Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Прием и распределение звонков, входящие звонки, формирование отгрузочных документов, документов на оплату (в программе 1С), работа с оргтехникой (принтер, сканер, работа на Мини- АТС; прием, отправка и распределение писем, встреча гостей, подготовка совещаний проводимых руководителем (сбор необходимых материалов и оповещение участников о времени), выполнение поручений руководителя.

Подготовка документов для получения визы в США Заполнение анкеты on-line в компьютере Подготовка документов для оплаты визовых сборов Запись заявителя на собеседование Подготовка запроса на срочное собеседование Контакт с call-center по различным вопросам Отслеживание всех этапов получения визы

Организация деловых командировок руководства. Подготовка внутренней документация федерации. Организация работы офиса. Ведение деловой переписки на англ. языке. Лицензирование и регистрация спортсменов на сайте международной федерации фехтования.

Работа в программе DOL, установка этой программы, регистрация абонентских договоров. Составление отчетов о прибыли, счет заработной планы, работа в 1С, составление реестров, подготовка к сдаче их в копанию Билайн, организация жизнедеятельности офиса, работа с оргтехникой, отладка технического оборудования. Отличное знание Excel работа с большим объемом данных написание сложных формул сводные таблицы применение различных функций ВПР, ЕСЛИ и т.д.

- Ведение делопроизводства компании, в полном объёме - Работа с первичными бухгалтерскими документами, контроль оплаты счетов - Подготовка доверенностей к нотариальному заверению и внутреннему использованию - Подготовка полного комплекта документов для банков, для открытия банковского счета и банковских карточек - Пользователь программы 1С, блок кадры, подготовка приказов на прием, увольнение, отпуска, командировки, составление графика отпусков, ведение табеля учета рабочего времени (суммированный учет рабочего времени, вахтовый метод), расчет сверхурочных часов, оформление приказ на переработку - Контроль над своевременным рассмотрением и подачей документов структурными подразделениями и физическими лицами, проверка и качественное редактирование проектов документов, подписываемых генеральным директором - Управление всеми административными обязанностями по поддержке московского офиса, других подразделений и их сотрудников - Прием и диспетчеризация телефонных звонков (через офисную АТС) - Организация встреч с клиентами, телефонных переговоров, организация конференц коллов. - Организация деловых поездок по России и за границу, визовая поддержка. Организация деловых поездок сотрудников ITT и других компаний по России и СНГ - Обеспечение приобретения офисного оборудования, материально-техническое обеспечение и техническое обслуживание офиса - Сотрудничество с медицинскими страховыми компаниями и отслеживание информации по регистрации и продлению страховок для сотрудников и их семей - Ведение личных дел сотрудников, включая информацию о сотрудниках, документооборот по аренде жилья и прокату автомобилей, медицинское страхование - Заказ визиток, каталогов, сувениров, пропусков. Отправка DHL и Пони-экспресс-почтой и т. д. - Ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности и личному составу, регистрация входящей и исходящей документации - Организация командировок генерального директора и сотрудников компании - Контроль счетов за мобильную связь (Мегафон, MTC).

Консультирование покупателей, выкладка товара, отчетность, контроль за порядком выделенной територии

Работа в региональном отделе. Помощь ведущему менеджеру в работе с Vip клиентами. Непосредственное общение с клиентом, консультация, выставление счетов и оформление отгрузочных документов. Работа с договорами, дебиторской задолжностью. Отчетность по продажам, товарообороту. Помощь в проведении акций для клиентов и выставок.

Секретарские обязанности, работа на компьютере, оформление писем, договоров, подача статистических деклараций, знание оргтехники, мини АТС, сканер, закупка канц.товаров, заказ питьевой воды.

- ежедневное составление плана оплат поставщикам и контрагентам, с указанием сроков для дальнейшего согласования с руководителем; - работа в программе "Клиент-банк"; - работа в программе 1С Бухгалтерия, 1С Расчет Зарплаты; - оформление выписок по счетам; - осуществление безналичных переводов денежных средств со всех счетов компании, открытых в банках; - создание, отправка и контроль за исполнением платежных поручений; - учет договоров с контрагентами; - начисление заработной платы; - расчет налогов

- организация встреч с ключевыми лицами предполагаемых контрагентов. Обсуждение и поиск путей оптимального, взаимовыгодного сотрудничества (проведение мониторинга компаний, переговоры, заключение договоров, решение спорных вопросов). - размещение подразделений компании, планирование и организация переездов. - организация административно-хозяйственного обеспечения работы компании. - планирование, контроль и надлежащее обеспечение хозяйственного и технического обслуживания офиса. - организация закупок, перевозок мебели, оборудования, спецодежды, в соответствии с заявками строительных объектов. - совместно с отделом охраны труда ежемесячный выезд на строительные объекты – проверка бытовых строительных городков. - проведение инвентаризации, списание и утилизация основных средств. - заключение договоров, контроль качества предоставляемых услуг, проводимых работ, поставляемых товаров. - объем работы в 1С (закрепление мц за сотрудниками, накладные, акты). - контроль сохранности документов, обеспечение конфиденциальности входящей и исходящей информации. - организация и ведение делопроизводства – регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, ведение договоров с почтой России. - обеспечение работы оргтехники в офисах (профилактика, ремонт), закупка новой, при необходимости. - travel support (заказ билетов через компанию-партнера). - набор сотрудников и их обучение. - на время отсутствия кладовщиков, выполнение их обязанностей. - обеспечение сотрудников мобильной и интернет связью. Ведение договоров с интернет провайдерами, подбор оптимальных тарифов. - логистика и оптимальное использование имеющихся автомобилей (3 шт). Контроль выполнения маршрутов (мониторинг трекеров). - ведение табеля учета рабочего времени сотрудников. - выполнение поручений руководителя (Генерального директора). - представление интересов компании в СРО, налоговых инспекциях, судах.

- Прием, учёт, организация хранения товара, оформление торгового зала. Руководствуясь локальными нормативными актами, правилами и стандартами мерчандайзинга; - Ведение товарного учёта (1С8 розница) и подготовка отчётности, соблюдая порядок внутреннего документооборота компании. Составление и оформление товарных отчётов, актов на брак, пересортица товаров и приемо-сдаточных актов при передачи ТМЦ; - Контроль исправности работы оргтехники и правила эксплуатации ККМ; - Знание основ экономического анализа. Введение планово- учётной документации компании (Word, Excel) - Обучение и контроль работы персонала, руководствуясь методическими материалами, распоряжениями и указаниями вышестоящего руководителя; - Взаимодействие с арендодателями, курьерскими службами, удаленными офисными подразделениями (офис СПб).

Встреча клиентов, оформление автомобиля в ремонт, консультирование по вопросам наличия имеющихся услуг, предоставление клиентам информации об условиях и стоимости ремонта, проводимых специальных акциях, о наличии бонусных программ. Работа с программой 1С. Телефонные переговоры, ведение записи клиентов на ремонт, ведение клиентской базы. Исходящие "холодные" звонки потенциальным клиентам по базам данных. Первичная бухгалтерия. Составление и заключение договоров для обслуживания автомобилей юридических лиц. Ведение архива документов и различных клиентских баз. Работа с мастером-приемщиком, с мастером слесарного цеха, менеджером по гарантии, менеджерами по продажам автомобилей, менеджерами по продаже запасных частей и мастерами кузовного цеха.

Ведение электронного и бумажного документооборота:прием, обработка входящей/исходящей корреспондениции, регистрация документов;прием распеделение входящих исходящих телефонных звонков, выполнение поручений руководства.

Заказ, прием товара, выдача товара, комплектация, учет, сбор, адресное хранение, инвентаризация.

Работаю частным мастер по уходу за ресницами и бровями.

Интернет продажи, Продажи с салона МАГАЗИНА, шоу-рум., Обеспечение жизнедеятельности Офиса, Проведение Инвентаризации, учет склада и офиса, (поддержание складских остатков) оформление заказов на производство) Телефонные консультации, (Работа в 1 С.выписка счетов, товарных накладных и т.д.) Работа с курьерскими службами, Организация доставки товара. Прием и распределение корреспонденции. Документооборот. Решение конфликтных ситуаций. Административно-хозяйственная деятельность (заказ канцелярии, воды, поддержание порядка в офисе и т.д.) Внутренняя логистика (управление) Прямые продажи.

Кол-во офисов: 15 Численность сотрудников: 450 человек • Организация и открытие офисов с нуля; • Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов с арендодателями офиса и обслуживающими организациями: освещение, вентиляция, температурный режим, противопожарная безопасность и т.п.; • Обеспечение соблюдения политик и процедур компании в области административно-хозяйственной деятельности; • Снабжение структурных подразделений компании необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, продуктами питания; • Организация и контроль их приобретения по оптимально выгодным ценам, а также обеспечение рационального расходования; • Оптимизация офисного пространства, комфорта, рабочих мест и зон общего пользования, работа с дизайном и эргономикой; • Контроль за рабочим состоянием офиса и Vip-зоны (приемная Генерального директора). Ежедневная проверка офиса на выявление поломок, протечек, с последующим контролем их устранения; • Прием заявок от сотрудников на устранение мелких и иных поломок; • Ежедневный контроль состояния переговорных комнат в течение рабочего времени; • Ежедневный контроль и организация качественной уборки офиса: Vip-зоны (приемная Генерального директора), рабочих мест и общественных зон; • Обеспечение оперативного управления закупками: продуктов питания; питьевой воды, канцелярских принадлежностей; световых расходных материалов; мебели и иного оборудования; хозяйственного инвентаря; бытовой техники; • Организация рационального распределения и выдачи канцелярских товаров, расходных материалов согласно текущим запросам сотрудников; • Ежемесячное ведение отчетов в электронных таблицах по расходу потребления: продуктов питания, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря; • Сдача в ремонт гарантийного оборудования; • Организация и контроль ПТО оборудования (кофемашин, кулеров, счетных машин, бытовой техники и системы кондиционирования); • Организация питания сотрудников (включая печать талонов и контроля выдачи подотчет); • Заключение договоров с контрагентами, внесение в программу 1С в рамках Административно-хозяйственного отдела, а также своевременный контроль на всех этапах согласования в соответствии с процедурами компании; • Своевременное оформление счетов в программе 1С, соблюдение сроков оплаты, предоставление в бухгалтерию закрывающих документов; • Проведение переговоров с поставщиками для решения оперативных вопросов; • Обеспечение сотрудников визитными карточками (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Обеспечение офисов печатями и штампами (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Оформление ежегодной подписки на печатные и электронные издания для топ-менеджеров (ежегодное согласование списка изданий, поставщиков услуг, заключение и продление договоров, контроль получения своевременной прессы, оплаты счетов и предоставления закрывающих документов в бухгалтерию); • Организация взаимодействия с отделениями Почты России, включая: (своевременное заключение договоров, оплаты счетов за почтовые услуги, хранение корреспонденции, доверенностей и др. связанные вопросы); • Контроль работоспособности системы кондиционирования помещений с последующей организацией устранения неполадок; • Организация и контроль уничтожения конфиденциальных документов; • Организация и контроль проведения плановой химчистки: напольных покрытий, мебели, занавесок и жалюзи; • Контроль и участие в проведении плановых и внеплановых косметических ремонтов, а также устранении аварийных поломок (канализационной системы, протечек кровли, отключение электроэнергии, и иных поломок); • Написание инструкций для пользования бытовой техникой для сотрудников компании; • Организация и контроль проведения дезинсекции по мере необходимости; • Организация букетных композиций в офисы компании по запросу руководителя; • Оформление автомобильных пропусков для действующих сотрудников, а также контроль наличия свободных мест для рядовых сотрудников, руководителей и гостей компании; • Организация/управление другими процессами в соответствии с потребностями офиса; • Оказание содействия сотрудникам компании в решении срочных и спорных вопросов в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Организация и ведение статистического учета имущества компании по направлениям деятельности; • Принятие участия в организации доставки расходных материалов между офисами компаний холдинга по запросу сотрудников; • Ведение учета материальных ценностей имущества компании и контроль за их сохранностью; • Подготовка актов приема передачи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся материалов и др.; • Несение материальной ответственности за расходование наличных средств на нужды компании и представительские расходы; • Участие в формировании бюджета в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Проведение основной ежегодной и промежуточной инвентаризации по мере необходимости; • Организация и контроль транспортировки имущества компании; • Координация встречи гостей в дороге, офисе, обеспечение обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, хозяйственное обеспечение и обслуживание совещаний, подготовка переговорных комнат в период проведения конференций, семинаров и других мероприятий; • Своевременное оповещение руководства для принятия мер по оперативным и срочным вопросам связанных с Административно-хозяйственным отделом и т. д.; • Выполнение разовых и неотложных поручений руководителя и ассистентов первых лиц компании; • Урегулирование спорных вопросов.