Работаем из дома
48511823Обновлено 12 маяБыл(а) на этой неделе

Добавить в избранное
Поделиться

Работа в Москве / Резюме / Административная работа, секретариат, АХО / Ассистент
24 года (родилась 26 августа 1995), высшее образование
Москва
Гражданство: Россия
no-avatar
Имя, телефон и почта будут доступны вам после авторизации
Показать контакты

Бизнес-ассистент руководителя

Полная занятость, готова к командировкам
80 000 руб.

Опыт работы 8 лет и 6 месяцев

    • Апрель 2019 – работает сейчас
    • 1 год и 3 месяца

    Помощник ректора

    Московский финансово-юридический университет (Московская финансово-юридическая академия), Москва
    Вуз, ссуз колледж, ПТУ

    Обязанности:

    1. Ведение календаря руководителя с назначением, отменой и переносом встреч (до 30 в неделю). Информирование руководителя и второй стороны об актуальных изменениях. 2. Принимаю около 30-40 звонков, переадресованных с личного телефона руководителя за рабочий день. Передача сообщений руководителю. Соблюдается конфиденциальность получаемой информации. 3. Осуществляю ранжирование входящих писем из почтового ящика организации. 3-4 просмотра в день ~200 входящих писем как на имя руководителя, так и для отделов ВУЗа. 4. Контролирую весь документооборот организации в системе 1С: 4.1 регистрация примерно 150-200 входящих писем в неделю на имя руководителя. Сортировка по важности и расстановка приоритетов. Выделение главной информации и передача руководителю на подпись с устным пояснением содержания. 4.2 Сбор и передача на визу руководителю с устным пояснением около 200 внутренних служебных заявлений в неделю от сотрудников всех отделов. С последующей регистрацией в системе 1С и перенаправлением исполнителям. 4.3 Составление и отправка примерно 50 исходящих писем в неделю от имени руководителя в организации по типу Рособрнадзора, Министерства и Департаменты города Москвы и РФ. Контроль их получения, присвоения входящих номеров и номеров исполнителей. 5. Сопровождение руководителя на встречах и общественных мероприятиях — 3-5 мероприятий в неделю. В процессе мероприятия выполняются личные поручения, соблюдается график руководителя и ведется поиск уточняющей информацией про события и участников мероприятия. 6. Обеспечиваю руководителя всей необходимой информацией по запросу в кратчайшие сроки, еженедельно до 100 запросов. 7. Выполняю трансляцию задач, поставленных руководителем и контролирую их выполнение такими отделам как: IT-отдел, юридический, строительный, АХО, рекламный, отдел молодежной политики, приемная комиссия, отдел кадров, бухгалтерия, деканаты, ректорат ВУЗа — примерно 80-100 задач в неделю. Контролируется выполнение поручений руководителя, предоставляется устный отчет. 8. Примерно 1 раз в месяц занимаюсь тревел-поддержкой членов семьи руководителя. Соблюдается конфиденциальность данных. 9. По необходимости осуществляю правку договоров с контрагентами (3-5 договоров в неделю). Вношу дополнительные сведения о компании, делегирую юридическому отделу проверку документации на юридическую чистоту. Контролирую возврат договоров и дальнейшее направление второй стороне. 10. При общении с сотрудниками или посетителями руководителя мною обязательно учитываются психологические особенности личности. Исключаются конфликты, 9/10 вопросов руководителю перенаправляются проректорам, уполномоченным решать конкретные проблемы. 11. Каждый день веду календарь значимых для руководителя дат. Осуществляю подготовку и направление поздравительных писем и телеграмм руководителям организаций/администраций. Формирую около 80-100 конвертов с рекламной продукцией в неделю. 12. За месяц командно проведена подготовка к юбилею руководителя. Мною составлены и согласованы списки приглашенных ~500 человек, подготовлены и направлены курьерами пригласительные. Распределила списки гостей на 3 дня в трех локациях (новый комплекс ВУЗа, корпус в Москва-Сити и основной корпус ВУЗа). Осуществляла контроль подготовки площадок, действия хозяйственных служб, организации кейтринга и официантов. 13. Мною была осуществлена подготовка и рассылка 1500 поздравительных конвертов в срок 3-х недель: составлена база адресатов, организована печать и подпись у руководителя необходимых именных вложений, сформированы и отправлены конверты. Такие же поздравления были направлены на 23 февраля в количестве 1200 штук и 8 марта – около 300 штук. 14. В срок 14 дней мною организовано и проведено одно мероприятие на 50 руководителей предприятий ЮЗАО г. Москвы. Выполнила рассылку 90-та адресных приглашений, с дальнейшими звонками в канцелярии, сбором данных о подтверждаемых участниках. Контролировала подготовку площадки проведения на территории корпуса ВУЗа, организацию кейтринга на 30 персон. 15. В срок 14 дней сформировала порядка 200 личных дел сотрудников, выявив недостающие документы и предоставив отчёт.
    • Июнь 2015 – август 2018
    • 3 года и 3 месяца

    Администратор

    Культурно-туристическая галерея «Мечта туриста» г. Дмитров, Дмитров
    Музей, галерея, театр, Розничная сеть (книги, игрушки, подарки, часы и прочее)

    Обязанности:

    1. Посменно (2/2) отрабатывала администратором по 10 часов в день с ежедневным перемещением из Москвы в Дмитров (70 км). 2. Администрирование торгового зала: встречала гостей до 100 чел/день; знакомила каждого с расположением витрин и деятельностью Галереи; работала с кассовым оборудованием; открывала/закрывала смены. 3. Ежедневно принимала поставки товара для реализации от контрагентов - до 50 наименований. Оформляла или дополняла существующие авторские договора, вела ценообразование по установленной системе, размещала товар в залах на продажу. 4. Проводила обучение нового персонала (администраторов и экскурсоводов) – до 10 чел. в месяц, в связи с постоянным увеличением штата. 5. Организовала участие Дмитровских мастеров (~30 человек) в Фестивале народных художественных промыслов малых и средних городов России: - собрала и передала организатором 30 заявок, - подготовила рабочие места (для продажи/мастер-классов/выставки картин), - контролировала проведение мастер-классов, посещение гостей. 6. 4 года подряд организовывала празднование Дня города на территории вокруг Галереи. Ежегодно собирала ~20 мастеров Дмитровского района: распределяла их по времени, подготавливала площадку для проведения нон-стоп мастер-классов, пленэра и выставки. 7. Создала и занималась СММ-ведением страниц Галереи в социальных сетях: Instagram, Facebook, Вконтакте: с ежедневным пополнением контента (1-2 поста в день), таргетированной рекламой (бюджет до 2000₽ в месяц - на 2015/18 гг), оперативными ответами пользователям на 10-20 сообщений в день. 8. Формировала календарь праздников, проводимых в Галерее (детские/взрослые Дни рождения, выпускные и тп.). Принимала и регистрировала заказы (5-10 праздников в неделю), готовила экспозицию площадки в Галерее под необходимую тематику, договаривалась с контрагентами - аниматорами, ведущими мастер-классов и кейтрингом. 9. Разработала 3 экскурсионные программы по Галерее, городу Дмитров и окрестностям. Также составила и опубликовала на платформе Qwixi Tool экскурсию по Музею Дмитровской Лягушки (подразделение Галереи). 10. Ежедневно выполняла рутину товароучета и денежных выплат мастерам по договорам.
    • Июнь 2011 – март 2017
    • 5 лет и 10 месяцев

    Помощник руководящего отдела (из 2-х человек)

    Ассоциация участников рынка Артиндустрии, Москва

    Обязанности:

    1. В течение года составила базу из 8000 общеобразовательных школ и организаций дополнительного образования по 8 фед. округам РФ для проведения Форума педагогов Дополнительного образования. 2. Ежегодно контролировала застройку площадки Форума педагогов Дополнительного образования, состоящую из выставочной зоны (до 25 экспонентов), 2 лекционных зон, до 12 столов мастер-классов. За 6 лет работала на 3х площадках - КЦ ЗИЛ, здание Правительства Москвы, ЦВК ЭКСПОЦЕНТР в г. Москве. 3. В качестве администратора на инфостойке организатора Форума педагогов Дополнительного образования отработала 12 мероприятий. Руководила командой из 2х человек (включая себя) и занималась такими вопросами как: - регистрация участников (до 1000 чел.), - подготовка и выдача именных бейджей, - распределение потоков посетителей по площадке, - ориентирование участников на площадке Форума, - помощь участникам в заполнении заявок на следующие мероприятия, - сбор отзывов по итогам мероприятия. 4. Для совместного проекта с Минпромторгом руководила группой из 3х человек (включая себя) по созданию электронного Единого каталога детских товаров на платформе сделанодлядетства.рф: распределяла обязанности, ежедневно отслеживала выполнение нагрузки. 5. При создании электронного Единого каталога детских товаров за 3 месяца в команде выполнила поиск всех производителей товаров для детей в России (1070 компаний). Совершила «холодный» обзвон базы с внесением личных контактов руководителей, направляла пригласительные письма. 6. При создании электронного Единого каталога детских товаров разработала методологию Каталога по 12 категориям. Подготовила проекты писем на 3х стадиях работы с организациями-участниками: для знакомства, заполнения данных, вносимых в Каталог, подтверждение факта пополнения Каталога. 7. По итогу под моим руководством была сформирована база российских производителей товаров для детей из 1000 позиций. 8. За 3 дня вычитала методические рекомендации из 300 страниц для образовательной программы «Набор учителя: Достояние России. Народные художественные промыслы» с целью устранения фактических и грамматических ошибок. 9. С нуля за 2 месяца собрала базу потенциальных участников Форума «Багетный бизнес России» - как экспонентов (до 20 компаний), так и посетителей (до 700 человек).

Знания и навыки

Профессиональные навыки:

Исполнительность, Организация мероприятий, Организаторские навыки, Электронный документооборот, Работа на выставках, Административная поддержка руководителя, Документооборот, Грамотная речь, Организация встреч, Контроль исполнения решений, Быстрая обучаемость

Водительские права

  • B — легковые авто

Смотрите также резюме