Резюме «Офис-менеджер» в Москве

Регистрация, учет, хранение, своевременная отправка писем и документации почтой России и курьерской службой КСЭ. Поиск подрядчиков и заключение договоров с ними для обеспечения хозяйственных нужд компании (доставка воды, продуктов питания, канцелярские и хозяйственные товары). Работа в таблицах EXCEL (формулы, сортировка, фильтры). Оперативное выполнение текущих поручений Генерального директора, связанных с деятельностью организации (поездки в налоговую, в федеральную службу государственной статистики). Помощь отделу кадров в оформлении кадровых документов. Ведение документации по выдаче и списанию СИЗ. Ведение реестров, составление описей документов. Заказ пропусков. Организовала и наладила систему делопроизводства. Разработка шаблонов и бланков документов.

- формирование и учет отгрузочных документов (товарных накладных, счетов фактур и актов приема передачи) в системе Navision, 
- входящие звонки, 
- распределение графика заявок работы водителей и курьеров компании, ведение статистики, 
- контроль за работой уборщицы офиса, 
- прием и отправка почты, 
- встреча клиентов, 
- обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными ТМЦ для работы офиса, организация их приемки, учета, хранения и выдачи, 
- обеспечение документооборота компании, 
- подготовка писем и запросов, 
- заказ авиа и ж/д билетов, 
- выполнение поручений руководителя

- формирование и учет отгрузочных документов (товарных накладных, счетов фактур и актов приема передачи) в системе Navision, 
- входящие звонки, 
- распределение графика заявок работы водителей и курьеров компании, ведение статистики, 
- контроль за работой уборщицы офиса, 
- прием и отправка почты, 
- встреча клиентов, 
- обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными ТМЦ для работы офиса, организация их приемки, учета, хранения и выдачи, 
- обеспечение документооборота компании, 
- подготовка писем и запросов, 
- заказ авиа и ж/д билетов, 
- выполнение поручений руководителя

Работа с мини-АТС: прием и распределение входящих звонков/сообщений; обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, чай, кофе, воды в офис и другое); работа с оргтехникой (телефон, сканер, принтер, ксерокс, факс); взаимодействие с курьерскими службами (приём и отправка документации); приём посетителей и гостей офиса; ведение внутреннего документооборота и отчетности; решение оперативных вопросов по АХО (контроль исправности интернета, телефонии, электричества, при необходимости, вызов специалистов) Заказ авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, заказ такси для сотрудников компании.

Кол-во офисов: 15 Численность сотрудников: 450 человек • Организация и открытие офисов с нуля; • Решение текущих организационных и хозяйственных вопросов с арендодателями офиса и обслуживающими организациями: освещение, вентиляция, температурный режим, противопожарная безопасность и т.п.; • Обеспечение соблюдения политик и процедур компании в области административно-хозяйственной деятельности; • Снабжение структурных подразделений компании необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями, продуктами питания; • Организация и контроль их приобретения по оптимально выгодным ценам, а также обеспечение рационального расходования; • Оптимизация офисного пространства, комфорта, рабочих мест и зон общего пользования, работа с дизайном и эргономикой; • Контроль за рабочим состоянием офиса и Vip-зоны (приемная Генерального директора). Ежедневная проверка офиса на выявление поломок, протечек, с последующим контролем их устранения; • Прием заявок от сотрудников на устранение мелких и иных поломок; • Ежедневный контроль состояния переговорных комнат в течение рабочего времени; • Ежедневный контроль и организация качественной уборки офиса: Vip-зоны (приемная Генерального директора), рабочих мест и общественных зон; • Обеспечение оперативного управления закупками: продуктов питания; питьевой воды, канцелярских принадлежностей; световых расходных материалов; мебели и иного оборудования; хозяйственного инвентаря; бытовой техники; • Организация рационального распределения и выдачи канцелярских товаров, расходных материалов согласно текущим запросам сотрудников; • Ежемесячное ведение отчетов в электронных таблицах по расходу потребления: продуктов питания, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря; • Сдача в ремонт гарантийного оборудования; • Организация и контроль ПТО оборудования (кофемашин, кулеров, счетных машин, бытовой техники и системы кондиционирования); • Организация питания сотрудников (включая печать талонов и контроля выдачи подотчет); • Заключение договоров с контрагентами, внесение в программу 1С в рамках Административно-хозяйственного отдела, а также своевременный контроль на всех этапах согласования в соответствии с процедурами компании; • Своевременное оформление счетов в программе 1С, соблюдение сроков оплаты, предоставление в бухгалтерию закрывающих документов; • Проведение переговоров с поставщиками для решения оперативных вопросов; • Обеспечение сотрудников визитными карточками (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Обеспечение офисов печатями и штампами (заказ, согласование, получение, оплата и др. связанные вопросы); • Оформление ежегодной подписки на печатные и электронные издания для топ-менеджеров (ежегодное согласование списка изданий, поставщиков услуг, заключение и продление договоров, контроль получения своевременной прессы, оплаты счетов и предоставления закрывающих документов в бухгалтерию); • Организация взаимодействия с отделениями Почты России, включая: (своевременное заключение договоров, оплаты счетов за почтовые услуги, хранение корреспонденции, доверенностей и др. связанные вопросы); • Контроль работоспособности системы кондиционирования помещений с последующей организацией устранения неполадок; • Организация и контроль уничтожения конфиденциальных документов; • Организация и контроль проведения плановой химчистки: напольных покрытий, мебели, занавесок и жалюзи; • Контроль и участие в проведении плановых и внеплановых косметических ремонтов, а также устранении аварийных поломок (канализационной системы, протечек кровли, отключение электроэнергии, и иных поломок); • Написание инструкций для пользования бытовой техникой для сотрудников компании; • Организация и контроль проведения дезинсекции по мере необходимости; • Организация букетных композиций в офисы компании по запросу руководителя; • Оформление автомобильных пропусков для действующих сотрудников, а также контроль наличия свободных мест для рядовых сотрудников, руководителей и гостей компании; • Организация/управление другими процессами в соответствии с потребностями офиса; • Оказание содействия сотрудникам компании в решении срочных и спорных вопросов в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Организация и ведение статистического учета имущества компании по направлениям деятельности; • Принятие участия в организации доставки расходных материалов между офисами компаний холдинга по запросу сотрудников; • Ведение учета материальных ценностей имущества компании и контроль за их сохранностью; • Подготовка актов приема передачи основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся материалов и др.; • Несение материальной ответственности за расходование наличных средств на нужды компании и представительские расходы; • Участие в формировании бюджета в рамках Административно-хозяйственного отдела; • Проведение основной ежегодной и промежуточной инвентаризации по мере необходимости; • Организация и контроль транспортировки имущества компании; • Координация встречи гостей в дороге, офисе, обеспечение обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, хозяйственное обеспечение и обслуживание совещаний, подготовка переговорных комнат в период проведения конференций, семинаров и других мероприятий; • Своевременное оповещение руководства для принятия мер по оперативным и срочным вопросам связанных с Административно-хозяйственным отделом и т. д.; • Выполнение разовых и неотложных поручений руководителя и ассистентов первых лиц компании; • Урегулирование спорных вопросов.

- Организация отдела кадров с 0. - Составление штатного расписания. - Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений; гражданско-правовых договоров; - Заполнение, учет и хранение трудовых книжек персонала, подсчет трудового стажа. Строгий учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Регистрация приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; - Работа по оформлению отпусков, приема, перевода, перемещения и увольнения работников в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, работа с заявлениями сотрудников; - Учет личного состава в соответствии с унифицированными формами первичной документации, формирование и администрирование личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью, заполнение карточек Т2; - Предоставление (по требованию) выписок из кадровых приказов и распоряжений, копий трудовых книжек, подготовка справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; - Подготовка кадровых приказов и кадровых распоряжений, ознакомление работников с кадровыми приказами; - Оформление и хранение необходимой кадровой документации; - Подсчет страхового сажа для листков временной нетрудоспособности; - Составление табеля учета рабочего времени и соответствие первичным документам кадрового учета; - Проверка соответствия количества рабочих часов нормам по каждой категории работников, продолжительность рабочего времени; - Подготовка документов в ПФР; - Взаимодействие со службой занятости по вопросам привлечения на работу граждан; - Процедура сокращения штатов организации; - В соответствии с действующим законодательством РФ ведение работы по воинскому учету работников; - Подготовка документов к сдаче в архив в установленном порядке; - Взаимодействие с руководителями структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию; - Разработка ДИ, ШР, локальных нормативных актов; - Размещение вакансий в СМИ и Интернет; - Организация адаптации новых сотрудников, сопровождение прохождения испытательного срока; - Мониторинг законодательства, участие в разрешении трудовых споров, консультации сотрудников по кадровым вопросам; - Составление внутренних отчётов (для руководителя); - Оформление банковских карт; - Организация обучения персонала; - Делопроизводство по основному виду деятельности организации; - Обеспечение персонала компании канцтоварами, мебелью для организации рабочих мест, хозяйственными товарами; - Взаимодействие со службами охраны и эксплуатации офиса; - Взаимодействие с агентствами недвижимости по подбору арендаторов на свободные площади офиса.

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме. Осуществление приема, перевода, увольнения сотрудников; Формирование и ведение личных дел сотрудников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью; Заполнение, учет и хранение трудовых книжек; Опыт работы с табелем учета рабочего времени; Опыт работы 1С:8.2.

Выполнение личных поручений директора, календарь встреч, своевременное предоставление отчетов от руководителей отделов офиса, выполнение поставленных задач в срок, организация встреч с контрагентами, совещаний с ведением протокола. Строгий контроль и полная конфиденциальность при регистрации вход/исход писем, регистрация приказов. Сбор документов на подпись. Взаимодействие с управляющими ресторанов компании (обеспечение точек необходимыми документами, инвентарем). Контроль работы курьеров, взаимодействие с бухгалтерией (своевременное поступление счетов от исполнителя, оплата, доставка). Ведение табеля и ЛУРВа по точкам, контроль работы техников. Мониторинг договоров (оперативное согласование, преобразование их в электронный вид). Взаимодействие с администрацией БЦ офиса (пропуска на сотрудников, авто, контроль выставляемых счетов). Обеспечение офиса Всем необходимым: вода, хозтовары, канцтовары, офисная техника, мебель, заправка картриджей, техническое состояние помещения.

Регистрация и выдача архивных документов в журнале по учету и контролю. Работа в программа АИС МГН регистрация и оформление новых документов. Работа в хранилище по формированию ячеек документов.

Проведение тендеров; Подготовка договоров о государственной закупке; Подготовка ответов на жалобы по отдельным тендерам и участие в рассмотрении жалоб; Подготовка ответов на заявления от разных учреждений и т. д.

Входящая и исходящая корреспонденция, деловая переписка. Планирование рабочего дня руководителя. Взаимодействие с департаментами компании для обеспечения бесперебойного выполнения задач в рамках текущих проектов. Выполнение личных поручений руководителя. Координация информационных потоков в отделе Поиск необходимой информации в сети Internet по поручению руководителей. Подготовка и организация встреч и совещаний, работа с оргтехникой (эл.почта, сканер, факс, копир, принтер), прием гостей (чай, кофе), закупка воды, хозтоваров, канцелярии, ведение документооборота в электронном и бумажном виде, архив, работа с приказами, распоряжениями, заявками, отсылка писем на почту, ведение учета финансовых расходов руководителя (в том числе работа с наличными); Работа с конфиденциальными данными; Контроль исполнения распоряжений (доведение до исполнителя, контроль в поставленные сроки, сбор и обработка информации); Опыт работы с большим объемом информации, взаимодействие с IT- специалистами. Полный документооборот: согласование, утверждение внутренних документов компании, отслеживание заявок на денежные средства, постановка задач и их исполнение, служебные записки, регистрация входящей корреспонденции и т.п.). Ведение табеля рабочего времени. Выполнение поручений руководителей компании. Сбор документов как для офиса, так и для различных организаций. Заполнение различных таблиц и договоров, дополнительных соглашений, заявок и т.д. Работа с юристом, гл. бухгалтером, отделом кадров. Помощь по работе сотрудникам других отделов. Помощь в подборе персонала Специалист по подбору персонала: - Составление профиля вакансий, взаимодействие с первыми лицами компании; - Поиск и отбор потенциальных кандидатов на открытые позиции менеджеры по продажам (сегмента Хорека)- массовый подбор, менеджеры по снабжению, поиск ВЭД специалиста для офиса, таможенного декларанта, - Комплектация штата сотрудников в IT отдел Руководящий состав, бухгалтера; офисных сотрудников (координаторы, оператор БД, операторов call-центра, менеджеры по продажам/закупкам специалисты разных областей) и т.д. - Размещение вакансий в различных интернет источниках (платных, бесплатных) - оформление сотрудников на работу (сбор копий документов), - Обзвон соискателей; - Проведение телефонных интервью с кандидатами; - Организация повторного интервью; - Ведение отчетности по соискателям; - Помощь в подготовке рабочего места для новых сотрудников - Адаптация сотрудника на испытательном сроке. Специалист по контенту Работа с интернет-сайтами по нескольким направлениям, распределение заявок по отделам, ведение реестра, контроль, отчет по проделанной работе, продвижение контент-алгоритма работы. Уверенный пользователь ПК: Интернет, e-mail, MSoffice (Word, Excel).

Прием и распределение звонков и факсов, электронная почта, встреча посетителей, ведение делопроизводства, обеспечение офиса компании необходимыми расходными материалами, ведение клиентской базы компании, отслеживание сроков договоров, работа с механиками, работа с первичной бухгалтерской документацией: оформление счетов, счетов-фактур, накладные проведение ежеквартальных сверок с клиентами, контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью, работа с Банк-клиент: осуществление платежей, получение выписок, разноска выписок в программе 1С прямые продажи, работа с проблемными клиентами, разрешение конфликтных ситуаций.

1) Выполнение работы по обеспечению деятельности проректора. 2) Обеспечение поддержки взаимодействия с проректором представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирование графика заседаний и представительств проректора на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечение его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях. 3) В пределах предоставленных полномочий координирование работы структурных подразделений образовательного учреждения, руководство подчиненными исполнителями. 3) Ведение деловой переписки с организациями. 4) Получение необходимых сведений для проректора от структурных подразделений образовательного учреждения, вызов на прием работников по его поручению. 5) Принятие и передача телефонограммы, запись сообщений и доведение их до сведения адресатов. 6) Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем. 7) Ведение делопроизводства, принятие корреспонденции, поступающей на имя проректора, систематизация ее и доклад (оповещение) ему о результатах выполнения принятых решений. 8) Передача документов в структурные подразделения образовательного учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществление контроля за сроками исполнения поручений. 8) Организация приема посетителей, содействие оперативному рассмотрению их предложений и просьб. 9) В пределах предоставленных прав представление проректора в иных организациях.

Контроль за подрядчиками, сохранности собственности МКЖД

Помощь арендаторам в разрешении возникающих проблем, прием и распределение входящих звонков, ведение документооборота в электронном виде, ведение деловой корреспонденции (регистрация входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, рассылка информации.

• встреча и сопровождение пациентов; • консультирование и информирование пациентов об услугах клиники; • прием звонков, запись на прием к врачам; • работа с пациентами (напоминание о запланированных визитах, запись/перезапись на прием, подтверждение записи за день до приема, обеспечение постоянной online-связи с лечащим врачом (телефон, смс-связь, e-mail, информирование о корректировке лечения), а также организация равномерного посещения кабинетов, оформление медкарт, договоров и т.п.); • клиентоориентированность! и нивелирование конфликтных ситуаций!; • составление графиков приема; • проведение расчетов (работа с кассовым аппаратом, составление счетов-фактур, выдача чеков, квитанций и пр.); • обеспечение бесперебойного функционирования медицинского центра (заказ расходных материалов - бахилы, шприцы, перчатки и т.п., заказ канцелярии, воды, чая, кофе и т.д.); • ведение документации (электронный и бумажный документооборот); • работа с компьютером (ведение базы данных, отчетность); • выполнение личных поручений главного врача.

Выполнение поручений руководителя. Жизнеобеспечение офиса, работа с почтой, распределение входящих звонков, работа с орг. техникой. Заказ билетов, бронирование гостиниц для сотрудников.

Полноценное администрирование, регулярного проводящегося, международного экзамена IELTS. Подготовка, работа на экзаменах, в том числе на выездных сессиях на территории РФ (командировки). Составление графика работы ассистентов и экзаменаторов. Подготовка локаций. Работа с почтой. Многочисленные рассылки и информационная поддержка. Непосредственное общение с кандидатами, работа с претензиями. Постоянное увеличение качественных и количественных показателей. Выполнение планов KPI. Оперативное устранение возникающих проблем, соблюдение дедлайнов.

Работа в 1С с расчётными счетами, большой объём платежей. Работа с юридическими и физ.лицами. Необходимо очень внимательно и точно заносить реквизиты страхователей на выплаты. Работа с возражениями. Взаимодействие с другими отделами компании. Высокая интенсивность работы.

Оформление и подготовка первичной бухгалтерской документации; Работа с программным обеспечение 1С Предприятие; Регистрация вход./исход. корреспонденции Общение с клиентами

Ведение рабочего графика руководителя, выполнение его поручений. Входящая/исходящая документация. Прием и распределение звонков, работа с оргтехникой - принтер, ксерокс, сканер. Работа с первичной бухгалтерией. Деловая переписка. Работа с курьерами и почтой. Заказ воды и канцтоваров.

Ведение планово-экономической работы. Подготовка ежемесячных и периодических отчетов в установленные сроки. Оформление материалов для заключения договоров. Подготовка справочных материалов для руководства Корпорации. Оформление командировок.

- Административная поддержка руководителя - Планирование рабочего дня, координация и организационное обеспечение встреч - Организация и оформление деловых поездок, командировок (бронирование билетов и гостиниц) - Учет и распределение поступающей информации, своевременная передача документов, сообщений и информации руководителю - Составление и редактирование договоров, деловых документов и писем - Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации - Выполнение личных поручений руководителя - Координация работы водителей руководства и курьера (отчетность) - Организация и ведение документооборота в Обществе: работа в 1С Документооборот (ведение табеля рабочего времени, заведение заявок на ТМЦ, ознакомление с документами и т.д.) - Работа в 1С БИТ ФИНАНС (оформление командировок, заведение заявок на оплату) - Организация совещаний, деловых встреч и переговоров на территории офиса. - Поддержание чистоты и порядка в офисе, заказ воды и канцелярии - Решение задач организационного характера, поставленные руководителем