Обязанности:
- Планирование рабочего дня руководителя. Организация, согласование, ведение календаря.
- Запись сотрудников и посетителей, организация приема.
- Доведение к сведению указаний, распоряжений руководства, контроль исполнения.
- Техническое обслуживание работы руководителя: подготовка кабинета, снабжение необходимыми канцелярскими товарами, поддержание порядка, контроль за исправностью техники и прочих вещей в кабинете.
- Сбор информации, подготовка и предоставление отчетов.
- Контроль и учет первичных документов, взаимодействие с бухгалтерией.
- Выполнение телефонных соединений по запросу руководства.
- Прием документов на подпись и рассмотрение руководства.
- Организация приема и совещаний. Снабжение необходимыми материалами.
- Встреча посетителей. Чай/кофе.
- Составление писем, запросов по поручению руководства.
- Ведение протокола совещаний.
- Travel поддержка.
- Выполнение личных поручений руководителя (телефонная поддержка 24/7)
- Прием и распределение звонков;
- Логистика курьеров
- Проверка окончания Договоров по контрагентам. Заключение новых.
- Ежемесячное составление списка потребностей по хозяйственны, канцелярским товарам, продуктам для нескольких офисов.
- Работа с 1С. Бит Финанс. Заведение заявок на оплату счетов, проверка статуса согласования.
- Работа в 1С. Документооборот. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции. Запуск процессов для выполнения задач сотрудникам.
- Оформление пропусков для гостей.
- Взаимодействие с управляющей компанией Бизнес-центра.
- Вызов специалистов из УК БЦ в офис, контроль за качеством ремонтных работ.
- Контроль за чистотой в офисе, за исправностью техники.
- Обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, мебелью.
- Поиск контрагентов для заказа текущих потребностей.
- Заказ представительской продукции.
- Оформление писем для отправки курьером.
- Организация и сопровождение мероприятий.(Корпоративные мероприятия)
- Ведение графика переговорных комнат.