Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Помощь руководителю, работа с ПК, личные поручения

- Административная деятельность - Взаимодействие с гос.органами, банками - Работа с населением - Контроль за эксплуатирующим здание персоналом За время работы заключены договора со сбытовыми организациями, установлено взаимодействие с ГЦЖС в части назначения льгот жителям

Осуществляла работу в абонентском отделе по начислению квартплаты, консультировала посетителей по различным услугам, предоставляемым МФЦ.

1. Взаимодействие с собственниками и арендаторами. 2. Формирование команды небольшого коллектива. 3. Организация процесса доступа посетителей (пропускная система), автомобилей на погрузку/разгрузку, на гостевую парковку, пользование грузовым лифтом, производство ремонтно-строительных работ. 4. Прием и обработка корреспонденции. 5. Обеспечение сохранности документов на ресепшн. 6. Регистрация и архивация документов (20-50 документов в день). 7. Прием входящих звонков. 8. Контроль за работой клининга (4 сотрудника). 9. Выполнять поручения от непосредственного руководителя (Управляющий). - --------------------------------------- Вынуждена искать новое место работы в связи с переводом в очень отдалённое место. Совсем нереально ездить из Домодедово на Север Москвы (между м. Аэропорт и м. Тимирязевская) к 8 (!!) утра.

Стрессоустойчивость, ответственность, желание работать и развитие

1. Прием телефонных звонков. 2. Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. 3. Работа с претензиями по качеству товара компании. 4. Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи. 5. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. 6. Организация выставок, участие и консультирование клиентов. 7. Административная поддержка офиса, участие в маркетинговых мероприятиях данной компании (заказ рекламной продукции, предложение идей, обсуждение макетов).

Встреча пациентов, их запись к специалистам клиники, заведение медицинских карт, продажа сопутствующих товаров. Консультирование по вопросам предоставляемых клиникой услуг. Ведение базы данных пациентов Работа с кассовым аппаратом, прием оплаты наличными и с помощью пластиковых карт. Составление отчётности и закрытие смены.

Помощник руководителя компании. Работа с 6 старшими менеджерами и около 100 региональных представителей в 8 регионах Российской Федерации. Работа со сметным отделом: прием, проверка, оценка на предмет соответствия предъявляемым требованиям заявок региональных представителей на выпуск договорной документации; ведение электронной базы документооборота договорной работы; контроль выпуска КС-2, КС-3, счетов, счетов-фактур за выполненные работы, доведение их до заказчиков; Доведение заявок на получение договоров, заявок на выделение бригад по проведению ремонтных работ. Регистрация входящей и исходящей документации. Перечисление денежных средств в банках Москвы. Прием и обработка входящей электронной и бумажной корреспонденции; подготовка коммерческих предложений (до 10-15 в день); общение с представителями заказчиков, мониторинг графика выполнения взаимных обязательств, учет поступления средств на счета компании за выполненные работы; ведение претензионной работы с заказчиками; выполнение иных поручений руководителя. сдача авансовых отчетов за полученные денежные средства.

Заключение договоров, контроль за исполнением договорных обязательств, организация процедур торгов - тендеров, оформление документации

Консультация посетителей, ведение графика посещения, консультирование по телефону, разрешение вопросов поломки оборудования, расчеты с посетителями. Улаживание спорных вопросов с посетителями. Отчетность.

Ведение отчётов, общение с клиентами, работа в программе, с накладными, с принтером, регистрация карт клиентам, приём ставок, обслуживание кофестейшена, передача документации, работа с кассой, составление графиков работы.

Консультировал и продавал электронику

Работа с действующими клиентами, развитие клиентской базы, выстраивание эффективных взаимоотношений с клиентами, обработка заказов, ведение документооборота с клиентами, отслеживание дебиторской задолженности, ведение отчетности, подготовка коммерческих предложений.

Ведение документооборота; Планирование рабочего дня руководителя; Оперативное выполнение поручений руководства; Взаимодействие с арендодателями нежилых помещений, Организация встреч, собраний, корпоративных мероприятий, тренингов и т.д.; Организация и обеспечение командировок (визы, бронирование), Организация и контроль ремонтных работ подрядными организациями; Решение текущих хозяйственно-бытовых, технических вопросов.

Проведение инвентаризации, закупка необходимой продукции для работы салона, контроль товарных запасов, координация работы технических специалистов, координация работы горничных, закупка оборудования, тендерный отбор поставщиков, сокращение расходов, помощь персоналу (перевод) в общении с иностранными клиентами.

Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимала всю поступающую в компанию корреспонденцию, передавая её в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям в течение получаса с момента поступления. Принимала документы и личные заявления на подпись генеральному директору / руководителей отделов и передавала их адресату не позднее окончания текущего рабочего дня. Отвечала на телефонные звонки, фиксируя и передавая служебную информацию в соответствующие структурные подразделения, организовывала проведение переговоров генерального директора / руководителей отдела с помощью любых видов связи. По поручению генерального директора / руководителей отделов составляла письма, запросы, другие документы в заданные сроки. Выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором / руководителями отделов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Осуществляла закупку канцелярских и хозяйственных товаров ("Комус" / "Утконос) на 1 календарный месяц для всех подразделений московского представительства. Осуществляла закупку продуктов и питьевой воды в офис московского представительства компании. Контроль работы уборщицы офиса. В случае некачественного проведения уборки или наличия мусора в офисе докладывала о случившемся непосредственному руководителю. Осуществляла взаимодействие с административными структурами арендодателя офиса по вопросам ремонта, пожаробезопасности, обеспечения офиса электро/водоснабжением, заказа пропусков, информационных писем о работе в праздничные / выходные дни и т.д. Полное взаимодействие по всем вопросам с арендодателем офиса. Обеспечивала необходимыми хозяйственными принадлежностями места общего пользования офиса московского представительства компании. Обеспечивала рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, обеспечивала чистоту рабочего места (уборка на рабочем столе не менее одного раза в день) и создавала условия способствующие эффективной работе генерального директора. Организовывала приём посетителей, содействовала оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировала дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивала их сохранность и в установленные сроки сдавала в архив. Организовывала командировки сотрудников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз / приглашений и т.д (получение безналичных денежных средств / банковская карта для оплаты услуг) Составляла табель учёта рабочего времени для сотрудников офиса, шоу-рума, отдела закупок и предоставляла его по требованиям сотрудникам бухгалтерии. Информировала всех сотрудников компании, о грядущих государственных торжествах / дни рождения / рождения детей. Получала и организовывала учёт и хранение бухгалтерских документов (договора, первичные документы, заявки, товарные накладные, счета-фактуры, акты, доверенности, расходные накладные, ответственное хранение и другое / работа в Торговле, распечатка реестров, присвоение договорных номеров и взаимодействие с отделом продаж (получение оригинальных договоров и учредительных документов и их хранение) в соответствии с требованиями главного бухгалтера компании. Выполняла отдельные служебные / личные поручения генерального директора / руководителей отделов и представительств компании. Выездные поручения генерального директора и главного бухгалтера компании (получение виз, приглашений, поездки в банк и другое). Помощь отделу маркетинга (работа в программе Adobe Photoshop) Работа с поставщиками компании (Билайн, Настоящая вода, Комус, Утконос и другие) Соблюдала правила внутреннего трудового распорядка. Получала и сохраняла в тайне информацию, в том числе конфиденциальную, коммерческую тайну. Докладывала непосредственному руководителю обо всех случаях невозможности выполнить должностную инструкцию.

Формирование заказов по потребности по определенной ассортиментной группе. Поддержание доступности товара с учетом соблюдения норматива оборачиваемости и текущей потребности. Работа с поставщиками: взаиморасчеты, договоры, контроль цен.