Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Открытие компании и регистрация в ИФНС. Открытие р.сч в банке. Поиск контрагентов, заключение договоров. Подбор персонала.

Планирование и отчётность подразделения; Безусловное выполнение муниципального задания библиотеки-филиала; Массовая работа с читателями, контроль работы клубов по интересам библиотеки; Финансовая отчётность библиотеки - учёт платных услуг филиала; Взаимодействие и сотрудничество филиала с образовательными учреждениями и учреждениями культуры, заключение договоров о совместной деятельности, соблюдение совместных планов работы; Контроль хозяйственной жизни филиала - состояние нежилого помещения, ремонтные работы и т. д.; Назначение премиальных выплат сотрудникам по системе критериев оценки работы на основании коллективного договора библиотечной системы; Учёт работы сотрудников подразделения - график работы, табель учёта рабочего времени, распределение отпусков.

Заказ материалов для производства; оформление отчетов; планирование, прогнозирование и анализ производства; выполнение поручений руководства; входящие/исходящие звонки; работа с курьерскими службами

Организация документооборота и ведение архивов - Разработка (написание), обеспечение подготовки, согласования, утверждения (подписания) документов (в т.ч. регламентирующих) - Организация хранения документов - Методологическое обеспечение работников по вопросам документооборота Обеспечение внешних и внутренних коммуникаций - Прием и отправка корреспонденции Партнерства - Диспетчеризация входящих телефонных звонков - Организация дозвона до абонента, передачи информации по факсу - Обеспечение внутренних коммуникаций - Взаимодействие с международными организациями и компаниями Обеспечение деятельности руководства Административно-хозяйственное обеспечение офиса Обеспечение телефонной связи Организация автотранспортного обслуживания Кадровый учет и кадровое делопроизводство

Сканирование бухгалтерских документов м-нов "7 Континент" и обработка их в электронном виде по специальным программам.

Навыки деловой переписки; делового общения; оперативного поиска информации в сети Интернет;знания программ 1 С, Консультирование клиентов по телефону

Подчинение – Генеральному директору. • Ведение служебной переписки с зарубежными поставщиками (английский). Согласование документов, макетов заказов. Ведение переписки с клиентами и российскими партнерами организации; • Перевод документов с английского на русский язык для банков и российской таможни (proforma invoice, packing list), перевод паспортов качества к продукции; • Формирование итогового пакета документов для клиента, передача на подпись руководителю. Контроль отправки/прихода документов; • Контроль пропускной системы, встреча посетителей, прием машин на погрузку/выгрузку; • Организация работ по забору и отправке грузов и документов: 1 офисный водитель (Москва, область), транспортные компании и курьерские службы (РФ). Согласование доставки с клиентами. Составление графика забора груза и доставок, отслеживание, контроль выполнения задач. Контроль и участие в погрузо-разгрузочных работах; • Оперативная информационная поддержка руководства; • Организация встреч, совещаний, контроль соблюдения расписания встреч; • Контроль выполнения распоряжений руководителя сотрудниками компании; • Приём телефонных звонков и распределение их по отделам; • Обеспечение жизнедеятельности офиса и склада, заказ необходимого для автомобилей компании. Контроль своевременного пополнения денежных средств (топливные карты, мобильная связь, службы доставки и пр.); • Координация документооборота и ведение делопроизводства; • Творческие работы по продвижению товара и бренда компании на рынке; • Выполнение различных служебных поручений руководителя и сотрудников организации: офис, Москва, МО. Авансовые отчеты. В случае необходимости: • Взаимодействие с российскими компаниями-производителями медицинского оборудования (заказ, отслеживание прохождения оплаты, согласование даты отгрузки); • Консультирование клиентов (по наличию на складе, отгрузке товара); • Подготовка и отправка КП; • Поездки к клиентам и поставщикам (документы, небольшие грузы). Также в условиях работы в небольшой организации осуществляла комплексное руководство медицинским складом: прием, формирование, отпуск товаров. Управление персоналом склада. Знание продукции, контроль надлежащего хранения (температурные режимы, сроки годности и пр.). Инвентаризации. Организация процессов утилизации. Учет (Excel база), внутренняя отчетность руководству и отделу продаж.

• Приём и распределение входящих звонков • Приём и распределение входящей электронной почты, отправка электронных писем • Приём и распределение входящей корреспонденции, отправка корреспонденции почтой России • Печать писем, документов • Сканирование и ксерокопирование документов • Встреча посетителей • Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров, расходных материалов) • Подготовка к выставкам (создание и печать прайс-листов, листовок, буклетов, запись информации на диски) • Помощь менеджеру по рекламе в подборе и отправке фотографий и материалов для размещения в рекламных изданиях • Обеспечение торговых точек наглядными материалами (изготовление ценников, буклетов, объявлений о скидках и акциях)

- Владение основами продаж и общения с категорийными менеджеарми; - Организация рабочего процесса; - Организация продаж на закрепленном участке; - Контроль, за исполнением торговой и кредитной политики Работодателя; - Своевременная отчетность по каждому клиенту; - Подготовка и проведение презентации; - Увеличение клиентской базы; - Своевременное оформления документации на точках; - Контроль наличия в магазине всего ассортимента продукции компании.

Запись, прием клиентов, - Предоставление необходимой информации об услугах салона- Решение конфликтных ситуаций- Обеспечение жизнедеятельности салона- Поддержание чистоты и порядка в салоне - Увеличение количества постоянных клиентов- Построение доверительных отношений с коллегами

Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимала всю поступающую в компанию корреспонденцию, передавая её в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям в течение получаса с момента поступления. Принимала документы и личные заявления на подпись генеральному директору / руководителей отделов и передавала их адресату не позднее окончания текущего рабочего дня. Отвечала на телефонные звонки, фиксируя и передавая служебную информацию в соответствующие структурные подразделения, организовывала проведение переговоров генерального директора / руководителей отдела с помощью любых видов связи. По поручению генерального директора / руководителей отделов составляла письма, запросы, другие документы в заданные сроки. Выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором / руководителями отделов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Осуществляла закупку канцелярских и хозяйственных товаров ("Комус" / "Утконос) на 1 календарный месяц для всех подразделений московского представительства. Осуществляла закупку продуктов и питьевой воды в офис московского представительства компании. Контроль работы уборщицы офиса. В случае некачественного проведения уборки или наличия мусора в офисе докладывала о случившемся непосредственному руководителю. Осуществляла взаимодействие с административными структурами арендодателя офиса по вопросам ремонта, пожаробезопасности, обеспечения офиса электро/водоснабжением, заказа пропусков, информационных писем о работе в праздничные / выходные дни и т.д. Полное взаимодействие по всем вопросам с арендодателем офиса. Обеспечивала необходимыми хозяйственными принадлежностями места общего пользования офиса московского представительства компании. Обеспечивала рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, обеспечивала чистоту рабочего места (уборка на рабочем столе не менее одного раза в день) и создавала условия способствующие эффективной работе генерального директора. Организовывала приём посетителей, содействовала оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировала дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивала их сохранность и в установленные сроки сдавала в архив. Организовывала командировки сотрудников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз / приглашений и т.д (получение безналичных денежных средств / банковская карта для оплаты услуг) Составляла табель учёта рабочего времени для сотрудников офиса, шоу-рума, отдела закупок и предоставляла его по требованиям сотрудникам бухгалтерии. Информировала всех сотрудников компании, о грядущих государственных торжествах / дни рождения / рождения детей. Получала и организовывала учёт и хранение бухгалтерских документов (договора, первичные документы, заявки, товарные накладные, счета-фактуры, акты, доверенности, расходные накладные, ответственное хранение и другое / работа в Торговле, распечатка реестров, присвоение договорных номеров и взаимодействие с отделом продаж (получение оригинальных договоров и учредительных документов и их хранение) в соответствии с требованиями главного бухгалтера компании. Выполняла отдельные служебные / личные поручения генерального директора / руководителей отделов и представительств компании. Выездные поручения генерального директора и главного бухгалтера компании (получение виз, приглашений, поездки в банк и другое). Помощь отделу маркетинга (работа в программе Adobe Photoshop) Работа с поставщиками компании (Билайн, Настоящая вода, Комус, Утконос и другие) Соблюдала правила внутреннего трудового распорядка. Получала и сохраняла в тайне информацию, в том числе конфиденциальную, коммерческую тайну. Докладывала непосредственному руководителю обо всех случаях невозможности выполнить должностную инструкцию.

• Административная поддержка работы подразделений компании в разных городах РФ; • Формирование планов операционных и капитальных расходов, контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную и организационную деятельность; • Контроль бизнес-процессов на стадии запуска и стабилизации работы на новых объектах заказчика; • Определение стандартов, разработка и внедрение норм, регламентирующих принципы работы АХО, организация и контроль работы отдела, построение взаимодействия его работников с подразделениями и посетителями организации; • Составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной жизни организации; • Обработка информации о проводимых конкурсах и тендерах, формирование комплекта тендерной документации; • Расчёт себестоимости и подготовка коммерческих предложений; • Поддержание технического состояния офисных помещений; • Проведение анализа рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации, организация отбора поставщиков на основе конкурсов, запроса ценовых котировок; • Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат; • Обеспечение и сопровождение процедуры заключения договоров аренды/субаренды помещений, взаимодействие с арендодателями и субарендаторами; • Участие в подготовке рекламных и маркетинговых материалов.

- Встреча и оказание необходимой помощи клиентам; - Прием и распределение входящих телефонных звонков; - Регистрация входящей, исходящей документации - Проверка клиентских зон - Выполнение личных поручений руководства

§ прием/фильтрация телефонных звонков (мини-АТС) § делопроизводство § жизнеобеспечение офиса § организация приема посетителей § кадровое делопроизводство и поиск новых сотрудников § частично выполнение курьерских обязанностей по Москве § подготовка документов для участия в тендерах

Подбор и управление персоналом. Закупка, выдача и ведения учета, декора, строительных материалов, электрики, электроинструментов, садового инструмента, фурнитуры, мебели, спецодежды, сантехники, канцелярских товаров, хоз. товаров, химические профессиональные, промышленные и бытовые моющие средства, авто.зап.части. и пр. Поиск поставщиков. Анализ цен на рынке. Составления отчета, актов, смет, оформления документов, договоров, работа с сопроводительными документами и пр. Формирование заявок на закупку необходимых материалов. Контроль за техническим состоянием машин. Организовывать уборку своевременный ремонт зданий, сооружений и отдельных помещений учреждения. Отслеживать за ходом уборки, ремонтных работ и сдачи их в срок, а так же, следить за соблюдением правил эксплуатации зданий, сооружений и инженерного оборудования, обеспечение без перебойной и нормальной работы офиса фирмы.

Прозвон исходящих звонков проведение различных опросов

За год службы получил звание ефрейтор, благодарность за спортивные достижения. Никаких выговоров за время службы не было.

- Раньше поставленных сроков выполняла распоряжения руководителя, никогда не получала нарекания. - Выполняла поручения директора по маркетингу (дистанционное взаимодействие) в подготовке выставок, тренингов, семинаров и вебинаров, заказ рекламных материалов и сувенирной продукции. - Взаимодействие с бухгалтерией: разработала и внедрила изменения в процесс обработки первичных бухгалтерских документов. В результате время обработки документов сократилось с 20 минут до 10 минут. - Ежедневно осуществляла обработку и проверку отчетности различных финансовых, аналитических и отчетных документов, отчетности о расходах (более 5 отчетов в день). - Спланировала и организовала не менее 600 деловых поездок / командировок сотрудников (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях, тренингах, выставках, вебинарах и семинарах) для сотрудников компании и гостей. - Ведение деловой переписки на русском и английском языках. - Прием иностранных делегаций. - Встреча, расселение, сопровождение гостей. - Координация работы водителя и курьеров. - Осуществление взаимодействия с деловыми партнерами и поддержание деловых отношений.

- приём на работу сотрудников, их обучение; - контроль работы операторов сall - центра; - начисление зарплат и премий сотрудникам; - ведение клиентской базы; - консультирование клиентов по услугам компании.

Набор персонала, общение по телефону, работа в команде, другие поручения

- обеспечение обоснованных цен на товары и выполнения плана по продажам; - проверка готовности магазина к работе: качества продукции, выкладки ее на полках, наличия ценников, санитарных условий, исправности торгового и измерительного оборудования; - проверка правильности оформления документации на доставку товара и связанной с его продажей; - мониторинг товарных запасов и товарооборота по всем категориям продукции; - разработка и контроль соблюдения обязательного перечня продукции на основе исследования потребительского спроса; - подписание контрактов на поставку товара и контроль их исполнения, проведение переговоров; - организация и руководство проведением инвентаризации, определение причин недостачи; - руководство коллективом, проверка качества работы персонала, его навыков и соответствия занимаемым должностям; - контроль соблюдения норм и требований техники безопасности и охраны труда. - Читайте подробнее на FB.ru: http://fb.ru/article/217098/obyazannosti-direktora-magazina-doljnostnyie-instruktsii-funktsii

- Полная административная поддержка офиса, руководства и менеджеров компании. - Работа с внутренней документацией компании и внешней корреспонденцией; - Заказ билетов, гостиниц, заключение административно-хозяйственных договоров. - Планирование и отчётность по почтовым, транспортным и прочим административным расходам, оптимизация и контроль расходов на мобильную связь; - Ведение деловой переписки, подготовка по поручению генерального директора и административного директора запросов, писем и других документов, составление ответов авторам писем; - Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечение их качественного редактирования; - Перевод писем и другой информации как с английского на русский язык, так и с русского на английский язык по просьбе руководства и менеджеров компании.

Работа с клиентами как в торговом зале, так и формирование заказов по телефону. Работа как с юр.лицами, так и с физ.лицами.

Полный спектр секретарских, эксплуатационно-хозяйственных, клининговых, охранных функций по обеспечению жизнедеятельности офиса (40 человек); делопроизводство, архивирование, деловая переписка на русском и английском языках, переводы с РЯ на АЯ и с АЯ на РЯ; заключение и курирование адм. договоров, оформление первичной бухгалтерской документации; работа с директором компании; оказание сотрудникам и гостям информационной, транспортной и курьерской поддержки, мобильной связи; организация командировок (билеты, гостиницы, такси), виз сотрудникам и приглашений иностранным гостям, а также корпоративных мероприятий; поддержание в коллективе дружной рабочей атмосферы.