техникой,
10. Поручения руководства (походы на почту, поездки по различным контрагентам с важными документами компании, так же забор документов),
11. Распределение всей входящей корреспонденции ДЦ,
12. Соблюдение строгой дисциплины труда, дресс - кода, делового этикета.
Помощник-офис менеджер
9 месяцев
декабрь 2011 — август 2012
Evolution, Москва, полная занятость
1. Распределение входящих исходящих звонков
2. Обработка корреспонденции (регистрация входящей/исходящей документации в Excel, распределение по отделам)
3. Документооборот компании, ведение архива договоров
4. Деловая переписка, подготовка писем
5. Поиск поставщиков, ведение переговоров, заключение договоров
6. Заказ пропусков, бронирование машинных мест
7. Оформление командировок сотрудников: прием заявлений, подготовка приказов, планирование бюджета командировок сотрудников, заказ гостиниц, билетов, трансфера, оформление виз
8. Работа с Microsoft Office (весь стандартный пакет)
9. Общение с VIP клиентами
10. Работа в 1С:1.8.2: Добавление новых контрагентов, заявки на платежи, согласование бюджета с бухгалтерией, подготовка авансовых отчетов для бухгалтерии
11. Ведение табеля рабочего времени сотрудников компании
12. Работа с офисной техникой
13. Координация и контроль курьеров компании: распределение доставок, отслеживание исполнения поставленных задач
14. Подготовка писем на отправку по Почте России
15. Контроль качества уборки клининга в офисе и корпоративной квартиры
16. Встреча гостей (чай/кофе)
17. Обеспечение офиса всем необходимым (вода, канцелярские товары "Комус", продукты, бытовая техника)
18. Работа с сайтом компании: редактирование сайта, обработка заказов, организация доставок клиентам
19. Помощь сотрудникам компании по различным вопросам
20. Выполнение всех личных поручений генерального директора, планирование рабочего дня, информационная поддержка
Секретарь
8 месяцев
май — декабрь 2011
полная занятость
1. Распределение входящих исходящих звонков
2. Размещение рекламы и пресс-релизов о компании
3. Работа с корреспонденцией
4. Работа с документами
5. Работа с орг техникой
6. Чай/кофе для руководителя
7. Координация работы курьеров компании, контроль выполнения поездок и поручений
8. Заказ внешних курьерских служб
9. Заказ и бронирование билетов и пропусков
10. Все личные поручения руководителя, ежедневный отчет о выполненной работе
Среднее специальное образование
Курсы
2010
Школа №88
Москва
Навыки и умения
Иностранные языки
Английский (базовый).
Дополнительные сведения
Ответственная, внимательная, очень общительная, "мобильный" характер, огромное желание работать!
Работала секретарем. Помощником руководителя -офис менеджером.