Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме (штат 50 человек): приём, увольнение, отпуска, ведение и учёт трудовых книжек, формирование личных дел работников, карточки Т-2, составление штатного расписания, должностные инструкции. Работа с нормами, регламентирующими трудовое право, особенно, в части трудовых соглашений и договоров. Участие в разработке локальных нормативных актов. Делопроизводство, документооборот. Оформление организационно-распорядительных документов. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. Прохождение аккредитации, работа на электронных торговых площадках, получение и обновление электронных ключей (ЭЦП), подготовка документации для участия в торгах. Получение и продление лицензий. Подготовка документации для допуска в СРО, ведение делопроизводства по СРО. Раскрытие информации в едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц.

Продажа и консультирование, кассовые операции, знание ПК, офисной техники

Входящие звонки (мини АТС), работа на компьютере (создание таблиц, деловые письма, электронная почта). Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, хоз. товаров). Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерской службой, отслеживание почтовых отправлений, ведение табеля рабочего времени сотрудников, заказ пропусков.

Строевая и кадровая работа: помощник начальника штаба по кадрам и строевой части - начальник строевой части отдельного мобильного батальона постоянной боевой готовности 1) ведение и оформление личных дел офицеров, прапорщиков и военнослужащих контрактной службы; 2) оформление представлений на офицеров и прапорщиков к присвоению очередного воинского звания, к назначению на воинскую должность, к увольнению 3) полный учет личного состава части; 4) руководство строевой частью, в обязанности которой входит: - прием, увольнение, отпуск гражданского персонала; - ведение приказов по строевой части; - оформление выписок из приказов по строевой части; - оформление отпускных билетов, командировочных удостоверений, предписаний - ведение книг временно отсутствующего и временно прибывшего в часть личного состава; - регистрация в журнале контроля за исполнением служебных документов всех документов, в которых определены сроки исполнения или имеющиеся поручения о предоставлении докладов, предложений, заключений и выполнение других конкретных мероприятий и решений командира части, доведение под роспись; - ведение служебных карточек на военнослужащих, в соответствии с приказами командира части и соединения, предоставление их на подпись начальнику штаба части; - ведение книги приема посетителей командира части - подшивка документов в дела, заполнение описей в делах - регистрация в журнале учета входящих документов поступающую служебную корреспонденцию и служебные документы.

Специалист отдела по обработке, создания, подготовки текстов документов и введения из в пользовательскую базу. Обработка документов в программах Word, Excel, FineReader, СпотЛайт и др. Обработка графических файлов, форматирование, расстановка ссылок, оглавление, работа со структурой документов, размещение в базе данных. Работа базой данных. Знание программ "Консультант+", "Гарант".

- административная работа, помощь директору в управлении персоналом, - оформление договоров на производство и на оказание услуг, - учет выхода продукции и пр.; - -выполнение личных профессиональных поручений руководителя и т.д.

Заместитель начальника отдела делопроизводства организация и ведение делопроизводства в полном объеме; составление номенклатуры дел; учет и регистрация входящих и исходящих документов, контроль за исполнением документов; работа с распорядительной документацией (внутренние приказы, указания, инструкции, распоряжения); организация пересылки документов; организация работы машинописного бюро; формирование дел и подготовка их к сдаче в архив; организация доступа сотрудников к ознакомлению с документами.

Обеспечиваю документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. По поручению генерального директора готовлю проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. По поручению генерального директора печатаю служебные материалы и веду базу данных. Готовлю совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Организую командировки сотрудников: заказываю авиа- и железнодорожные билеты, бронирую гостиницы. Организую обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организую их приемку, учет, хранение и выдачу. Осуществляю контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Координирую и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании).

Решала широкий спектр задач, фактически совмещая несколько должностей в этой небольшой компании: 1) в качестве помощника генерального директора: - организовывала и часто даже принимала участие во встречах гендиректора с партнерами (поставщики, банки, страховые компании, юристы), - высказывала свои доводы, стоит ли сотрудничать и в каком формате с тем или иным партнером, в случае одобрения директором - занималась административной поддержкой сотрудничества, - продлевала и/или обновляла договоры и др. документы для сотрудничества (интернет, телефония, банки, страховые компании) и аренды (офиса, склада) и т.п., а также доверенности на сотрудников, - отслеживала, чтобы все необходимые документы от сотрудников и деловых партнеров подпадали к нему на стол вовремя и были в дальнейшем им подписаны, далее передавала их соответствующим сотрудникам (бухгалтеру, прорабам и т.д.), - вела архив документов фирмы, - заказывала услуги курьера по необходимости, - сканирование/копирование/распечатка документов, - отвечала на "холодные звонки" с предложениями других компаний о сотрудничестве, обрабатывала их коммерческие предложения и предоставляла руководителю компании свои доводы - стоит ли сотрудничать с той или иной компанией, - и многое другое, 2) как помощник руководителя проектов: - подготавливала все документы для работы с клиентами (например, акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам строительства и многое другое), - принимала участие в редактировании основного договора строительства, по которому работает вся компания (орфография и пунктуация, деловой стиль, точность фраз), - отслеживала своевременность оплаты, совершала звонки клиентам - приглашала в офис для очередного платежа, обсуждала с ними различные организационные вопросы, - решала конфликтные ситуации - как с поставщиками, так и с клиентами - в рамках своей компетенции, писала письменные претензии поставщикам и ответы на претензии клиентам, 3) как менеджер по персоналу: - размещение вакансий в интернете (довелось работать с такими вакансиями, как: инженер ПТО, менеджер по продажам, прораб, архитектор-проектировщик, мастер-ремонтник, маркетолог, плотник широкого профиля), - проведение первичных собеседований, предоставление достойных кандидатур на вторичное - с руководством, - оформление новых сотрудников в штат, - работа с документами сотрудников (ведение графиков посещаемости и отпусков, расчет рабочего времени коллег за месяц, заполнение трудовых книжек и т.п.), 4) в качестве офис-менеджера: - заказ воды, чая-кофе, канцелярии, всего необходимого для работы сотрудников, начиная от карандашей и заканчивая мебелью, - заказ брендированных материалов (от визиток до уличных баннеров), - поддержание порядка в помещениях офиса, контроль работы уборщиц, - организация корпоратива на Новый год, - создание уютной атмосферы для эффективной работы коллектива (украшала офис к новому году, заказывала большеформатные фотографии в красивых рамах, ухаживала за комнатными растениями и т.п.) Достижения: - убрала грамматические ошибки из документации компании и сайта, - наладила и систематизировала работу с документами и архивом, - удалось закрыть срочную вакансию инженера ПТО за 10 дней - человек работает до сих пор; - при моем активном участии компания заключила договоры с двумя банками по кредитованию клиентов на строительство; - ввела и систематизировала работу по страхованию домов клиентами; - удалось также разрешить две-три конфликтные ситуации с клиентами на выгодных условиях для обеих сторон; - организовала корпоратив, который очень понравился сотрудникам. Причина поиска новой работы: очень маленькая "белая" часть з/п и, как следствие, малооплачиваемые больничный и отпуск, невозможность уйти в отпуск.

Ведение переговоров с клиентами всех уровней, обслуживание покупателей в соответствии с технологиями продаж, оказание консультационной помощи покупателям относительно свойств, характеристик товаров, правил их использования, выкладка товара согласно ротации, планограмм, работа на ККМ.

Планирование и заказ канцелярских товаров, воды, бытовой химии. Отправка и получение корреспонденции (почта), ведение журнала входящей/исходящей корреспонденции. Контроль порядка в офисе. Взаимодействие с арендодателями (заказ парковочных мест, заявки на ввоз/вывоз вещей, ремонт, заказ пропусков для сотрудников и посетителей.) Прием входящих и исходящих документов, звонков, работа с документами, учет, составление отчетности, отправка учредительных документов, организация деловых встреч. Выписка распоряжений, приказов. Личные поручения руководителя. Делопроизводство.

Офисная техника. Компьютер. Немецкий язык

- Работа с клиентами, обработка поступающих заявок, ведение базы заявок - Поиск клиентов - Увеличение объема закупок уже существующих клиентов - Работа с региональными клиентами - Проведение презентаций, тренингов по продукции - Ведение базы учета клиентов - Работа с холодными контактами - Заключение договоров - Помощь в организации и проведение выставок - Организация встреч - Заказ билетов, бронирование гостиниц - Представление документов в ИФНС и ПФР

Руководитель отдела саппорта - Прием и распределение входящих звонков (работа с мини-АТС) - Встреча гостей (чай, кофе) - Работа с входящей, исходящей корреспонденцией (почта, электронные почты, курьерские службы) - Работа с оргтехникой (компьютер, факс, принтер, сканер) - Информационная поддержка руководителя - Администрирование размещенной информации на сайтах - Взаимодействие с клиентами компании, партнерами - Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, расходных материалов и пр.) - Деловая переписка - Отчетность - Делопроизводство - Поиск персонала - Организация работы переговорных - Участие в конференциях, форумах, круглых столах, а так же их организация. - Работа с подрядчиками - Участие в организации корпоративных мероприятий Руководство ТВ-отдела - Написание сценария ролика, новостей, а так же подводок к разного рода мероприятий. - Съемка мероприятий (круглые столы, форумы, конференции) - Монтаж отснятого видео (программа Adobe Premiere Pro) Окончил курсы монтажа по программе Adobe Premiere Pro. Имеется сертификат.

Встреча гостей. Выдача браслетов и карт на полотенца. Ведение отчетности. Работа с входящими звонками.

Административная и информационная поддержка руководителя: заказ билетов, бронирование отелей, организация встреч, переговоров, совещаний, командировок; Планирование рабочего дня руководителя; Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений. Осуществление сбора материала и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, регистрация входящих и исходящих писем. Составление писем, запросов, и других документов. Работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Подготовка презентаций, поиск и анализ необходимой информации, работа с документацией; Выполнение служебных и личных поручений Руководства.

Работа с людьми.

• Запись пациентов на прием к специалистам; Координация работы врачей • Информирование пациентов об услугах клиники, акциях; • Оформление амбулаторных карт; • Обзвон пациентов накануне визита в клинику.

Организация и поддержка работы операторов call-центра, подготовка данных для дальнейшей работы, входящие и исходящие звонки, рассылка, Word, Excel, подготовка всей необходимой документации для руководства первичного, вторичного рынка недвижимости и нежилых помещений. По совместительству офис-менеджер (почти 2 года). Поручения руководителя. Документооборот (договора, деловые письма, приказы, распоряжения, ведение реестра договоров, архив), личные просьбы. Сортировка и обработка корреспонденции, приём звонков. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Канцелярия. Встреча гостей.

Входящая и исходящая корреспонденция, прием звонков. Перевод технической и коммерческой документации, справочники, контракты и т.д. Сотрудничество с транспортными (логистическими) компаниями, отправка посылок и документации через DHL или другими почтовыми службами. Travel поддержка сотрудников компании и иностранных коллег (Индия). Введение бухгалтерской отчетности. Введение полной отчетности для иностранных коллег (расходники, чеки, платежные поручения и т.д.). Выполнение поручений Главы представительства. Деловая переписка с клиентами компании как на русском, так и на английском языке. Участие в подготовке профильной выставке Интерпластика 2017. Обеспечение офиса необходимой канцелярией и прочих потребностей. Встреча потенциальных клиентов, чай и кофе.

1. Работа с телефонными звонками, фиксирование и передача служебной информации генеральному директору и сотрудникам компании. 2. Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая. корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. 3. Копировально-множительные работы (для всех сотрудников компании). 4. Подготовка проектов писем, запросов, приказов и других документов, касающихся деятельности компании. 5. Печатать служебных материалов и ведение базы данных. 6. Организация командировок сотрудников: заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 7. Заказ канцтоваров, расходных материалов, необходимых для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи. 8. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. 9. Работа с налоговыми органами (заказ и продление учредительных документов:устав, выписки из ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН) 10. Отправка договоров клиентам компании 11. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников компании. 12. Поиск и подбор персонала в компанию. 13. Выполнение личных поручений руководителя