Резюме «Секретарь делопроизводитель» в Москве

Выполнение заданий руководителя работа на ПК, с документацией и оргтехникой приём и распределение входящих звонков жизнеобеспечение офиса (вода, картриджи, канцтовары) встреча посетителей (чай, кофе)

Делопроизводство. Прием и регистрация корреспонденции, подготовка внутренних распорядительных, организационно-правовых, информационно-справочных документов, протоколов. Сканирование, ксерокопирование документов, внесение в базу данных, ведение архива. Отправка корреспонденции. Номенклатура дел. Закупка канцелярских товаров, чай, кофе, заказ воды. Помощник менеджеров в учебном отделе. Организация и проведение кофе-пауз, корпоративов.

Приём входящих звонков, запись соискателей на собеседование, проведение собеседования, работа в excel, ms word, millennium. Размещение вакансий на поисковых сайтах.

Осуществление и слежение за внутренним оборотом документов; Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции, организация курьерской доставки; Оформление отчетов по командировкам, распоряжения по неоплачиваемым отпускам и больничным; Проведение документов в 1С Предприятие и контроль визирования; Корректировка текстов документов. Осуществление поддержки администрирования бизнес-процессов офиса Ведение документооборота Регистрация и отправка корреспонденции Прием посетителей руководства Выполнение личных поручений руководителя. Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий; Обеспечение travel-поддержки; Организация участия в конференциях/форумах; Организация поздравлений партнеров и сотрудников с праздниками (подготовка списков, заказ и отправка подарков); Прием и распределение звонков; Оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике; Ежемесячный мониторинг крупных мероприятий; Некоторые достижения: Освоила задачи сотрудников отдела и замещаю их, при необходимости.

Функциональные обязанности: - делопроизводство (регистрация входящей/исходящей корреспонденции в системе электронного документооборота (ЭДО), регистрация внутренних документов; - контроль над сроками исполнения документов; - контроль над правильным оформлением документов сотрудников учреждения; - прием и распределение входящих/исходящих звонков; - мониторинг и обработка электронной почтовой корреспонденции организации; - прием посетителей; - организация совещаний/прием гостей; - ведение протокола совещаний; - ведение google-календаря директора; - бронирование авиа/жд билетов; - регистрация на мероприятия; - координатор проекта "УКРЭХ" (поверка/продажа); - обеспечение жизнедеятельности отдела; - ведение табеля-учета рабочего времени отдела; - планирование поездок служебного автотранспорта; - работа в системе Битрикс24; - работа с оргтехникой, мини-АТС, сканер, копир; - работа в режиме многозадачности.

- Ведение учета личного состава предприятия, его подразделений; - Оформление приёма, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. - Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. - Заполнение, учитывание и хранение трудовых книжек, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. - Вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. - Ведение и учет предоставления отпусков работникам, осуществление контроляза составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. - Оформлениекарточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. - Формированиеи ведение личных дел работников, внесения в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. - Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. - Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка...

1) с марта по сентябрь 2016г. - Документационное обеспечение деятельности предприятия. Своевременное распечатывание и предоставление документов из СЭД. Осуществление контроля за документами, требующими срочное исполнение, и оперативное доведение до исполнителя данных документов посредством рассылки. - Методическая и организационная работа по работе с входящими документами. Осуществление приема, первичной обработки, предварительного рассмотрения и сортировки на регистрируемые и нерегистрируемые документы, регистрации входящих документов. Представление входящих документов на рассмотрение руководству в СЭД и доведение документа до исполнителя. - Осуществление отправки документов посредством услуг Почты России или экспресс-почтой. - Оказание консультационных услуг по телефону сотрудникам и контрагентам (предоставление справочной информации по входящей корреспонденции и работе в СЭД). Прием заявок на пропуск приглашенных лиц и курьеров от работников. - Осуществление передачи документов на подпись в структурные подразделения. Контроль за правильностью визирования. - Организация приема и передачи входящих документов по структурным подразделениям. - Работа в Outlook. 2) с октября 2016г. по настоящее время (сентябрь 2017г.). - Ведение учета выполненных и оплаченных заказчиком работ, а также учет и оплата работ предприятий- соисполнителей и поставщиков. - Подготовка документов для акцептования счетов на оплату, согласование актов выполненных работ, открытие заказов в соответствии с Положениями и приказами предприятия. - Внесение изменений по договорам (в части сроков выполнения, стоимости и объемов работ и т.д.) в базу данных по учету договоров в системе «Парус». - Работа в системе электронного документооборота. Выполнение по распоряжению начальника срочной работы работников, находящихся в отпуске или отсутствующих по болезни. - Оперативное выполнение работы, поручений и заданий вышестоящего руководства в установленные сроки. - Представление непосредственному руководителю ежемесячный отчет о проделанной работе согласно своим индивидуальным заданиям. - Реализация мероприятий, направленных на совершенствование системы менеджмента качества в рамках своих полномочий. 1. Регистрация исходящих писем, служебных записок в системе электронного документооборота. 2. Составление писем в адрес предприятий, служебных записок (в УМТО, бухгалтерию, юридическое управление). 3. Контроль сроков выполнения работ (составление писем по неисполнению договорных обязательств, направление служебных записок в юридическое управление с целью выставления претензий в адрес предприятий). 4. Оформление отчетных документов (акты сдачи-приемки выполненных работ, удостоверения, протоколы тфц акты на транспортные услуги, счета на окончательный расчет), согласование, регистрация и сдача документов в бухгалтерию. 5. Оформление, согласование извещений на открытие, продление заказов. 6. Составление, ведение, обновление справок для руководства. 7. Работа в системе Парус, СЭД, Outlook, Zimbra.

Присмотр за детьми в соответствии с требованиями, планирование и осуществление воспитательно- образовательной работы в соответствии с программой, выполнение режима дня и сетки занятий, работа с родителями по вопросам воспитания детей и привлечение их к активному сотрудничеству, введение документации воспитателя.

Проверка и ведение путевых листов, списание топлива по нормам, учет Гсм, ведение ежемесячных отчетов по списанию гсм и всех видов топлива.работа с оргтехникой, работа с 1С Бухгалтерией, word, excel.

Электронный документооборот Правительства Москвы МОСЭДО, работа с документами, делопроизводство в полном объёме, координирование прохождения и исполнения документов внутри организации, тесная работа с приемной: временное замещение секретаря, техническая поддержка в рамках работы с программой, общественная деятельность.

Без опыта

Помощь в работе ТИК: проведение выборов на соответствующей территории, информирование населения; координация деятельности участковых избирательных комиссий на соответствующей территории, рассмотрение жалобы (заявления), совместно с избирательной комиссией субъекта Российской Федерации на соответствующей территории обеспечивает соблюдение равных правовых условий предвыборной деятельности для всех кандидатов; организует доставку избирательных бюллетеней и иных документов участковым избирательным комиссиям; оказывает организационно-техническую помощь участковым избирательным комиссиям в проведении голосования на избирательных участках; ведение делопроизводства. устанавливает итоги голосования при выборах, сообщает их средствам массовой информации и передает протоколы об итогах голосования в избирательную комиссию субъекта Российской Федерации; обеспечивает передачу документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, в архив или вышестоящую избирательную комиссию; осуществляет иные полномочия в соответствии с настоящим Федеральным законом.

- прием и распределение телефонных звонков. - прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. - прием посетителей. - выполнение поручений руководителя. проверка за работой противопожарной системы и лифтов.

Распределение входящих-исходящих звонков, входящая-исходящая корреспонденция. Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцтоваров) и производства (заказ различных расходных материалов, комплектующих, зап.частей от предохранителей до покупки и ремонта складской техники) Решение организационных вопросов, выписка доверенностей. Контроль работы курьера, водителей. Помощь в работе менеджеров Работа с поставщиками, поиск новых. Работа в программе Эксель и Ворд.

• Прием и распределение входящих звонков; • Регистрация входящей /исходящей документации; • Документооборот, Организация приема посетителей; • Работа с сайтом школы; • Внесение текущих изменений в составе контингента учащихся; • Ведение алфавитной книги учащихся, книги аттестатов, книги по движению учащихся; • Ведение и учет табеля рабочего времени; • Работа с курьером, отправка почтовой корреспонденции; • Подготовка проектов приказов и распоряжений, запросов Департамента образования по движению контингента учащихся; • Оформление личных дел обучающихся ГБОУ и ДОУ; • Работа в порталах ЕКИС, АИС зачисление. Работа по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, /протоколирование совещаний; • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

- заключение и сопровождение внешнеторговых контрактов - ведение переговоров и переписки с логистическими компаниями и брокерами - контроль и сопровождение поставок - контроль своевременного осуществления платежей - оформление необходимой сопутствующей документации