Резюме «Помощник руководителя» в Москве

Подготовка и оформление сделок купли-продажи гаражных боксов, оформление права собственности в судебном порядке. Подготовка и подписание договоров на эксплуатацию гаражных боксов с физическим лицами; работа с должниками по оплате эксплуатационных услуг (телефонные переговоры, подготовка претензий, подготовка документов к судебным заседаниям). Выполнение функций личного помощника руководителя: планирование рабочего дня, прием и распределение телефонных звонков, прием, регистрация и распределение корреспонденции, поиск и анализ необходимой информации, составление писем, запросов и т.п., копирование, сканирование, брошюровка документов, подготовка документов для заверения; заказ авиабилетов; выполнение личных поручений руководителя. Выполнение функций юриста: подготовка проектов договоров (подряда, оказания услуг, купли-продажи, аренды и др.), дополнительных соглашений, соглашений о расторжении, анализ договоров контрагентов, подготовка документов для регистрации и внесения изменений в учредительные документы, помощь адвокатам в сборе и оформлении документов для судебных заседаний, получение решений и исполнительных листов в судебных органах, предъявление исполнительных листов к исполнению. Работа с первичной бухгалтерской документацией. Взаимодействие с основными сотовыми операторами по вопросам размещения оборудования на кровле эксплуатируемых зданий (подготовка, согласование и оформление договоров аренды кровли, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении, урегулирование вопросов, связанных с задержкой оплаты)

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя. Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю. Организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов. Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе. Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников. Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив. Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. Выполнение отдельных служебных поручений.

- ведение рабочего времени технического директора; - архивирование технической документации в полном объёме; - взаимодействие с приёмной комиссией; - оформление приказов и распоряжений технического директора; - сведение таблиц предзаказов комплектующих; - взаимодействие с отделом управления персоналом (ведение табеля посещений, графика отпусков, оформление и приём заявлений на принятие на работу новых сотрудников, отпусков, надбавок и т.д.)

Организация эффективной работы салона Организация работы сотрудников (контроль за соблюдением стандартов, порядком и дисциплиной) Составление и ведение графиков выхода сотрудников Подбор и адаптация персонала Ведение документации компании Выполнение поручений руководителя

Последнее место работы кондитерская фабрика "Априори", в подчинении находилось 8-10 человек. В обязанности входило: проведение собеседований, прием оформление сотрудников; контроль за отгрузкой продукции; определение необходимых закупок; поиск поставщиков, организация поставок сырья; контроль разгрузок, и размещения сырья; контроль за работой магазинов; отчет перед руководством за работу сотрудников производства. Ведение переговоров с арендодателями помещений. Контроль за исправностью оборудования, другие административно-хозяйственные обязанности.

- полная административная поддержка Руководителя (Первого Заместителя Председателя Правления) - организация встреч, переговоров, ведение делового календаря Руководителя; - обеспечение приема и передачи информации, ведение документооборота (прием, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции, прием и переадресация входящих звонков); - осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; - помощь руководителю, выполнение его служебных поручений, координация его работы; - организация совещаний, встреч, переговоров - организация приема гостей (заказ такси, бронирование железнодорожных билетов, авиабилетов, гостиниц, чай/кофе); - контроль жизнеобеспечения офиса (канцелярия, расходные материалы, вода, кофе и др.); - обеспечение административной и информационной поддержкой руководителя

- Организация рабочего процесса, - проведение собеседований со специалистами и оформление их в штат, - работа с системой учета CRM, работа с авито и др. рекламными досками, - анализ рынка рекламных возможностей и использование его (поиск выгодной рекламы для продвижения наших услуг), - прием заявок, консультация клиентов, решение спорных моментов, - актуализация баз клиентов, - разработка коммерческих предложений, - мониторинг конкурентной среды, - исследование потребительского спроса, степень удовлетворенности клиентов, - обучение менеджеров основам взаимодействия с клиентами.

Управление персоналом (до 10 человек), бронирование мест и размещение гостей при заселении (600-700 мест), ведение переговоров при продаже мест, документация, финансовая отчетность, контроль за поддержанием установленного внутреннего порядка. В случае возникновения конфликта, смогу уверенно решить в рамках своей компетенции.

Обязанности: Разработка, согласование и учёт договорной документации на проектно- изыскательские и строительно- монтажные работы. Сбор исходно- разрешительной документации для проектирования. Подготовка документации и участие в тендерах, конкурсах, аукционах. Приём, обработка заявок на услуги. Разработка и коммерческий расчёт предложений на услуги. Разработка смет на проектные и обследовательские работы. Организация и участие в переговорах с Заказчиками, Клиентами. Отбор и учёт субподрядных организаций, и "фрилансеров". Работа с первичной бухгалтерией, разработка и согласование актов выполненных работ. Финансовый учет генподрядных и субподрядных работ, планирование бюджета предприятия. Ведение деловой переписки. Достижения: Результативная подготовка документации для тендеров, аукционов, с последующим заключением государственных контрактов. Организация работы компании была налажена оптимальным количеством и качеством сотрудников, соисполнителей. Для предприятия разработана программа базового договора в Exel.

Помощь в ведении документации, деловой переписки, перевод деловых писем, контрактов, патентов, сопровождение делегаций, перевод выступлений на конференциях.

Проверка кандидатов на работу и контрагентов, объектов строительства

Решала широкий спектр задач, фактически совмещая несколько должностей в этой небольшой компании: 1) в качестве помощника генерального директора: - организовывала и часто даже принимала участие во встречах гендиректора с партнерами (поставщики, банки, страховые компании, юристы), - высказывала свои доводы, стоит ли сотрудничать и в каком формате с тем или иным партнером, в случае одобрения директором - занималась административной поддержкой сотрудничества, - продлевала и/или обновляла договоры и др. документы для сотрудничества (интернет, телефония, банки, страховые компании) и аренды (офиса, склада) и т.п., а также доверенности на сотрудников, - отслеживала, чтобы все необходимые документы от сотрудников и деловых партнеров подпадали к нему на стол вовремя и были в дальнейшем им подписаны, далее передавала их соответствующим сотрудникам (бухгалтеру, прорабам и т.д.), - вела архив документов фирмы, - заказывала услуги курьера по необходимости, - сканирование/копирование/распечатка документов, - отвечала на "холодные звонки" с предложениями других компаний о сотрудничестве, обрабатывала их коммерческие предложения и предоставляла руководителю компании свои доводы - стоит ли сотрудничать с той или иной компанией, - и многое другое, 2) как помощник руководителя проектов: - подготавливала все документы для работы с клиентами (например, акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам строительства и многое другое), - принимала участие в редактировании основного договора строительства, по которому работает вся компания (орфография и пунктуация, деловой стиль, точность фраз), - отслеживала своевременность оплаты, совершала звонки клиентам - приглашала в офис для очередного платежа, обсуждала с ними различные организационные вопросы, - решала конфликтные ситуации - как с поставщиками, так и с клиентами - в рамках своей компетенции, писала письменные претензии поставщикам и ответы на претензии клиентам, 3) как менеджер по персоналу: - размещение вакансий в интернете (довелось работать с такими вакансиями, как: инженер ПТО, менеджер по продажам, прораб, архитектор-проектировщик, мастер-ремонтник, маркетолог, плотник широкого профиля), - проведение первичных собеседований, предоставление достойных кандидатур на вторичное - с руководством, - оформление новых сотрудников в штат, - работа с документами сотрудников (ведение графиков посещаемости и отпусков, расчет рабочего времени коллег за месяц, заполнение трудовых книжек и т.п.), 4) в качестве офис-менеджера: - заказ воды, чая-кофе, канцелярии, всего необходимого для работы сотрудников, начиная от карандашей и заканчивая мебелью, - заказ брендированных материалов (от визиток до уличных баннеров), - поддержание порядка в помещениях офиса, контроль работы уборщиц, - организация корпоратива на Новый год, - создание уютной атмосферы для эффективной работы коллектива (украшала офис к новому году, заказывала большеформатные фотографии в красивых рамах, ухаживала за комнатными растениями и т.п.) Достижения: - убрала грамматические ошибки из документации компании и сайта, - наладила и систематизировала работу с документами и архивом, - при моем активном участии компания заключила договоры с двумя банками по кредитованию клиентов на строительство; - ввела и систематизировала работу с клиентами по вопросам страхования их домов; - удалось закрыть срочную вакансию инженера ПТО за 10 дней - человек работает до сих пор; - удалось также разрешить две-три конфликтные ситуации с клиентами на выгодных для обеих сторон условиях; - организовала корпоратив, который очень понравился сотрудникам.

Вела бухгалтерский и налоговый учет на предприятии в полном объеме со штатом около 50 человек, проверяла работу кассира; Восстановила всю первичную документацию; Восстановила базу 1С 8 (на момент моего прихода по базе велась только касса предприятия); Провела анализ правильности начисления зарплаты предыдущего гл. бухгалтера, выявила и исправила все ошибки; в дальнейшем сама вела начисление зарплаты и сдавала все отчетности по ней. Выявила отсутствие всех видов отчетности в соответствующие органы (налоговая, пенсионный, статистика) и в срочном порядке подала туда все недостающие отчеты и декларации. Провела проверку всех приказов и в дальнейшем следила за работой секретаря по приказам. Провела анализ кредиторской задолженности: сопоставляла все предыдущие затраты с формами КС 2; Разработала экономически обоснованный тариф для предприятия за тех. обслуживание домов; Отчитывалась перед учредителем по дебиторской и кредиторской задолженности, а также по движению денежных средств (отчет в таблицах Excel); Сама вела р/сч в Сбербанк онлайн предприятия (оплата платежных поручений, перечисление зарплаты сотрудникам, переводы населения за обслуживание через терминал, выгрузка банковских выписок в 1С.8)

Обеспечение безопасности полета. Обслуживание пассажиров. Предоставление комплекса услуг, установленных авиакомпанией

Организационно - административное обеспечение деятельности Руководителя: ведение календаря, организация встреч и совещаний, обеспечение документальной и информационной поддержки деятельности руководителя, ведение внутренней и внешней переписки, координация потоков документов (прием, сортировка и передача поступающих документов (бухгалтерских, экономических и т.д.) на подпись руководителя, контроль правильности оформления, наличия всех согласований в документах, поступающих на подпись руководителя, ведение протоколов совещаний и встреч, постановка задач, установка сроков исполнения, контроль исполнения поручений руководителя, фильтрация посетителей к руководителю. Электронный документооборот.

Помощник руководителя по экономике. • ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации; • планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок; • согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением; • помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера; • подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников; • выполнение родственных по содержанию обязанностей; Ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисными АТС, копировально-множительной техникой. Помощник корпоративного секретаря. Подготовка и организация проведения общих собраний акционеров, рассмотрения предложений акционеров по вопросам, включаемым в повестку дня общего собрания, в том числе по кандидатурам для избрания в выборные органы общества. Подготовка ежегодных отчетов акционерного общества, других документов, представляемых акционерам к проведению общих собраний (годовых и внеочередных), организация подготовки и рассылки акционерам сообщений о предстоящем общем собрании, бюллетеней для голосования, а также доступ акционеров к документам, обязательным для представления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, учет поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования. Обеспечение соблюдения установленных правил и порядка подготовки и проведения заседаний совета директоров, в том числе разработки планов работы и повесток дня заседаний общего собрания акционеров и совета директоров, ознакомления вновь избранных членов совета директоров с деятельностью общества и его внутренними документами, оповещение членов совета директоров и приглашенных на заседание совета директоров лиц о предстоящих заседаниях, направление им материалов по вопросам, включаемым в повестку дня. Ведение протоколов заседания совета директоров, их хранение и выдача, в необходимых случаях, копий протоколов или выписок из протоколов совета директоров. Работа по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления и контроль их исполнения. Раскрытие информации об обществе, установленной законодательством, а также уставом и иными документами общества, в том числе через механизм публичного раскрытия информации. Учет и рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров. Запрос и получение информации из системы ведения реестра акционеров общества. Взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг и органами государственного управления по вопросам, касающимся регулирования корпоративных правоотношений и рынка ценных бумаг. Контроль за исполнением решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров.

- подготовка планов - заданий на командирование сотрудников за границу; - подготовка программ - приема иностранных специалистов на базе организации; - подготовка распорядительных документов (приказов, распоряжений); - авансовая отчетность по проведенным мероприятиям; - подготовка ответов на контрольные поручения.

- ведение первичной документации (обработка и учет первичных продажных и закупочных документов) - ведение участка " Банк" (валютные и рублевые операции) - частичное ведение участка ВЭД (работа с инвойсами, транспортными накладными, ГТД, заявлениями о ввозе товаров из ЕАЭС, правильное заведение данных документов в учетной программе 1С Управление торговлей) - взаимодействие с налоговыми и внебюджетными инстанциями (ФНС, ФСС, ПФР, и т.д.) - контроль дебиторской и кредиторской задолженности - акты сверок - учет складских операций - работа с договорами (поставщики, покупатели) - деловая переписка - работа в программе 1С Управление торговлей