• Ведение документооборота (электронное согласование контрагентов со службами, подписание тендерных протоколов, подписание договоров, получение и оплата счетов, контроль платежей через Предприятие1С, закрывающие документы, внесение в реестр, сканирование всех договоров) и предоставление в бухгалтерию отчета по закрывающим документам (акты, счета-фактуры, товарные накладные, УПД).
• Разработка, оптимизация и внедрение процедур по работе с текущей документацией.
• Процедура тендера. Обзвон участников, выигравших в тендере.
• Работа с деловой корреспонденцией: составление и согласование Приказов, служебных записок, авансовых отчетов и отчетов по командировкам, писем, запросов.
• Поддержка работоспособности отдела (учет рабочего времени на портале, штатное расписание сотрудников, дни рождения, отпуска, должностные инструкции, презентация отдела, шаблоны заявлений и бланков, заказ канцелярии 1 раз в месяц).
• Организация встреч, согласование со Службой безопасности и охраной, встреча гостей из рекламных агентств, чай/кофе.
• Работа с ПК, принтером и телефоном. Прием и распределение звонков.