Резюме «Секретарь делопроизводитель» в Москве

Прием и распределение входящих звонков. Делопроизводство, документооборот, кадровое делопроизводстово. Выполнение поручений руководителя. Жизнеобеспечение офиса. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. Грамотная речь.

Работа с локально-нормативной документацией

Основные должностные обязанности: • Согласование и заключение договоров лизинга, договоров купли-продажи; • Анализ финансово - хозяйственной деятельности потенциальных лизингополучателей, подготовка заключений для Кредитного комитета; • Оформление страхования имущества; • Организация и контроль получения имущества и передача его лизингополучателю; • Сотрудничество с кредитными институтами по вопросу предоставления финансирования; • Оформление обеспечения по кредитным договорам (передача предмета лизинга в залог); • Предоставление сведений в Федеральную службу по финансовому мониторингу; • Подготовка документации для передачи имущества в собственность лизингополучателя в связи с завершением договора лизинга; • Осуществление контроля за надлежащим исполнением заключенных договоров, работа с дебиторской задолженностью.

1) с марта по сентябрь 2016г. - Документационное обеспечение деятельности предприятия. Своевременное распечатывание и предоставление документов из СЭД. Осуществление контроля за документами, требующими срочное исполнение, и оперативное доведение до исполнителя данных документов посредством рассылки. - Методическая и организационная работа по работе с входящими документами. Осуществление приема, первичной обработки, предварительного рассмотрения и сортировки на регистрируемые и нерегистрируемые документы, регистрации входящих документов. Представление входящих документов на рассмотрение руководству в СЭД и доведение документа до исполнителя. - Осуществление отправки документов посредством услуг Почты России или экспресс-почтой. - Оказание консультационных услуг по телефону сотрудникам и контрагентам (предоставление справочной информации по входящей корреспонденции и работе в СЭД). Прием заявок на пропуск приглашенных лиц и курьеров от работников. - Осуществление передачи документов на подпись в структурные подразделения. Контроль за правильностью визирования. - Организация приема и передачи входящих документов по структурным подразделениям. - Работа в Outlook. 2) с октября 2016г. по настоящее время (сентябрь 2017г.). - Ведение учета выполненных и оплаченных заказчиком работ, а также учет и оплата работ предприятий- соисполнителей и поставщиков. - Подготовка документов для акцептования счетов на оплату, согласование актов выполненных работ, открытие заказов в соответствии с Положениями и приказами предприятия. - Внесение изменений по договорам (в части сроков выполнения, стоимости и объемов работ и т.д.) в базу данных по учету договоров в системе «Парус». - Работа в системе электронного документооборота. Выполнение по распоряжению начальника срочной работы работников, находящихся в отпуске или отсутствующих по болезни. - Оперативное выполнение работы, поручений и заданий вышестоящего руководства в установленные сроки. - Представление непосредственному руководителю ежемесячный отчет о проделанной работе согласно своим индивидуальным заданиям. - Реализация мероприятий, направленных на совершенствование системы менеджмента качества в рамках своих полномочий. 1. Регистрация исходящих писем, служебных записок в системе электронного документооборота. 2. Составление писем в адрес предприятий, служебных записок (в УМТО, бухгалтерию, юридическое управление). 3. Контроль сроков выполнения работ (составление писем по неисполнению договорных обязательств, направление служебных записок в юридическое управление с целью выставления претензий в адрес предприятий). 4. Оформление отчетных документов (акты сдачи-приемки выполненных работ, удостоверения, протоколы тфц акты на транспортные услуги, счета на окончательный расчет), согласование, регистрация и сдача документов в бухгалтерию. 5. Оформление, согласование извещений на открытие, продление заказов. 6. Составление, ведение, обновление справок для руководства. 7. Работа в системе Парус, СЭД, Outlook, Zimbra.

Приём входящих звонков, встреча пациентов, чай, кофе, заполнение анкеты пациента, составление графика работы врачей...

Полное ведение клиента, прием заказов на отгрузку товара, оформление сопроводительных документов, контроль сроков оплаты. Проведение акций и мотиваций с клиентом. Выполнение планов по продажам и поступлению денег от клиентов. Контроль дебиторской задолженности. Расчет бонусов клиенту. Пролонгация договоров и приложений, заключение доп. соглашений. Разрешение всевозможных спорных вопросов и внештатных ситуаций в работе с клиентом.

Организация делопроизводства, разработка ежегодной номенклатуры дел, организация и ведение работы по ежегодной экспертизе документов, направляемых на хранение в государственный архив, разработка инструкций, положений, должностных регламентов, осуществление общего контроля за работой канцелярии, кадрового делопроизводства, подготовка и оформление необходимой организационно-распорядительной документации, проведение лингвистической экспертизы исходящих документов, распорядительной документации, нормативных и правовых актов на основе редакторского анализа языка и стиля текста с целью оценки его стилистического качества, соответствия нормам современного русского литературного языка с учетом их типологической специфики, редакционно-технических правил и нормативов; подготовка распорядительной документации и ответов на обращения органов государственной власти различного уровня, муниципалитетов и граждан, подготовка совещаний, заседаний рабочих групп, ведение протоколов заседаний, подготовка проектов решений по итогам заседаний, составление табеля рабочего времени, служебных записок и т. д. Имеется опыт работы личным помощником члена Федерального Собрания РФ (4 года). Стаж государственной гражданской службы -20 лет.

Прием входящих звонков и их распределение, обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с внутренней документацией, перевод на английский язык, заказ воды и канцелярских товаров, составление авансового отчета и ежемесячного отчета о проделанной компанией работы, ведение деловой переписки, исполнение иных поручений руководства, решение разноплановых задач.

Без опыта

Ведение бумажного и электронного документооборота компании. Работа с входящей-исходящей корреспонденцией, внутренними документами, деловая переписка. Ведение базы данных. Контроль за исполнением документов, базы документов, архивом документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. В том числе заключение договоров аренды. Работа с первичной документацией бухгалтерского учета. Выполнение поручений руководителя, подготовка и организация бизнес-встреч. Работа с оргтехникой, прием звонков.

Принимать телефонные звонки и посетителей приёмной. Выяснять потребности посетителей и звонящих. Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании. Организовывать работу курьеров (оформлять и распределять заявки для клиентов).

> Выполнение всех функций помощника Президента компании (полная организационная, административная, информационная и хозяйственная поддержка руководителя и приемной) > Координация деятельности сотрудников управления по обеспечению общего документооборота компании (в подчинении более 70 чел.) > Организация делопроизводства Холдинга (технологии создания, обработки, регистрации, учета, передачи и хранения служебных документов) > Знания и навыки подготовки и оформления служебных документов > Обеспечение работы приемных высшего руководства; составление и контроль графиков отпусков сотрудников, обеспечение взаимозаменяемости сотрудников; проведение собеседований и прием на работу новых сотрудников в вверенное подразделение > Плотное взаимодействие с другими подразделениями компании для оперативного решения производственных вопросов (транспортный отдел, АХО, бухгалтерия) > Составление бюджета управления и контроль его фактического использования; разработка, составление и внедрение нормативных документов, связанных с деятельностью управления >> Достижения: - работа в составе группы по разработке, внедрению и сопровождению системы электронного документооборота компании СЭД iDOC на платформе Docsvision; - разработка и внедрение нормативных документов компании ("Стандарт по делопроизводству", "Регламент по производству, использованию, хранению, перемещению и уничтожению печатей и штампов Общества", "Стандарт по конфиденциальному делопроизводству") - разработка и внедрение документов системы менеджмента качества: "Положение о подразделении", должностные инструкции всех сотрудников подразделения.

Работала 11 лет в Минобороны. Главное финансово-экономическое управление МО РФ. Департамент развития информационных и телекоммуникационных технологий МО РФ. Правовой департамент Минобороны: Консультант организационно-аналитического отдела. Обязанности: делопроизводство, сопровождение системы электронного документооборота МО РФ (далее - СЭД) и работа в ней. Ежемесячное составление аналитической записки в доклад руководству. Ответы на обращения органов военного управления за подписью директора в соответствии с функционалом отдела. Достижения: обучила 70 сотрудников в СЭД. Объявлена благодарность Министра обороны за безупречную и эффективную гражданскую службу и награждена грамотой Министра обороны, зафиксированные в ТК.

- Осуществление приема, регистрации входящей корреспонденции (письма, заявки, факсимильные сообщения). - Рассылка входящей корреспонденции по ответственным сотрудникам организации. - Знание программы 1 С: "Документооборот". - Отправка почты и экспресс-почты. - Приобретение жд и авиабилетов, бронирование гостиниц. - Выполнение копировально-множительных работ.

Ведение документооборота: подготовка договоров на проведение экспертизы, оформление экспертиз, подготовка закрывающих документов. Организация работы офиса. Работа с электронной почтой, телефонные переговоры

Мини АТС, регистрация входящей, исходящей информации, составление и корректировка договоров. Ведение реестров, базы данных. Решение вопросов в рамках полномочий с заказчиками, поставщиками; чай\кофе. Заказ канцтоваров и расходных материалов для работы офиса. Ведение первичной бухгалтерии, банк-клиент, разнесение банковских выписок, формирование книг продаж/покупок, КС-2, КС-3; выставление счетов, ТОРГ-12, работа со складом, акт сверки.

Работа контрактным управляющим в программе Еаист 1 и еаист2 44 ФЗ, basgov.ru, asugf, ЕИС, работа с первичной бухгалтерской документацией, выполнение поручений директора, делопроизводство.

- Обработка и распределение входящих звонков; - Принятие, регистрация и распределение по структурным подразделениям входящей корреспонденции, контроль ее исполнения; - Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирование и хранение документов текущего архива; - Обеспечение удобного и быстрого поиска документов; - Организация приема посетителей, организация переговоров и встреч; - Выполнение поручений руководителя; - Осуществление технической помощи руководителя и отдела (копирование, печать, сканирование и пр.); - Подготовка совещаний, протоколирование; - Подготовка материалов к семинарам и выступление перед аудиенцией; - Кадровое делопроизводство; - Ведение реестров; - Подготовка и рассылка организациям поздравительных открыток; - Заполнение и дальнейшее ведение электронной базы организации; - Наполнение и администрирование сайта и форума; - Опытный пользователь ПК (Word, Excel, Internet).

Прием корреспонденции, проверку целостности вложений, вскрытие конвертов, систематизацию документов на регистрируемые и не регистрируемые и распределение документов на подлежащие передаче Директору, заместителям Директора для рассмотрения и вынесения резолюции и подлежащие передаче на исполнение; контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись, и своевременное поступление их руководству; ввод в базу данных информации о зарегистрированных документах, направленных исполнителям, и о сроках их исполнения; направление в порядке предупредительного контроля исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов; представление информации Директору или заместителям Директора о фактах неисполнения или несвоевременного исполнения документов; централизованную регистрацию исходящих документов; передачу по реестру зарегистрированных документов в экспедицию для отправки адресатам; конвертование подлежащих отправке документов с указанием на конверте (пакете) адресата и его почтового адреса; составление реестров документов, подлежащих отправке адресатам.

Формирование и ведение личных дел сотрудников, ведение Системы электронного документооборота, ведение документооборота, регистрация и обработка корреспонденции.

Документальное сопровождение деятельности строительной компании, составление и ведение реестра документов (учет корреспонденции в специализированных журналах), контроль своевременного и правильного исполнения документов, поручений руководства, сроков согласования документов; составление и ведение реестра договоров, протоколирование совещаний, составление и учёт выданных доверенностей, взаимодействие с почтовыми отделениями, обеспечение жизнедеятельности офиса; организация встреч, совещаний и приём посетителей, обеспечение жизнедеятельности офиса.