Обязанности:
• Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч, совещаний, переговоров и деловых приемов;
• Телефонные переговоры и ведение деловой переписки на русском языке;
• Решение рабочих вопросов, четкое выполнение поставленных задач, контроль исполнения задач сотрудниками компании;
• Организация деловых поездок (бронирование билетов, заказ гостиниц);
• Оперативная информационная поддержка руководителя;
• Документационное обеспечение деятельности руководителя: подготовка документов, составление писем, распоряжений; прием, проверка правильности оформления и редактирование документов, передаваемых на подпись руководителю;
• Организация работы делопроизводства и документооборота (Секретариат, Документационное обеспечение управления, Курьерская служба);
• Внедрение электронного документооборота (составление ТЗ, работа в СЭД "DIRECTUM");
• Ведение текущего делопроизводства:
- входящие документы,
- исходящие документы,
- внутренние документы;
• Контроль правильного оформления и хранения документов в подразделениях;
• Составление номенклатуры дел, формирование дел в подразделениях и передача документов в электронный и бумажный архивы;
• Организация переговоров, презентаций, совещаний для директора и сотрудников;
• Ведение протокольной работы;
• Организация курьерской и почтовой доставки документов;
• Подготовка различных отчетов - сводных таблиц, презентаций для руководства.