Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Вела учет: входящей и исходящей документации отдела (текущий архив); реестр договоров (на бумажном и электронном носителях). Контролировала сроки исполнения поручений, предписаний, подготовки ответов в организации, органы исполнительной власти, гражданам. Составляла, оформляла и согласовывала (при необходимости) письма, запросы, служебные записки, приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные документы, согласно ГОСТ и утвержденным ЛНА Организации. Осуществляла протоколирование совещаний (оповещение приглашенных лиц, бронирование переговорных комнат, ведение протокола, его согласование с заинтересованными лицами и ознакомление участников совещания). Обеспечивала жизнедеятельность Организации, а именно: координировала уборку помещений и прилегающей территории, обеспечивала водой и канцтоварами, координировала выполнение работ по мелкому ремонту мебели и/или ее перемещению. Инициировала заключение договоров и дополнительных соглашений со стороны заказчика (оформляла закупочную документацию: технические задания, проекты договоров, расчеты НМЦ), согласно 223-ФЗ и 44-ФЗ. Согласовывала закупочную документацию и дополнительные соглашения внутри Организации (взаимодействовала с юридическим отделом, бухгалтерией, службой безопасности, отделом закупок). Контролировала сроки оплаты действующих договоров, проводила проверку первичной бухгалтерской отчётности, поступающей от контрагентов. Запрашивала, подготавливала и анализировала сводную информацию из обособленных структурных подразделений. В работе использовала информационно-правовые системы: «Консультант плюс», «Гарант», и прочие интернет сайты. Оформляла заявки на оплату услуг в единой информационной системе казначейства (ЕИСК). Осуществляла организацию приема посетителей (заказ пропусков). Обучала и проводила адаптацию новых сотрудников отдела. Составляла: табеля, и графики рабочего времени, графики отпусков сотрудников. Подготавливала презентации о деятельности отдела.

Работа с журналистами (инициирование запросов предоставление/предложение комментариев спикеров наших клиентов). • Составление, актуализация баз данных. • Мониторинг СМИ. • Подготовка отчетов в виде презентаций. • Работа на пресс-мероприятиях (как с субподрядчиками, так и организация самого мероприятия). • Составление календарей мероприятий. • Составление новостных дайджестов. • Распространение, размещение пресс-релизов. • Отслеживание упоминаний клиентов в СМИ.

ЕКИС, УАИС Бюджетный учёт и т.д.

• Подготовка документов, презентаций, планирование рабочего дня руководителей, бронирование переговорных, взаимодействие с службами эксплуатации здания, IT специалистами и службами, обеспечивающими пропускной режим. • Организация служебных поездок. • Ведение делопроизводства. • Ведение календаря директора. • Прием и регистрация корреспонденции от курьерских служб. • Прием и распределение входящих звонков, работа с оргтехникой. • Знание офисных программ: Microsoft Office Word ПК (Excel, Outlook, Power Point), знание техники. • Обеспечение жизнедеятельности офиса. Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов офиса. • Ведение документооборота. • Контроль клининга. • Координация работы водителей и курьеров компании.

Ведение ежедневной отчетности (учет лабораторных работ, контроль прихода ухода сотрудников, журнал заказов). Встреча пациентов (чай кофе Прием входящих телефонных звонков, консультирование по услугам клиники Предварительная запись пациентов по телефону и лично при обращении в клинику. Подбор медицинских карт перед приемом Расчет оплаты за лечение. Ведение кассовых операций. Оформление первичной документации. Обзвон пациентов с целью напоминания о записи. Фиксация записи пациентов в компьютерной программе. Работа в программе ИНФОДЕНТ. Выполнение мелких служебных поручений главного врача.

!!! Работала по срочному трудовому договору (сотрудник требовался на временный проект). Осуществление приема, контроля и обработки первичной документации по закрепленному участку; Ведение клиентской базы; Проведение диспетчеризации по маршрутам торговых представителей

Работа в региональном отделе. Помощь ведущему менеджеру в работе с Vip клиентами. Непосредственное общение с клиентом, консультация, выставление счетов и оформление отгрузочных документов. Работа с договорами, дебиторской задолжностью. Отчетность по продажам, товарообороту. Помощь в проведении акций для клиентов и выставок.

Распределение звонков, прием корреспонденции, работа с почтой, прием/отправка факсов, заказ канцтоваров, жизнеобеспечение офиса, ведение деловой переписки. Бронирование ЖД и авиа билетов для сотрудников.

Преподаватель 1 квалификационной категории, есть награды от правительства г. Москвы, имею квалификацию-учитель4химии, хорошо разбираюсь в экономике и праве, составляю бизнес-планы,10 лет работал в сфере личного бизнеса

Встреча посетителей • Приём и распределение входящих звонков • Регистрация корреспонденции и ее распределение • Чай-кофе для руководителя и гостей • Печать и сканирование документов • Административно-хозяйственная поддержка деятельности офиса • Выполнение личных поручений руководителя • Работа с курьерскими службами (DHL, TNT, Гарантпост) и с курьером • Бронирование авиа-, ж/д билетов, гостиниц для сотрудников

• встреча и сопровождение пациентов; • консультирование и информирование пациентов об услугах клиники; • прием звонков, запись на прием к врачам; • работа с пациентами (напоминание о запланированных визитах, запись/перезапись на прием, подтверждение записи за день до приема, обеспечение постоянной online-связи с лечащим врачом (телефон, смс-связь, e-mail, информирование о корректировке лечения), а также организация равномерного посещения кабинетов, оформление медкарт, договоров и т.п.); • клиентоориентированность! и нивелирование конфликтных ситуаций!; • составление графиков приема; • проведение расчетов (работа с кассовым аппаратом, составление счетов-фактур, выдача чеков, квитанций и пр.); • обеспечение бесперебойного функционирования медицинского центра (заказ расходных материалов - бахилы, шприцы, перчатки и т.п., заказ канцелярии, воды, чая, кофе и т.д.); • ведение документации (электронный и бумажный документооборот); • работа с компьютером (ведение базы данных, отчетность); • выполнение личных поручений главного врача.

- Обязанности: - общение с потенциальными клиентами о планируемых договорах; - работа по подготовке, сопровождению и подписанию контрактов с контрагентами; - формирование платёжных документов; - проверка отчетных документов; - сопровождение входящей корреспонденции; Достижения: - успешное сопровождение сделок.

Входящие/исходящие звонки; - отслеживание поступлений документов и информации, подготовка их к передаче на руководителю; - подготовка сопроводительных писем и справок; - прием посетителей; - обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярские товары, вода и пр.); - выполнение разовых поручений руководителей в рамках должностных обязанностей; - работа с курьерами; - отправка корреспонденции Почтой России; - делопроизводство (приказы, локально-нормативные акты и т.п.) - распределение документации и корреспонденции по ответственным исполнителям.

Аутсорсинговая компания. Обязанности: размещение вакансий в интернете, обработка откликов, поиск резюме. Приглашение кандидатов на собеседование, проведение собеседований.

Заключение договорных отношений, ведение первичной документации в 1С, делопроизводство, выполнение поручений руководителя

Кол-во офисов: 15 Численность сотрудников: 450 человек • Организация и открытие офисов с нуля; • Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов с арендодателями офиса и обслуживающими организациями: освещение, вентиляция, температурный режим, противопожарная безопасность и т.п.; • Обеспечение соблюдения политик и процедур компании в области административно-хозяйственной деятельности; • Снабжение структурных подразделений компании необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, продуктами питания; • Организация и контроль их приобретения по оптимально выгодным ценам, а также обеспечение рационального расходования; • Оптимизация офисного пространства, комфорта, рабочих мест и зон общего пользования, работа с дизайном и эргономикой; • Контроль за рабочим состоянием офиса и Vip-зоны (приемная Генерального директора). Ежедневная проверка офиса на выявление поломок, протечек, с последующим контролем их устранения; • Прием заявок от сотрудников на устранение мелких и иных поломок; • Ежедневный контроль состояния переговорных комнат в течение рабочего времени; • Ежедневный контроль и организация качественной уборки офиса: Vip-зоны (приемная Генерального директора), рабочих мест и общественных зон; • Обеспечение оперативного управления закупками: продуктов питания; питьевой воды, канцелярских принадлежностей; световых расходных материалов; мебели и иного оборудования; хозяйственного инвентаря; бытовой техники; • Организация рационального распределения и выдачи канцелярских товаров, расходных материалов согласно текущим запросам сотрудников; • Ежемесячное ведение отчетов в электронных таблицах по расходу потребления: продуктов питания, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря; • Сдача в ремонт гарантийного оборудования; • Организация и контроль ПТО оборудования (кофемашин, кулеров, счетных машин, бытовой техники и системы кондиционирования); • Организация питания сотрудников (включая печать талонов и контроля выдачи подотчет); • Заключение договоров с контрагентами, внесение в программу 1С в рамках Административно-хозяйственного отдела, а также своевременный контроль на всех этапах согласования в соответствии с процедурами компании; • Своевременное оформление счетов в программе 1С, соблюдение сроков оплаты, предоставление в бухгалтерию закрывающих документов; • Проведение переговоров с поставщиками для решения оперативных вопросов; • Обеспечение сотрудников визитными карточками (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Обеспечение офисов печатями и штампами (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Оформление ежегодной подписки на печатные и электронные издания для топ-менеджеров (ежегодное согласование списка изданий, поставщиков услуг, заключение и продление договоров, контроль получения своевременной прессы, оплаты счетов и предоставления закрывающих документов в бухгалтерию); • Организация взаимодействия с отделениями Почты России, включая: (своевременное заключение договоров, оплаты счетов за почтовые услуги, хранение корреспонденции, доверенностей и др. связанные вопросы); • Контроль работоспособности системы кондиционирования помещений с последующей организацией устранения неполадок; • Организация и контроль уничтожения конфиденциальных документов; • Организация и контроль проведения плановой химчистки: напольных покрытий, мебели, занавесок и жалюзи; • Контроль и участие в проведении плановых и внеплановых косметических ремонтов, а также устранении аварийных поломок (канализационной системы, протечек кровли, отключение электроэнергии, и иных поломок); • Написание инструкций для пользования бытовой техникой для сотрудников компании; • Организация и контроль проведения дезинсекции по мере необходимости; • Организация букетных композиций в офисы компании по запросу руководителя; • Оформление автомобильных пропусков для действующих сотрудников, а также контроль наличия свободных мест для рядовых сотрудников, руководителей и гостей компании; • Организация/управление другими процессами в соответствии с потребностями офиса; • Оказание содействия сотрудникам компании в решении срочных и спорных вопросов в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Организация и ведение статистического учета имущества компании по направлениям деятельности; • Принятие участия в организации доставки расходных материалов между офисами компаний холдинга по запросу сотрудников; • Ведение учета материальных ценностей имущества компании и контроль за их сохранностью; • Подготовка актов приема передачи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся материалов и др.; • Несение материальной ответственности за расходование наличных средств на нужды компании и представительские расходы; • Участие в формировании бюджета в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Проведение основной ежегодной и промежуточной инвентаризации по мере необходимости; • Организация и контроль транспортировки имущества компании; • Координация встречи гостей в дороге, офисе, обеспечение обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, хозяйственное обеспечение и обслуживание совещаний, подготовка переговорных комнат в период проведения конференций, семинаров и других мероприятий; • Своевременное оповещение руководства для принятия мер по оперативным и срочным вопросам связанных с Административно-хозяйственным отделом и т. д.; • Выполнение разовых и неотложных поручений руководителя и ассистентов первых лиц компании; • Урегулирование спорных вопросов.

• Информирование клиентов о существующих вариантах кредита; • Расчет суммы кредита и размера ежемесячных платежей; • Прием заявления на получение кредита; • Проверка наличия необходимых документов; • Передача пакета документов в банк; • Подготовка документации (включая кредитное досье); • Подписание кредитных договоров с клиентами; • Обучение стажеров. Достижения: • Выполнение плана кредитных продаж. • Перевыполнение плана продаж страховых продуктов.

Консультация клиентов по телефону и в офисе, построение конструкций в программе. Навыки деловой переписки; делового общения; оперативного поиска информации в сети Интернет;знания программ 1 С, MC Office, мини атс, обработка первичной бух. документации. Жизнеобеспечение офиса, Прием и распределение телефонных звонков, поступающих в компанию. Входящие (исходящие) звонки. Консультирование клиентов по телефону и в офисе. Координация и контроль работы обслуживающего персонала. Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, контроль за уборкой и т.д.).документооборот, работа с курьерами.

1. Прием и регистрация документации. 2. Направление документации в структурные подразделения 3. В соответствии с резолюцией директора предприятия передача документации на исполнении и внесение в программу. 4. Контроль над исполнением поручений директора. 5. Выдача информации по зарегистрированным документам. 6. Отправление исполненной документации адресатам. 7. Обеспечение удобного и быстрого поиска информации зарегистрированных документов. 8. Подготовка и сдача документации в архив. 9. Прием документации на подпись директору и зам директора. 10 Обеспечение сохранности проходящей документации. 11. Прием и распределение входящих звонков. 12. Работа с водителями организации (контроль и распределение работы) 13. Заказ пропусков в здание бизнес-центра. 14. Встреча посетителей директора. 15. Чай/кофе 16. Работа с оргтехникой. 17. Выполнение поручений руководителя. 18. Быстрый поиск информации в интернете. 19. Работа со сторонними курьерскими службами. 20. Ведение календаря директора (встречи, совещания, переговоры.) 21. Обеспечение жизнедеятельности офиса. 22. Подготовка переговорных к совещаниям, встречам.

Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, переговоров, оформление командировок, подготовка авансовых отчетов. Осуществление приема-передачи документов на рассмотрение Руководителю. Контроль качества и правильности составления документов, представляемых на подпись руководителю, и контроль их исполнения. Осуществление технической поддержки сотрудников компании (копирование, печать, сканирование). Внутреннее делопроизводство. Контроль исполнения поручений. Выполнение личных поручений руководителя. Ведение, хранение и распределение внутренней документации, иных необходимых документов, делопроизводство. Распечатка, брошюрование, сшивание отчетов.

Контроль за подрядчиками, сохранности собственности МКЖД

- административная работа, помощь директору в управлении персоналом, - оформление договоров на производство и на оказание услуг, - учет выхода продукции и пр.; - -выполнение личных профессиональных поручений руководителя и т.д.

- Travel поддержка: - Организационные вопросы: - Поддержка руководителя: Поддержание порядка в офисе, заказ канцелярских товаров, молока, печенья и т.д., поход в магазин, аптеку, на почту, взаимодействие с администрацией ТП, заказ пропусков, регистрация входящей почты, поиск подрядчиков, заказ мебели, согласование и заключение договоров с подрядчиками, подбор, бронирование гостиниц и авиабилетов, регистрация на рейс, контроль работы уборщиц, заказ курьеров, заказ такси, выполнение личных поручений семьи руководства, заказ визиток, заказ виз, ведениекалендаря руководителя, подготовка кабинета к встречам, бронирование ресторанов, работа с почтой, работа с документами, написание деловых писем, в том числе НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ. следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой, находить нужную информацию для руководителя, фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства, осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование, ведение телефонной и информационной базы руководства, организация приема посетителей: заказпропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность, ведение расписанияпереговорных комнат, соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации, организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п, подготовка отчетности о расходах, выполнение личных поручений руководителя. оплата счетов, штрафов, услуг ЖКХ и т.д авансовые отчёты, представительские расходы

Прием, учет, обработка, регистрация входящей/исходящей документации/ корреспонденции. Подготовка необходимых документов (официальные письма, запросы), обеспечение финансово-хозяйственной деятельности. Прием и распределение телефонных звонков. Отправка корреспонденции экспресс-почтой и курьерами. Организация и сопровождение рабочих совещаний. Взаимодействие с сотрудниками фирмы по вопросам исполнения документов и предоставления необходимой информации руководителю. Выполнение поручений руководителей. Организация и контроль работы офиса. Отслеживание электронной почты. Работа с оргтехникой. Владение пакетом офисных программ.