Резюме «Помощник руководителя» в Москве

Организация деловых командировок руководства. Подготовка внутренней документация федерации. Организация работы офиса. Ведение деловой переписки на англ. языке. Лицензирование и регистрация спортсменов на сайте международной федерации фехтования.

Приём/распределение телефонных звонков, электронных писем; Регистрация входящей и исходящей документации; Ведение реестров компании (регистрация актов, дополнительных соглашений); Приём и распределение почтовой корреспонденции; Подготовка почтовой корреспонденции к отправке (работа в программе "Предпочтовая подготовка"); Взаимодействие с курьерскими службами; Организация работы курьера компании; Выполнение отдельных поручений руководителя и сотрудников компании; Обеспечение жизнедеятельности офиса в полном объёме (оформление заказов на воду, продукты, бытовую химию, канцелярию, картриджи и т.д.); Работа с оргтехникой (принтер, копировальная техника, сканер, факс); Контроль за обеспечением чистоты и порядка в офисе; Контроль за исправной работой офисной техники; Организация приёма гостей и посетителей (оформление пропусков, чай/кофе).

Администратор на ресепшен. Встреча пациентов, чай, кофе. Координация гостей клиники, запись пациентов на первичное и повторное лечение. Заполнение договоров на оказание медицинских услуг клиники, расчет пациентов по прайсу, прием оплаты ККМ, ежедневные отчеты. Ведение телефонных переговоров, подтверждение записи на прием к врачу. Подбор и ведение карт пациентов записанных на прием к врачу. Заказ медицинских препаратов. Ведение внутренней документации. Контроль чистоты и порядка в клинике. Допродажа услуг и товаров. Решение и контроль многих административных вопросов.

Анализ и изучение рынка в сфере промышленности, поиск новых и потенциальных поставщиков, мониторинг поставщиков конкурентов. Активный поиск новых поставщиков, а также проведение конкурсов на закупку оборудования и комплектующих среди поставщиков внутри компании для предоставления конечных предложений клиентам. Контроль выполнения поставщиками договорных обязательств (в том числе сроков поставки, цен, ассортимента, качества) и уровня лояльности поставщика. Рекламационная работа с поставщиками. Ежедневный прием и обработка заказов департамента отдела продаж, на предмет поиска наилучших условий работы с поставщиками (текущие/потенциальные). Контроль прохождения заказов по контрольным точкам, немедленное вмешательство при возникновении отклонений. Создание, поддержка и своевременная актуализация базы данных по производителям и поставщикам. Подготовка предложений вышестоящим отделам по оптимизации текущей схемы поставки. Аналитическая работа и планирование. Корректировка планов и заказов при изменении ситуации. Предоставление информации об изменениях вышестоящим отделам компании. Анализ отчетов по соотношению плана/факта продаж (ежемесячно и с нарастающим итогом), контроль оборачиваемости.

Работа с мини - АТС. Приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции. Ведение и регистрация документов. Частичное делопроизводство, документооборот. Отправка и получение почты/работа с почтой России. Взаимодействие со всеми службами организации. Работа с курьерскими службами. Ведение телефонных переговоров. Работа с оргтехникой. Прием и распределение входящих /исходящих звонков и электронной почты. Выполнение поручений руководителя и сотрудников компании.

Продажа туров по всем направлениям (основные направления Крым, Кипр, Крит); Разработка и организация индивидуальных маршрутов по Крыму (аренда транспорта, бронирование размещения, экскурсионное сопровождение, питание) Продажа санаторно-курортных путевок в Крым и Беларусь; Опыт личных путешествий и ознакомительных туров по основным направлениям (Турция, Крым, Кипр); Знание работы туристического рынка (ведущих туроператоров и систем бронирования); Работа с чартерными блоками; Оформление travel-страховок; Визовое сопровождение; Работа с системами он-лайн бронирования (авиа и ж/д билеты, аренда машин); Заключение договоров с покупателями и поставщиками; Организация участия в выставках; Первичная бухгалтерия.

Исполнение функций Персонального ассистента генерального директора: • Формирование рабочего расписания генерального директора (согласование с сотрудниками и партнерами графика встреч, ведение календаря в Outlook); • Формирование личного расписания генерального директора (встречи личного характера, ведение календаря в Outlook); • Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. • Прием, фиксация, проверка и передача документов «на подпись» генеральному директору; • Исполнение личных поручений генерального директора и членов его семьи; • Поздравление с праздниками партнеров и знакомых/родственников генерального директора (своевременное напоминание, согласование и покупка подарков/букетов); • Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, подготовка переговорных для встреч, кофе-брейков) • Формирование и своевременное предоставление в подразделение «Финансовая дирекция. Бухгалтерия» авансовой отчетности по расходам генерального директора, согласно стандартам Компании (командировки, представительские расходы). Исполнение функций Секретаря: • Обеспечение бесперебойного и своевременного прохождения информационных потоков через приёмную офиса; • Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача информации сотрудникам, организация проведения телефонных переговоров, регулярное обновление и внесение изменений в справочник внутренних телефонов сотрудников; • Документационное обеспечение Компании (прием и регистрация входящей почты, прием, регистрация и отправка исходящей почты, работа с электронной почтой); • Взаимодействие с курьерскими службами; • Контроль соблюдения чистоты в офисе, организация клининговых мероприятий; • Заказ пропусков для гостей Компании, бронирование парковочных мест; • Заказ такси для партнеров/коллег; • Встреча гостей, чай/кофе для посетителей; • Взаимодействие с поставщиками услуг на предмет закупки питьевой воды, питания; • Отслеживание наличия канцелярских принадлежностей в кабинете руководителя и переговорных комнатах; • Отслеживание технической исправности оргтехники в кабинете руководителя и переговорных комнатах, на ресепшен; • Участие в подготовке и проведении корпоративных мероприятий; • Организация питания сотрудников офиса и гостей (подготовка талонов на питание); • Общая работа с документами (копирование, сканирование); • Информационно-поисковая и справочная работа.

* ведение, учет, хранение документов, приказов, распоряжений; * ведение электронного документооборота; * работа с офисной оргтехникой; * работа с входящей и исходящей корреспонденцией; * подготовка документов для руководителя; * помощь руководителю в решении организационных вопросов.

Работа с поставщиками, поиск новых Заключение договоров Своевременный заказ расходных материалов, приборов, техники на объекты Ведение отчетности: расходы, склад, материалы и др. Решение конфликтных ситуаций Встречи с представителями производственных компаний Посещение тематических выставок

Ведение коммерческих переговоров с потенциальными заказчиками. Контроль за соблюдением стандартов качества работы. Обеспечение выполнения организацией ее обязательств. Контроль исполнения графиков проектирования и строительства. Поиск и привлечение новых объектов строительства. Развитие строительного, проектного и других деятельности компании. Привлечение новых подрядчиков. Контроль за выполнением работ по месту строительства. Привлечение поставщиков. Снижение затрат компании. Урегулирование конфликтных ситуаций.

Подготовка документов для проведение Закупки по 223-фз, 44-фз. Проведение аукционов в электронной форме, открытых аукционов, запросы предложений и т.д. Поиск опубликованных закупочных процедур по тематике компании. Анализ документации, координация работы по подготовке заявок, своевременный запрос необходимых документов; взаимодействие с заказчиком (при необходимости) – запрос разъяснений положений документации, работа на электронных площадках: отслеживание аккредитации на площадке, оформление ЭЦП, обновление документов на площадках, осуществление документооборота в части оплаты за участие в аукционах, отслеживание оплаты обеспечения заявки и своевременный возврат средств с электронных площадок. Оформление и подача заявки в соответствии с условиями документации о торгах в установленный срок.

Ведение и корректировка эл.рабочего календаря руководителя (2-5 внешних встреч, 3-7 рабочих совещания в день, телефонные переговоры). Обеспечение жизнедеятельности приемной, организация питания и отдыха руководителя и гостей в соответствии с указаниями и пожеланиями руководителя (заказ ресторанов, закупка продуктов). Выполнение личных поручений руководителя. IT-обеспечение деятельности руководителя, подключение и поддержка корректной работы всех необходимых сервисов на 4-х компьютерах и 2-х мини-АТС (эл.заявки, эл.почты, цифровые подписи, эл.ключи, программирование необходимых тлф адресов на мини-АТС). Организация, методическое руководство (в т.ч.обучение работе в СДО Lotus Notes) и контроль делопроизводства управления/отдела/групп входящих в структурное подразделение (номенклатура дел, архивирование, уничтожение дел). Работа с внешней/внутренней перепиской, подготовка проектов резолюций к ним, с контрольными сроками и порядком исполнения. Запрос, получение, распределение заданий и поручений подчиненным работникам по кругу вопросов, входящих в их трудовые обязанности и компетенции, контроль за своевременным исполнением. Печать большого объёма рукописных лекций, текстов выступлений, интервью. 5-часовая беспрерывная печать под диктовку, включая редактирование. Табельный учет. График отпусков подразделения. Контроль Отчётов о соблюдении режима рабочего времени. Контроль Журнала учёта рабочего времени. Контроль за расходами корпоративной мобильной связи. Работа по линии Общественного совета при ФСБ России (вх., исх., внутр.переписка, номенклатура дел). Ведение проектов с партнерами: Высшая школа менеджмента ВШМ СПбГУ, ГК Михайлов и партнеры, Футбольный клуб "Динамо-Москва". Куратор группы переводов в части взаимодействия с переводческой аутсорсинговой компанией (методическая помощь в организации и проведении тендера, подготовке документации, аудит соответствия бухгалтерской и делопроизводственной отчетностей, проверка корректности заполнения и расчётов актов приёма-передачи выполненных работ). Взаимодействие с нотариусом и обеспечение заверения документов; взаимодействие со всеми структурными подразделениями Банка по вопросам деятельности подразделения, в том числе со Службой специального информационного обеспечения Банка в рамках деятельности структурного подразделения, в т.ч. вопросы КОСРМС (Комиссии по обеспечению соблюдения режима международных санкций), допуск по 3 форме. Организация деловых встреч, совещаний, собеседований, прием посетителей. Составление, ведение и актуализация базы данных контактов руководителя. Организация поздравительных кампаний партнеров и клиентов (согласование, закупка и доставка). Travel-поддержка (визы, билеты, гостиницы). Авансовые отчеты по командировкам, представительским расходам. Организация досуга (заказ театральных, концертных билетов, ресторанов). Координация работы личных водителей руководителя. Организация оперативной организационно-административной и документационной поддержки взаимодействия руководства с федеральными органами власти, Аппаратом Правительства, министерствами, общественными организациями при федеральных органах исполнительной власти РФ. Ключевые навыки: - Мобильное решение производственных вопросов 24/7/365.  - Готова к ненормированному рабочему дню, командировкам.  - "Слепой" и "аудио" метод печати 400 зн/мин-РУС, 180 зн/мин-ЛАТ. - IBM Lotus Notes. - Company Media 4 (версия 4.6.1). - Электронный табельный учет. - Пакет Microsoft Office. - Офисная оргтехника.  - АТС (программирование и корректировка списков необходимых абонентов). - Внутрибанковские эл.приложения (табельный учет, графики отпусков, заявки, отчеты по видам деятельности). - Отчеты о соблюдении рабочего времени АСКУД и оперативное решение проблем. - Орг-ция, обучение, метод.руководство и контроль делопроизводства, Lotus Notes, в структ.подразделении. - Первичная бух.документация (авансовые отчеты, акты-приема передачи, акты о приемке выполненных работ, накладные на внутреннее перемещение). - Аутсорсинг. - 3НДФЛ (подготовка, подача, поступление средств). - Координирование и контроль исполнения поручений руководителя на всех этапах выполнения. - Исполнение делегированных руководителем полномочий. - Корректное обращение с конфиденциальной и секретной информацией (имелись 1-я и 3-я формы допуска). - Системный анализ проблем. - Умение работать на опережение. - Быстрая адаптация. - Водительские права категории "В". - Служба в ВС РФ. - Без вредных привычек.

Работа со статистикой и аналитикой в Excel, cоставление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности, ведение учета командированных сотрудников.

1. Подбираю, обрабатываю и представляю документы и материалы, необходимые для работы руководителя и принятия им решений; 2. Подготавливаю проекты резолюций (решений, предложений) по рассмотрению и направлению документов для дальнейшего исполнения; 3. Координирую деятельность структурных подразделений по вопросам, связанным с исполнением решений, принятых руководителем; 4. Контролирую сроки и ход исполнения поручений руководителя, принимаю оперативные меры, направленные на своевременное выполнение поручений другими сотрудниками, 5. Контролирую качество подготовки, а также процедуры внутреннего визирования документов, представляемых на подпись руководителя. В случае необходимости направляю документы на доработку; 6. Подготавливаю внешние и внутренние встречи, заседания и совещания, проводимые руководителем, подбираю необходимые материалы, оповещаю участников о времени и месте проведения мероприятия, повестке дня; 7. По поручению руководителя составляю проекты приказов, распоряжений, писем, запросов, справок и иных документов, при необходимости согласую их в установленном порядке; 8. Систематизирую корреспонденцию (группирую по тематикам рассматриваемых вопросов и категориям срочности), а также обеспечиваю ее сохранность; 9. Оформляю отчеты по представительским расходам руководителя, контролирую своевременное возмещение средств; 10. Провожу анализ и консолидацию отчетности, подготовку и систематизацию аналитических, информационных, справочных материалов и отчетов по запросу руководителя, осуществляю административную поддержку, сбор и анализ статистической и справочной информации по запросу руководителя, веду деловую переписку и протоколирование совещаний; 11. Организовываю деловые и личные поездки руководителя: выбор вариантов перелетов, выбор гостиницы, организация трансфера и прочее; 12. Обеспечиваю комфорт рабочего места руководителя – заботу о микроклимате, чистоту и уют помещения, психологический комфорт руководителя.

Владелец салона, центра КОРРЕКЦИИ фигуры

Работа с покупными ЭРИ.

Организация приема звонков (телефонных переговоров), организация командировок, организация и поддержания функционального рабочего пространства в приемной и кабинете руководителя, контроль исполнения поручений, организация работы с документами, текущее хранение дел, выполнение личных поручений руководителя.

- Ведение делопроизводства и регистрационного учета в полном объеме; - ведение баз данных; - первичное консультирование клиентов; - сдача в аренду помещений, оформление договоров; - заказ билетов и бронирование гостиниц; - прием и распределение звонков; - работа с оргтехникой; - поддержание в рабочем состоянии всех систем офиса; - изготовление пропусков; - поиск информации для руководства; - выполнение поручений руководства.

Полное сопровождение работы руководителя. Разработка и согласование графика мероприятий. Взаимодействие с клиентами, документооборот, ведение отчетности, первичная бухгалтерия, организация мероприятий. Бронирование авиа и ж/д билетов, отелей.

- прием, обработка заявок, работа с большим ассортиментом; - выставление счетов на оплату; - отслеживание наличия товара на складе; - сопровождение сделки (внесение реквизитов клиента, контроль оплаты, отгрузки, запуск доставки, работа с возвратами и претензиями); - оформление договоров с клиентами; - взаимодействие с отделом закупок, отделом доставки, бухгалтерией, финансовым отделом; - поддержка действующей базы клиентов; - расширение ассортимента.