Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Ведение документооборота; Обработка корреспонденции; Оперативное выполнение поручений/распоряжений руководителя; Заказ и бронирование билетов; Организация встреч, совещаний и прием посетителей; Размещение вакансий через СМИ (газету, интернет); Подбор персонала на вакантные должности; Решение организационных вопросов; Жизнеобеспечение офиса; Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников компании; Прием и распределение телефонных звонков, поступающих в компанию; Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация; Работа с курьерами.

- сбор информации про выполнение магазинами сети целей по товарообороту и их соответствие стандартам качества (инструменты: фотоотчеты, чеклисты супервайзеров, выгрузка данных из системы и формирование на их основании отчетов по установленной форме) - выявление у магазинов отклонений от целей и предъявляемых к ним стандартов качества - отработка выявленных отклонений с магазинами и смежными отделами (при необходимости)

Входящие-исходящие звонки, запись пациентов. Консультирование по услугам и акциям клиники. Встреча пациентов, документальная отчетность. Работа в программе IDENT

Приём и распределение звонков, получение/отправка электронной почты, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, взаимодействия с курьерскими службами, заказ канцелярских товаров, выполнение поручений руководителя, составление ежемесячных и еженедельных отчетов для бухгалтерии, контроль за счетами для оплаты, распределение доставок и контроль курьера, подготовка писем для отправлений, печать документов, ведение актов-сверок с поставщиками. Поддержание порядка в офисе. Взаимодействие с арендодателем по различным вопросам (в том числе по вопросам ремонта). Распределение документации и многое другое. Организация и координация деловых поездок (бронирование билетов, гостиниц).

Прием и консультирование физических и юридических лиц, ведение реестра нотариальных действий, составление проектов документов, а именно: доверенности (передоверия), заявления, согласия, обязательства, завещания, подлинность подписи на документах, договоры займа, договоры дарения, договоры мены, ДКП долей в уставном капитале общества, подготовка документов для сделок с банком, передача документов после государственной регистрации в банк, банковские карточки для ИП, юр. лиц, заверение копий документов, передача заявлений и других документов юр. лиц в налоговую инспекцию путем ЭЦП, передача заявлений сособственникам о продаже, подготовка копий наследственных дел для суда, некоторые документы для наследственных дел, ведение архива, годовой отчет нотариуса для нот. Палаты и многое другое. Совместно с этим, последние два года, выполняла функции старшего администратора.

ПК, оргтехника в работе секретаря, мини АТС (прием, поиск информации в интернете, координация работы курьера, жизнеобеспечение офиса, прием посетителей (чай, кофе), подготовка к совещаниям, переговорам, заказ билетов, поиск сотрудников

Обязанности: выполнение поручений руководителя осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе составление проектов документов,   обеспечение офиса канцелярией, хозяйственными товарами контроль за работой обслуживающего персонала; работа с корреспонденцией (регистрация входящих и исходящих документов в большом объеме, своевременная отправка писем, документации).  работа с бухгалтерскими документами первичная обработка, работа в 1с8.3, работа с таблицами в excel, работа в word, выполнение поставленных задач в KPI; распределение звонков по офису, работа с входящими/исходящими звонками выполнение поручений руководителя (чай/кофе, заказ жд/авива билетов) ведение электронной переписки размещение вакансий через СМИ операции с оргтехникой выдача пропусков арендаторам (ламинирование)

Должностные обязанности: Административная поддержка работы юристов; Прием и распределение звонков; Введение деловой переписки и подготовка писем к отправке; Регистрация входящей корреспонденции; Работа с документами (ксерокопирование, сканирование, опись, брошюровка); Составление доверенностей; Составление табелей посещаемости; Ежедневное составление плана поездок курьера; Введение электронного документооборота; Заказ канцелярии на весь департамент; Работа с почтовыми отделениями, нотариальными конторами, гос. учреждениями по рабочим вопросам; Выполнение служебных поручений руководителя

1) Выполнение работы по обеспечению деятельности проректора. 2) Обеспечение поддержки взаимодействия с проректором представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирование графика заседаний и представительств проректора на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечение его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях. 3) В пределах предоставленных полномочий координирование работы структурных подразделений образовательного учреждения, руководство подчиненными исполнителями. 3) Ведение деловой переписки с организациями. 4) Получение необходимых сведений для проректора от структурных подразделений образовательного учреждения, вызов на прием работников по его поручению. 5) Принятие и передача телефонограммы, запись сообщений и доведение их до сведения адресатов. 6) Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем. 7) Ведение делопроизводства, принятие корреспонденции, поступающей на имя проректора, систематизация ее и доклад (оповещение) ему о результатах выполнения принятых решений. 8) Передача документов в структурные подразделения образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществление контроля за сроками исполнения поручений. 8) Организация приема посетителей, содействие оперативному рассмотрению их предложений и просьб. 9) В пределах предоставленных прав представление проректора в иных организациях.

Кол-во офисов: 15 Численность сотрудников: 450 человек • Организация и открытие офисов с нуля; • Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов с арендодателями офиса и обслуживающими организациями: освещение, вентиляция, температурный режим, противопожарная безопасность и т.п.; • Обеспечение соблюдения политик и процедур компании в области административно-хозяйственной деятельности; • Снабжение структурных подразделений компании необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, продуктами питания; • Организация и контроль их приобретения по оптимально выгодным ценам, а также обеспечение рационального расходования; • Оптимизация офисного пространства, комфорта, рабочих мест и зон общего пользования, работа с дизайном и эргономикой; • Контроль за рабочим состоянием офиса и Vip-зоны (приемная Генерального директора). Ежедневная проверка офиса на выявление поломок, протечек, с последующим контролем их устранения; • Прием заявок от сотрудников на устранение мелких и иных поломок; • Ежедневный контроль состояния переговорных комнат в течение рабочего времени; • Ежедневный контроль и организация качественной уборки офиса: Vip-зоны (приемная Генерального директора), рабочих мест и общественных зон; • Обеспечение оперативного управления закупками: продуктов питания; питьевой воды, канцелярских принадлежностей; световых расходных материалов; мебели и иного оборудования; хозяйственного инвентаря; бытовой техники; • Организация рационального распределения и выдачи канцелярских товаров, расходных материалов согласно текущим запросам сотрудников; • Ежемесячное ведение отчетов в электронных таблицах по расходу потребления: продуктов питания, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря; • Сдача в ремонт гарантийного оборудования; • Организация и контроль ПТО оборудования (кофемашин, кулеров, счетных машин, бытовой техники и системы кондиционирования); • Организация питания сотрудников (включая печать талонов и контроля выдачи подотчет); • Заключение договоров с контрагентами, внесение в программу 1С в рамках Административно-хозяйственного отдела, а также своевременный контроль на всех этапах согласования в соответствии с процедурами компании; • Своевременное оформление счетов в программе 1С, соблюдение сроков оплаты, предоставление в бухгалтерию закрывающих документов; • Проведение переговоров с поставщиками для решения оперативных вопросов; • Обеспечение сотрудников визитными карточками (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Обеспечение офисов печатями и штампами (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Оформление ежегодной подписки на печатные и электронные издания для топ-менеджеров (ежегодное согласование списка изданий, поставщиков услуг, заключение и продление договоров, контроль получения своевременной прессы, оплаты счетов и предоставления закрывающих документов в бухгалтерию); • Организация взаимодействия с отделениями Почты России, включая: (своевременное заключение договоров, оплаты счетов за почтовые услуги, хранение корреспонденции, доверенностей и др. связанные вопросы); • Контроль работоспособности системы кондиционирования помещений с последующей организацией устранения неполадок; • Организация и контроль уничтожения конфиденциальных документов; • Организация и контроль проведения плановой химчистки: напольных покрытий, мебели, занавесок и жалюзи; • Контроль и участие в проведении плановых и внеплановых косметических ремонтов, а также устранении аварийных поломок (канализационной системы, протечек кровли, отключение электроэнергии, и иных поломок); • Написание инструкций для пользования бытовой техникой для сотрудников компании; • Организация и контроль проведения дезинсекции по мере необходимости; • Организация букетных композиций в офисы компании по запросу руководителя; • Оформление автомобильных пропусков для действующих сотрудников, а также контроль наличия свободных мест для рядовых сотрудников, руководителей и гостей компании; • Организация/управление другими процессами в соответствии с потребностями офиса; • Оказание содействия сотрудникам компании в решении срочных и спорных вопросов в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Организация и ведение статистического учета имущества компании по направлениям деятельности; • Принятие участия в организации доставки расходных материалов между офисами компаний холдинга по запросу сотрудников; • Ведение учета материальных ценностей имущества компании и контроль за их сохранностью; • Подготовка актов приема передачи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся материалов и др.; • Несение материальной ответственности за расходование наличных средств на нужды компании и представительские расходы; • Участие в формировании бюджета в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Проведение основной ежегодной и промежуточной инвентаризации по мере необходимости; • Организация и контроль транспортировки имущества компании; • Координация встречи гостей в дороге, офисе, обеспечение обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, хозяйственное обеспечение и обслуживание совещаний, подготовка переговорных комнат в период проведения конференций, семинаров и других мероприятий; • Своевременное оповещение руководства для принятия мер по оперативным и срочным вопросам связанных с Административно-хозяйственным отделом и т. д.; • Выполнение разовых и неотложных поручений руководителя и ассистентов первых лиц компании; • Урегулирование спорных вопросов.

Мониторинг специализированных торговых площадок; Подготовка и участие в тендерных и закупочных процедурах; Подготовка тендерной документации, коммерческих предложений; организация закупок МТР (оборудования, запасных частей и пр.).

Выполнение личных поручений директора, календарь встреч, своевременное предоставление отчетов от руководителей отделов офиса, выполнение поставленных задач в срок, организация встреч с контрагентами, совещаний с ведением протокола. Строгий контроль и полная конфиденциальность при регистрации вход/исход писем, регистрация приказов. Сбор документов на подпись. Взаимодействие с управляющими ресторанов компании (обеспечение точек необходимыми документами, инвентарем). Контроль работы курьеров, взаимодействие с бухгалтерией (своевременное поступление счетов от исполнителя, оплата, доставка). Ведение табеля и ЛУРВа по точкам, контроль работы техников. Мониторинг договоров (оперативное согласование, преобразование их в электронный вид). Взаимодействие с администрацией БЦ офиса (пропуска на сотрудников, авто, контроль выставляемых счетов). Обеспечение офиса Всем необходимым: вода, хозтовары, канцтовары, офисная техника, мебель, заправка картриджей, техническое состояние помещения.

Рассмотрю график работы: Пн-пятн. (субб. и воскр. выходные) с 9:00-18.00! Без разьездов, спасибо. * Ответственная; инициативная, коммуникабельная, активная, нацеленна на результат; Территориально ЮАО, с фиксированным окладом, знание: excel, word, crm, 1С в битриксе 24, почта Outlook. Обучение и повышение квалификации для специалистов в области управления персоналом и трудовых отношений. Телефонные звонки входящие исходящие, по всем городам России. Подготовка коммерческих предложений и их сопровождение Ведение сделок в crm, ведение переговоров, заключение договоров Полное сопровождение сделки, с момента выставления коммерческого предложения до закрытия (ведение документооборота) Расширение клиентской базы, Выполнение плана продаж Семинаров, курсов, вебинаров. Планирование и отчетность. Звонки, счета, договора, акты, по клиентам через битрек 24 Присутствие на семинарах, знакомство с клиентами.

- Ведение делопроизводства; - Встреча и размещение посетителей; - Выписывание доверенностей; - Выполнение копировальных работ; - Выполнение работ по обеспечению сотрудников компании канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами; - Выполнение служебных поручений руководства; - Консультирование клиентов; - Прием и распределение телефонных звонков; - Прием, учет и регистрация документов; - Работа с входящей и исходящей корреспонденцией; - Прием заказов по телефону и электронной почте; - Наполнение интернет-магазина товарами и корректировка информации. - Продажа автосигнализаций, брелков и других комплектующих.

Оказывать помощь клиентам в подборе и приобретении товара; поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте и в салоне продаж; обслуживание покупателей на кассе; выкладка товаров.

- Руководить работниками отдела. - Обеспечивать подразделения компании мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта. - Организация и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. - Организация и оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения предприятия, а также вести учет их расходования и составлять установленную отчетность - Контроль и рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. - Осуществление взаимодействия с руководителями всех подразделений предприятия по вопросам хозяйственного обслуживания. - Вынесение на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению хозяйственного обслуживания предприятия и его подразделений. - Подписание и визирование документов в пределах своей компетенции. - Выносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении подчиненных ему работников; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий. - Сообщать руководителям подразделений предприятия об имеющихся в работе возглавляемых ими подразделений недостатках (перерасход материалов и средств, порча оборудования и инвентаря) и требовать их устранения. - Полная административная и информационная поддержка руководителя. - Планирование и контроль рабочего графика руководителя. - Travel- поддержка (заказ билетов, бронирование, визовая поддержка). - Ведение документооборота в полном объеме, прием/отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, сканирование, направление документации и поручений руководства сотрудникам Банка, контроль за исполнением поручений. - Печатные и копировально-множительные работы. - Работа с офисной мини-АТС, оргтехникой (факс, сканер, принтер, копировальный аппарат). - Контроль и фиксация поручений и распоряжений. - Выполнение личных поручений. - Прием и распределение входящих звонков. - Встреча посетителей (чай, кофе), предоставление им необходимой информации. - Оповещение участников встреч и совещаний о времени, месте, повестке мероприятия

Оформление иностранных граждан, полное соблюдение законодательства по ИГ. Проверка документов при приеме на работу, подготовка и сдача уведомлений о приеме, увольнении в УФМС, отслеживание сроков действия документов иностранных граждан.

Заключение договорных отношений, ведение первичной документации в 1С, делопроизводство, выполнение поручений руководителя

- прием и оформление заказов по телефону, электронной почте, - Исходящие звонки клиентам - консультации клиентов по телефону, электронной почте и в он-лайн чате c последующим оформлением - Решение сложных вопросов с клиентами - оформление необходимых документов, почтовых бланков, сбор посылок, отправка почтой, транспортными компаниями и тд - организация работы курьерской службы. - отслеживание доставки товаров - работы с контентом на сайте, например: изменение цены, добавление акций, создание статей, описание товара, создание видео контента и размещения в вк и YouTube - организация и развитие групп в соц сетях - выполнение поручений руководителя - Общение с поставщиками и со складом - Обслуживание клиентов в офисе, выдача самовывозов - Работа с предоплатчиками - Введение кассы - Выкладка товара - Проведение инвентаризаций - Работа в базе Word, Excel, Мой склад

Организация и ведение продаж, планирование и аналитическая работа, обеспечение продаж, контроль отгрузок продукции клиентам. Приём входящей информации (телефонные звонки, устная информация), фиксирование данных, передача информации руководству и сотрудникам компании). Обеспечивает документооборот компании: - входящая и исходящая корреспонденция. Участвует в организации подготовки совещаний, планёрок, проводимых руководством.

Ведение кадровой работы в полном объеме, работа с 6 юридическими лицами, участок более 300 человек: - оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений, личных карточек Т-2; ведение личных дел; - ознакомление сотрудников с ЛНА; прием, перевод, увольнение сотрудников; - своевременное внесение данных по персоналу в базу 1С: 8.2, 8.3; - ведение кадровых журналов, трудовых книжек; - оформление больничных листов, подсчет трудового стажа, учет рабочего времени; - работа с удаленными сотрудниками; - составление графика отпусков и его соблюдение, оформление отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, досрочный выход на работу; - проведение аудита, восстановление кадровой документации; - участие в проверках по аккредитации и подтверждении компетентности и стажа работников; - работа с ПК и оргтехникой, др.

Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Делопроизводство, различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Прием документов и личные заявления на подпись руководителя, подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организация приема посетителей, телефонных переговоров, выполнение отдельных служебных поручений руководителя. Работа с мини АТС, ксерокс, работа с программами Word, Excel, Microsoft Outlook, документооборот, интернет.