Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Наивысших результатов обычно добиваются со временем. Я стараюсь ставить себе цель на какой-то промежуток времени и достигать ее. А если не получается, то анализировать результаты и вырабатывать новую тактику. И считаю наивысшим результатом достижение поставленной цели.

Формирование заказов поставщикам, контроль за состоянием товарного запаса магазина, планирование объемов продаж в период промо-акций, передача возвратов поставщикам, составление отчетов по продажам, списанию, недопоставкам, составление отчетов поставщикам. Кассовая дисциплина. Рекомендации по запросу

Работа с системой Глонасс; оформление, выдача, прием путевых листов. Своевременная подготовка технической документации (оформление карт на тахограф; диагностических карт, ОСАГО). Работа с почтой, внесение заявок на транспортное обслуживание, изготовление сопроводительных документов (уведомление на перевозку детей, договор-фрахтования). Выполнение поручений от диспетчеров.

Встреча посетителей. Регистрация посетителей выставок. Информирование посетителей выставок. Оформление пропуска. Отчетность. Ведение базы данных. Прием и распределение звонков.

Ведение бухгалтерского учета ОС; документальное оформление прихода ОС; ввод в эксплуатацию, перемещение и списание ОС; начисление амортизации; проведение инвентаризации с оформлением результатов.

Продажа нижнего белья и купальников. Общий план.

Осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимала всю поступающую в компанию корреспонденцию, передавая её в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям в течение получаса с момента поступления. Принимала документы и личные заявления на подпись генеральному директору / руководителей отделов и передавала их адресату не позднее окончания текущего рабочего дня. Отвечала на телефонные звонки, фиксируя и передавая служебную информацию в соответствующие структурные подразделения, организовывала проведение переговоров генерального директора / руководителей отдела с помощью любых видов связи. По поручению генерального директора / руководителей отделов составляла письма, запросы, другие документы в заданные сроки. Выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором / руководителями отделов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Осуществляла закупку канцелярских и хозяйственных товаров ("Комус" / "Утконос) на 1 календарный месяц для всех подразделений московского представительства. Осуществляла закупку продуктов и питьевой воды в офис московского представительства компании. Контроль работы уборщицы офиса. В случае некачественного проведения уборки или наличия мусора в офисе докладывала о случившемся непосредственному руководителю. Осуществляла взаимодействие с административными структурами арендодателя офиса по вопросам ремонта, пожаробезопасности, обеспечения офиса электро/водоснабжением, заказа пропусков, информационных писем о работе в праздничные / выходные дни и т.д. Полное взаимодействие по всем вопросам с арендодателем офиса. Обеспечивала необходимыми хозяйственными принадлежностями места общего пользования офиса московского представительства компании. Обеспечивала рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, обеспечивала чистоту рабочего места (уборка на рабочем столе не менее одного раза в день) и создавала условия способствующие эффективной работе генерального директора. Организовывала приём посетителей, содействовала оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировала дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивала их сохранность и в установленные сроки сдавала в архив. Организовывала командировки сотрудников компании: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз / приглашений и т.д (получение безналичных денежных средств / банковская карта для оплаты услуг) Составляла табель учёта рабочего времени для сотрудников офиса, шоу-рума, отдела закупок и предоставляла его по требованиям сотрудникам бухгалтерии. Информировала всех сотрудников компании, о грядущих государственных торжествах / дни рождения / рождения детей. Получала и организовывала учёт и хранение бухгалтерских документов (договора, первичные документы, заявки, товарные накладные, счета-фактуры, акты, доверенности, расходные накладные, ответственное хранение и другое / работа в Торговле, распечатка реестров, присвоение договорных номеров и взаимодействие с отделом продаж (получение оригинальных договоров и учредительных документов и их хранение) в соответствии с требованиями главного бухгалтера компании. Выполняла отдельные служебные / личные поручения генерального директора / руководителей отделов и представительств компании. Выездные поручения генерального директора и главного бухгалтера компании (получение виз, приглашений, поездки в банк и другое). Помощь отделу маркетинга (работа в программе Adobe Photoshop) Работа с поставщиками компании (Билайн, Настоящая вода, Комус, Утконос и другие) Соблюдала правила внутреннего трудового распорядка. Получала и сохраняла в тайне информацию, в том числе конфиденциальную, коммерческую тайну. Докладывала непосредственному руководителю обо всех случаях невозможности выполнить должностную инструкцию.

- Консультирование посетителей по программе "Переселения Соотечественников" - Работа с правовой базой - Работа с документацией - Продажа юридических услуг - Сопровождение клиентов в УФМС

Продажа аренда недвижимости Изучение спроса и предложений на рынке недвижимости Организация показа объектов Ведение переговоров, консультирование по правовым вопросам, Предоставление информации о строящихся и реализуемых объектах Согласование договорных условий, оформление брони Заключение и оформление документов (договора долевого участия на объекты строящейся недвижимости, договоров об оказании услуг, соглашения о задатке, договора аванса, предварительного договора купли-продажи, договора купли-продажи) Сбор документов для регистрации в РС

- Полная административная поддержка офиса, руководства и менеджеров компании. - Работа с внутренней документацией компании и внешней корреспонденцией; - Заказ билетов, гостиниц, заключение административно-хозяйственных договоров. - Планирование и отчётность по почтовым, транспортным и прочим административным расходам, оптимизация и контроль расходов на мобильную связь; - Ведение деловой переписки, подготовка по поручению генерального директора и административного директора запросов, писем и других документов, составление ответов авторам писем; - Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечение их качественного редактирования; - Перевод писем и другой информации как с английского на русский язык, так и с русского на английский язык по просьбе руководства и менеджеров компании.

- обслуживание клиентов; - заключение договоров возмездного оказания персональных услуг; - координация работы клуба; - работа с орг. техникой; - поддержания жизнедеятельности клуба; - решение различных конфликтных ситуаций; - работа с такими программами, как:excel, word, outlook, A&A,1c предприятие; - работа с кассовым аппаратом; - составление ежедневной отчетности по продажам

Работа с входящими и исходящими документами, приём, регистрация распределение, доведение до руководящего состава. Оформление, сканирование, копирование документов. Входящие и исходящие звонки.

- приём и регистрация заявок на заключение договоров на ТО газового оборудования с собственниками жилых помещений - подготовка договоров на ТО ВКГО с собственниками жилых помещений в установленные законодательством сроки - внесение данных по договорам на ТО ВКГО в базу 1С, формирование и ведение базы договоров на ТО ВКГО с собственниками помещений - формирование и выставление квитанций на оплату работ по ТО ВКГО с собственниками квартир, обработка оплаченных квитанций - формирование отчётов по поступившим платежам в установленные сроки - досудебная работа с должниками, своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и принятие мер по её взысканию - подготовка пакета документов для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке - подготовка писем в органы местного самоуправления, надзорные органы по вопросам заключения договоров Ключевые достижения: - повышение эффективности работы абонентского отдела, за счет внедрения многих процессов (процесс заключения договора, уведомление собственника, и.т.д.) - осуществление перехода с обычной почты на электронную при заключении договоров с собственниками из других городов. Как результат на 15% увеличена выполняемость плана абонентского отдела. - активная помощь и сотрудничество с руководителями управляющих компаний, жилищной инспекцией, администрацией Новгородской области

• Приём и распределение входящих звонков • Приём и распределение входящей электронной почты, отправка электронных писем • Приём и распределение входящей корреспонденции, отправка корреспонденции почтой России • Печать писем, документов • Сканирование и ксерокопирование документов • Встреча посетителей • Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров, расходных материалов) • Подготовка к выставкам (создание и печать прайс-листов, листовок, буклетов, запись информации на диски) • Помощь менеджеру по рекламе в подборе и отправке фотографий и материалов для размещения в рекламных изданиях • Обеспечение торговых точек наглядными материалами (изготовление ценников, буклетов, объявлений о скидках и акциях)

Обеспечиваю документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению генерального директора готовлю проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. По поручению генерального директора печатаю служебные материалы и веду базу данных. Готовлю совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Организую командировки сотрудников: заказываю авиа- и железнодорожные билеты, бронирую гостиницы. Организую обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организую их приемку, учет, хранение и выдачу. Осуществляю контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Координирую и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании).

Входящая и исходящая корреспонденция, прием звонков. Перевод технической и коммерческой документации, справочники, контракты и т.д. Сотрудничество с транспортными (логистическими) компаниями, отправка посылок и документации через DHL или другими почтовыми службами. Travel поддержка сотрудников компании и иностранных коллег (Индия). Введение бухгалтерской отчетности. Введение полной отчетности для иностранных коллег (расходники, чеки, платежные поручения и т.д.). Выполнение поручений Главы представительства. Деловая переписка с клиентами компании как на русском, так и на английском языке. Участие в подготовке профильной выставке Интерпластика 2017. Обеспечение офиса необходимой канцелярией и прочих потребностей. Встреча потенциальных клиентов, чай и кофе.

- Эффективное управление работой магазина, проведение мониторинга и контроль продаж, ассортимента, качества товаров; - Набор и развитие персонала, стимулирование к перевыполнению планов, создание позитивного настроя к работе и внимательно относиться к возникающим проблемам; - Составление графиков работы, ведение табеля рабочего времени; - Вести полную документацию магазина и формировать отчетность для центрального офиса; контроль выкладки товара согласно принятым в компании стандартам (мерчендайзинг), предоставление еженедельных отчетов; - Проведение инвентаризаций, переоценок продукции и контроль правильности цен товара; - Обеспечение сохранности ТМЦ и денежных средств; - Планирование рабочего дня руководителя; - Организация рабочего места руководителя; - Сопровождение руководителя как переводчик - работа с таможней по импорту товаров

Ведение первичной документации (приход, расход, упд, товарные накладные, счета- фактуры). Подготовка товаросопроводительной документации для водителей. Ведение баз данных (корректировка и уточнение информации). Сканирование документов. Работа в программе Домино 8.

Организация хозяйственной деятельности, делопроизводство, документооборот. Обеспечение сохранности материальных ценностей, осуществление работы по приему и отпуску ТМЦ, учет и движение на складе ТМЦ, участие в проведении инвентаризации. Контроль выполнения поставленных задач, управление персоналом, распределение обязанностей среди подчиненных.

Административно-хозяйственная работа по практике (заказ канц.товаров, оборудования, техники, мебели), Оформление/согласование договоров и их проводка. Сбор документов со стороны заказчика. Работа в 1С /8/-Предприятие СЭД и ЗУП. Тесное взаимодействие с бухгалтерией, юр.отделом и кадрами. Работа в программах Альфреско, Джира и Оutlook. Организация корпоративных мероприятий и питания сотрудников. Бронирование гостиниц, ж/д и авиабилетов, переговорных. Заведение заявок на курьерскую службу, командировки, подарки. Подготовка еженедельных, ежемесячных отчетов по такси, питанию, мобильной связи, фитнес клубах, ДМС, а так же предоставление сведений по больничным, отпускам и отсутствующим сотрудникам. Помочь в верификации баз по системе ААBBYY FlexiCapture. Тестирование баз ЕСМ и выявление багов, а так же их описание с передачей на доработку. Помощь по проектам менеджерам, сотрудникам и руководителю практики.

Кадровое делопроизводство, учет иностранных граждан, подбор персонала.

- Работа с входящей / исходящей корреспонденцией; - Работа в программе 1 с (занесение счетов, внутренние перемещения, выписка денежных средств, подготовка авансового отчета); - Руководство и контроль работы: секретарей, водителей, склада, уборщиц, курьеров; - Координация и оценка их деятельности; - Разработка должностных инструкций, совместно с отделом по подбору персонала; - Учёт рабочего времени, составление графика отпусков, также их согласование; - Выдача з/п сотрудникам департамента; - Работа с экспресс службами (flippost, DHL); - Travel support; - Обеспечение жизнедеятельности офиса; - Контроль рационального расходования средств, выделяемых на административно-хозяйственные цели: канцтоваров, товаров для офиса, мебели, такси, курьерских услуг, услуг по доставке грузов и корреспонденции, тревэл-поддержке); - Организация рабочих мест, оптимизация и согласование рабочего пространства; - Обеспечение сохранности документов и подготовки их а сдаче в архив в установленные сроки; - Работа с задачами в программе Эскада, отрс, s1; - Контроль исполнения распоряжений.

Сканирование бухгалтерских документов м-нов "7 Континент" и обработка их в электронном виде по специальным программам.

С декабря 2013 по май 2014 работала в должности секретаря. В мае 2014 переведена на должность помощника руководителя. Обязанности: Прием, распределение звонков. Документооборот: - регистрация входящей и исходящей документации, приказов, распоряжение; - внесение данных в систему управления Адванта. Документальное сопровождение сотрудников в командировку: - бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц; - составление командировочных документов (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание); - составление авансового отчета по итогам командировки. Заказ канцелярских товаров. Заказ разовых и постоянных пропусков. Взаимодействие с арендодателем. Взаимодействие с курьерскими службами. Работа в outlook express. Работа с офисной техникой: принтер, сканер, мини-АТС.