47093203Обновлено в 16:15Был(а) сегодня


Работа в Москве / Резюме / Административная работа, секретариат, АХО / Помощник руководителя
Соискатель скрыл дату рождения, высшее образование, не состоит в браке, детей нет
Москва, Чертановская
Гражданство: Россия
Имя, телефон и почта будут доступны вам после авторизации
Связаться с кандидатом

Помощник руководителя/ассистент первого лица

готова к командировкам
70 000

Опыт работы 23 года и 4 месяца

    • январь 2015 – август 2019
    • 4 года и 8 месяцев

    Офис-менеджер (заместитель руководителя АХО)

    Группа компаний "Натива" (ООО "Натива", ООО "ИНГАЛ"), Москва
    Полный цикл производства фармацевтической продукции (лекарства и медицинские изделия) и последующая реализация, численность сотрудников более 500 чел.

    Обязанности:

    - работа с первыми лицами компании (ведение календаря, личные поручения, подготовка различных документов, в т. ч. деловые письма, ведение и оформление протоколов, встречи и прием посетителей), - координация и контроль работы сотрудников АХО (секретариат 3 чел., уборщики – 3 чел., курьеры – 3 чел., ИТ-отдел, Транспортный отдел), - создание системы делопроизводства с нуля, ведение делопроизводства, отслеживание правильности составления документов, согласования и сроков исполнения, - переговоры при заключении договоров с покупателями, рекрутинговым агентством, поставщиками мебели и канцтоваров, разработчиками ПО, риелторами, арендодателями, клининговыми и туристическими фирмами, с компанией, предоставляющей доступ в поисковую систему тендеров, маркетинговыми агентствами, типографиями, организаторами выставок и конференций, - заключение договоров с вышеуказанными организациями, согласование, отслеживание исполнения, - контроль получения закрывающих бухгалтерских документов, - участие в производственных совещаниях, планерках, - организация и контроль тревел-поддержки для руководства и сотрудников (200 чел.), - организация корпоративного питания сотрудников (110 чел.), - отслеживание затрат и поддержка корпоративной мобильной связи сотрудников (350 чел.), - организация корпоративных мероприятий (новогодний корпоратив, подарки сотрудниками, выездные тренинги), выставки, конференции, - поиск помещения для офиса, организация переезда и рабочих мест, - администрирование и обучение сотрудников работе в Системе управления проектами и бизнесом "Адванта", - бюджетирование отдела АХО, контроль текущих расходов, - подбор соискателей на вакансии отдела через интернет, - правка Устав компании, - составление аналитических обзоров, проведение маркетинговых исследований по продуктам и рынкам, - отслеживание, подсчёт и анализ продаж, составление отчета по продажам - работа с аукционами (технические задания, отслеживание исполнения, контроль отгрузки), - разработка, заказ и распределение промоматериалов (печатной и сувенирной продукции), - ведение новостной ленты сайта компании.

    Достижения:

    Достижения: - несмотря на разноплановость обязанностей, мне удалось упорядочить свою работу таким образом, что она не вызывала нареканий, - в частности, после написания мной инструкции по делопроизводству, разработки шаблонов документов и обучения сотрудников, при составлении документов сотрудниками перестали появляться ошибки, что ускорило прохождение согласований и исполнения, - при заключении договоров с поставщиками мне удавалось отстаивать условия компании, - после заключения договора через рекрутинговое агентство был нанят уникальный специалист, - мной были выбраны надежные и недорогие клининговая и туристическая компания, - найден новый офис и осуществлен переезд, оснащены рабочие места, - при заключении договоров с поисковиком системы тендеров и типографией была получена система скидок и преференций, - неоднократно получала благодарности от сотрудников за организацию корпоративных мероприятий, тренингов и конференций, и оперативное устранение проблем с мобильной связью, - проведя самостоятельно (без привлечения агентств) несколько маркетинговых исследований и аналитических обзоров сэкономила для компании порядка 1,2 млн.рублей в течение 6 месяцев.
    • апрель 1996 – ноябрь 2014
    • 18 лет и 8 месяцев

    Референт

    ЗАО "Ритуал-Сервис", Москва
    Услуги по агентскому сопровождению похорон, продажа ритуальных принадлежностей. Численность сотрудников примерно 150 человек

    Обязанности:

    - работала с первыми лицами компании, - выполняла личные поручения руководства, - планировала и организовывала рабочие поездки руководителя (билеты, гостиницы), - организовывала встречи и прием посетителей, - вела протоколирование совещаний, готовила протоколы, - координировала работу технического персонала (3 водителя-экспедитора, 2 уборщика, повар), - осуществляла прием и распределение звонков, в том числе консультировала людей об услугах компании, разъясняла порядок действий в сложной жизненной ситуации, - организовала делопроизводство с нуля (в том числе номенклатуру дел, архив), на основании ГОСТ, - работала с кадровой документацией (готовила кадровые приказы), - осуществляла деловую переписку (русский и английский языки), - проверяла правильность составления документов, не только приходящих на подпись руководителю, но и внутренние документы отделов, - контролировала исполнения поручений первых лиц компании, - занималась обеспечением жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода, мебель). - составляла аналитических обзоров и отчетов по отрасли на основании предоставленных данных, - работала с первичной кассовой документацией (приходные и расходные кассовые ордера), - вела кассовые операции, осуществляла инкассацию (работала с крупными денежными суммами), - составляла ежедневные отчеты по выручке и движению товаров, - занималась предварительным расчетом заработной платы, - осуществляла подбор соискателей на вакансии и размещение рекламных объявлений

    Достижения:

    - практически сразу стала доверенным лицом руководства, благодаря своему умению молчать, - свою работу выполняла четко и без нареканий, за что была не раз премирована, - за время моей работы (18 лет) не пропал ни один документ, - введение мной правильной системы делопроизводства и гос. стандарта по оформлению документов положительно отразилось на имидже компании, так как подавляющее большинство исходящих писем отправлялось в государственные структуры

Сертификаты, курсы

    • 2019

    Power Point: продвинутый курс

    ООО «Деника» skill.im
    • 2019

    1С:Документооборот 8, редакция 2.1

    ООО «Знание-Софт»
    • 2019

    Excel: мастерский курс

    ООО "Деника" Skill.im
    • 2018

    Маркетинг и Маркетинг-менеджмент

    Www.openedu.ru «Национальный исследовательский университет „Высшая школа экономики“
    • 2016

    Курс английского языка (Intermediate level)

    Профсоюзный комитет Дипломатической Академии МИД РФ
    • 1996

    Office-manager/personal assistant

    Международная Академия Бизнеса совместно с Объединенным Экзаменационным Советом Великобритании

Знания и навыки

Профессиональные навыки:

- Опыт руководства коллективом, - Проведение маркетинговых и аналитических исследований, - Опыт в организации корпоративных мероприятий, встреч, - Навыки письменного перевода, - Умение вести протоколирование, осуществлять документооборот, деловую переписку, - Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса, - Умение проводить совещания, - Навык исполнения личных поручений руководителя, организации деловых поездок, - Навык высокая скорость печати – 230 уд/мин, - Работа с первичной бухгалтерской документацией - Отличное знание письменного и устного русского языка, - Знание английского языка на уровне В2 - Знание деловой этики - Знание ГОСТ по делопроизводству, - Уверенный пользователь MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Paint, Консультант плюс, Гарант, 1С: Документооборот 8

Дополнительные сведения:

Личные качества и характеристики: - проактивность позволяет мне работать на опережение и экономить время, - системное мышление и умение расставлять приоритеты, помогают мне работать в режиме многозадачности, - аналитический склад ума позволяет мне правильно расставлять приоритеты в работе, - ответственность, неравнодушие к делу, перфекционизм – это те качества, с которыми я всегда довожу дело до конца - искренность, коммуникабельность, дружелюбие, отсутствие склонности к сплетням, умение решать конфликты помогают мне всегда оставаться с коллегами в хороших отношениях, - мои эрудиция, находчивость, творческое начало и нестандартное мышление позволяют взглянуть на проблему под другим углом и ускорить ее решение, - готовность и легкость в обучении позволяют мне всегда двигаться вперед, - презентабельная внешность, знание законов стиля, делового этикета, отсутствие вредных привычек – создают положительный имидж компании.

Иностранные языки

  • Английский язык — разговорный
  • Французский язык — базовый

Водительские права

  • B — легковые авто