Советы / Карьера
10 декабря 2020
57 388

Какую трудовую книжку выбрать: бумажную или электронную?

Вы уже решили судьбу своей трудовой книжки? До конца 2020 года каждый работник должен определить, оставить ее бумажной или перевести в электронный формат. Какие преимущества и недостатки есть у каждого из этих вариантов, объясняет юрист по трудовому праву SuperJob Александр Южалин.

Что меняется

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, который определяет процедуру постепенного перехода от бумажного формата трудовой книжки к электронному. В течение 2020 года работодатели должны были выполнить ряд обязанностей. Главная из них — оповестить работников об изменениях в законодательстве и необходимости принять решение: оставить трудовую книжку в привычном для всех виде или перевести ее в электронный формат.

В чем заключается суть изменений в законодательстве для работников?

Те, у кого уже есть трудовая книжка (или появится до конца 2020 года), должны решить ее судьбу. Есть два варианта:

Первый — перейти на электронную версию: в этом случае бумажная трудовая книжка передается работнику и в дальнейшем будет храниться у него, а работодатели будут вести все последующие записи в электронном виде.

Второй вариант — сохранить бумажный документ: в этом случае сведения о трудовом стаже будут внесены в нее работодателем и в цифровом виде (путем электронного взаимодействия с Пенсионным фондом), и на бумажном носителе (в обычном виде в трудовой книжке). При этом трудовая книжка по-прежнему будет храниться у работодателя, пока работник не уволится.

Принять решение и подать своему работодателю соответствующее заявление нужно до 31 декабря 2020 года. Впрочем, если работник, например, находился на длительном больничном или был временно отстранен от работы, то подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку он может и позднее. Как и в случае, если гражданин, работавший раньше по трудовому договору, по состоянию на 31 декабря 2020 года не работает.

У тех, у кого трудовой книжки пока нет и появится она только после 1 января 2021 года, выбора уже не будет: их трудовая изначально будет электронной, без бумажного носителя. Иными словами, работникам, которые впервые будут заключать трудовой договор после 31 декабря 2020 года, привычная трудовая книжка больше оформляться не будет.

Что изменится для работника, если он примет решение о переходе на цифровой аналог трудовой книжки? Многое станет проще, но отдельные моменты все же могут вызывать вопросы.

О плюсах электронной трудовой книжки

1. Допустим, вам нужна копия трудовой книжки — например, чтобы взять ипотечный кредит, оформить загранпаспорт или устроиться на подработку. Теперь вы можете оформить ее сами через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг — это возможно в любой день недели, круглосуточно. Впрочем, получить бумажный вариант тоже можно: для этого обратитесь к работодателю (по последнему месту работы), в территориальный орган Пенсионного фонда России или в МФЦ.

2. Второе несомненное преимущество — работник может оперативно увидеть, какие сведения вносит в его электронную трудовую книжку работодатель, и в случае ошибки потребовать ее исправления. По письменному заявлению работника работодатель обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в Пенсионный фонд России.

3. Есть преимущества для дистанционных работников. Ранее у них был выбор: либо вообще не вносить записи об удаленной работе в трудовую книжку, либо направлять ее по почте работодателю (если нет возможности передать лично). При использовании электронной трудовой книжки такого выбора уже не будет: работодатель обязан подать соответствующие сведения в Пенсионный фонд, а следовательно, период дистанционной работы войдет в общий трудовой стаж.

4. Наличие бумажной трудовой книжки всегда подразумевает под собой риск того, что с ней что-то может случиться: она может сгореть, порваться, утонуть или иным способом прийти в негодность, наконец, ее может потерять работодатель или сам работник. В таких случаях трудовую книжку нужно восстанавливать (оформлять дубликат), что представляет собой довольно трудоемкий процесс (особенно, если у человека большой стаж и было много мест работы). Переход трудовой книжки в электронный формат по сути исключает такие риски.

Минусы электронной трудовой книжки

1. Новая система действует только первый год, в тестовом режиме. Неизвестно, насколько качественно система будет работать в дальнейшем. Сейчас основной документ, подтверждающий стаж работника, — это трудовая книжка. Отказ от бумажной версии трудовой книжки означает, что с момента такого отказа стаж можно будет подтвердить, если работодатель правильно предоставит сведения о работе и они корректно будут размещены и сохранены в системе. Если что-то пойдет не так, могут возникнуть сложности в установлении стажа работы. Не исключено, что для подтверждения стажа нужно будет дополнительно предоставлять документы (трудовые договоры, приказы о приемах/увольнениях и прочее).

2. Еще один недостаток — потенциальные сложности с исправлением неправильных или неточных сведений, поданных прошлыми работодателями. Поправить недостоверные сведения могут лишь работодатели, которые сделали ошибочную запись. А если с момента ошибки прошли годы и предприятие давно обанкротилось? В случае ликвидации компаний механизм корректировки сведений пока не отработан.

3. Третий недостаток, как ни странно, заключается в оперативности системы. Сделать запись в бумажную трудовую книжку работодатель должен был в течение 5 рабочих дней после приема сотрудника на работу, а внести сведения в электронный документ необходимо в течение одного рабочего дня. Представьте ситуацию: вы вышли на новую работу и в первые же пару дней поняли, что ошиблись и не хотите здесь работать: начальник самодур, условия не те, что обещали и т.д. В новых обстоятельствах, даже если вы уволитесь на следующий день после трудоустройства, запись в вашей трудовой книжке уже будет сделана. Увы, подобная ситуация может негативно отразиться на последующем трудоустройстве.

Также можно отметить, пожалуй, не минус, но важный нюанс: введение электронных трудовых книжек делает невозможной ситуацию, когда у сотрудника несколько трудовых и на каждой из своих работ он числится основным сотрудником. На практике такое встречается довольно часто.

Опасение может вызывать и вопрос сохранности персональных данных. Но здесь у работника все равно нет выбора: независимо от того, какой формат трудовой книжки выберет работник, сведения в Пенсионный фонд работодатель все равно должен предоставлять.

Наконец, для одного из вариантов доступа к электронной трудовой книжке необходимо иметь доступ в интернет и аккаунт на сайте gosuslugi.ru. Вряд ли это актуально именно для вас, но можно предположить, что есть люди, у которых это вызовет затруднения: на сегодняшний день интернет доступен не на всей территории России, да пользоваться сайтом госуслуг научились пока не все.

Конечно, принимать решение нужно с учетом лично ваших обстоятельств. Впрочем, если сейчас вы решите оставить бумажную версию трудовой книжки, а через год или два передумаете, то ничего страшного: заявление о переходе на электронную трудовую можно будет подать и позднее.